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Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d)

Wir, die Deutsche Forschungsgemeinschaft e. V. (DFG), nehmen den Schutz personenbezogener Daten und deren vertrauliche Behandlung sehr ernst. Wir informieren Sie daher hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens bei uns und die Ihnen zustehenden Rechte. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“) und des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“).

I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist der Datenschutzbeauftragte?

1. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

2. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

II. Was ist Gegenstand des Datenschutzes?

Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Dies sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Name, postalische Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.

III. Welche meiner personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir nur die personenbezogenen Daten von Ihnen, die mit Ihrer Bewerbung im Zusammenhang stehen und die für die Feststellung Ihrer fachlichen und persönlichen Fähigkeiten in Bezug auf die zu besetzende Stelle erforderlich sind.

Dies können im Einzelnen sein:

  • Kontaktdaten, einschließlich Ihres Namens, Ihrer Anschrift und Telefonnummer
  • Ihre Staatsangehörigkeit, Ihr Geburtsort und -datum
  • Daten zu Ihrer Ausbildung und Qualifikation
  • Daten zu etwaigen Weiterbildungsmaßnahmen und Zusatzqualifikationen
  • Sonstige lebenslaufbezogene Daten, soweit sie uns von Ihnen zur Verfügung gestellt wurden
  • Geschlecht
  • Besondere Kategorien personenbezogener Daten, wie erforderlichenfalls Daten zu einer Schwerbehinderung, soweit uns diese von Ihnen mitgeteilt werden

Den Umfang der personenbezogenen Daten bestimmen Sie durch das Einreichen Ihrer Bewerbungsunterlagen im Wesentlichen selbst.

Wir ergänzen Ihre Bewerbungsunterlagen im Laufe des Bewerbungsverfahrens um folgende weitere Daten:

  • Notizen zum Verlauf des Bewerbungsverfahrens
  • Korrespondenz mit Ihnen (z.B. Eingangsbestätigung)

IV. Welche Zwecke werden mit der Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten verfolgt und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt diese?

Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens:

1. Datenverarbeitung zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung auf eine konkrete Stellenausschreibung oder als Initiativbewerbung erhalten, ausschließlich für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Artikel 88 Absatz 1 DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 1 Satz 1, Absatz 8 Satz 2 BDSG, wonach personenbezogene Daten von Bewerberinnen und Bewerbern für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden dürfen, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Daten zu Ihrer Person, die besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Artikels 9 Absatz 1 DSGVO darstellen können, verarbeiten wir ausschließlich auf Grundlage von § 26 Absatz 3 Satz 1 BDSG oder Artikel 9 Absatz 2 DSGVO, das heißt nur dann, wenn eine gesetzliche Legitimation für die beabsichtigte Verarbeitung besteht.

Dies trifft auf Daten zu einer möglichen Schwerbehinderung bei Ihnen zu. Soweit Sie uns diese Daten mitgeteilt haben, verarbeiten wir sie, um unserer gesetzlichen Verpflichtung aus § 164 SGB IX nachzukommen. Die Datenverarbeitung erfolgt demnach auf Grundlage von Artikel 88 Absatz 1 DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 3 Satz 1 BDSG i.V.m. § 164 SGB IX.

Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, löschen wir die Daten aus Ihrem Bewerbungsverfahren nicht, sondern nehmen diese zu Ihrer Personalakte. Wir verarbeiten diese sodann zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses gemäß Artikel 88 Absatz 1 DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 1 Satz 1 BDSG. Hierüber werden wir Sie sodann in gesonderter Form genauer informieren.

Sofern Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist, werden wir Ihre Bewerbungsunterlagen entweder aufgrund Ihrer Einwilligung nach Ziffer 2 weiterhin speichern oder spätestens nach Ablauf von sechs Monaten löschen, siehe hierzu die Ausführungen unter Ziffer 4.

2. Einwilligung

Unter Umständen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch auf Basis einer von Ihnen abgegebenen Einwilligungserklärung. Der mit der Verarbeitung verfolgte Zweck ergibt sich aus dem Inhalt der jeweiligen Einwilligungserklärung.

Dies kann in folgenden Fällen zutreffen:

  • Ihre Bewerbung kann für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, aktuell nicht berücksichtigt werden. Sie haben uns jedoch gestattet, Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus weiter zu verarbeiten, um Ihnen ggf. andere für Sie passende Positionen in der DFG anzubieten.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 2 BDSG.

Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Beachten Sie dabei aber bitte, dass dieser Widerruf nur Wirkung für die Zukunft entfaltet, also die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bereits auf Basis Ihrer Einwilligung erfolgten Verarbeitung der Daten durch den Widerruf nicht berührt wird.

Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, die in der Einwilligung genannte Speicherfrist verstrichen ist oder Sie die Einwilligung widerrufen haben und keine anderweitige Rechtsgrundlage vorliegt. Falls Letzteres zutrifft, löschen wir die Daten nach Wegfall der anderen Rechtsgrundlage.

3. Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Umständen auch, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, die sich z.B. aus dem Handels-, Steuer-, Finanz- oder Strafrecht ergeben. Die Zwecke der Verarbeitung ergeben sich dabei aus der jeweiligen gesetzlichen Verpflichtung. Die Verarbeitung erfolgt in der Regel zur Einhaltung staatlicher Kontroll- und Auskunftspflichten.

Die Datenverarbeitung erfolgt insoweit auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO.

Wir löschen die Daten nach Wegfall der rechtlichen Verpflichtung und soweit keine anderen Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, eingreifen.

4. Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ebenfalls zur Wahrung unserer berechtigten Interessen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur dann, wenn wir nach Abwägung unserer Interessen an der Durchführung der Verarbeitung mit Ihren möglicherweise entgegenstehenden Interessen, Grundrechten und -freiheiten davon ausgehen, dass unsere Interessen überwiegen.

Dies kann in folgenden Fällen zutreffen:

  • Verteidigung gegen geltend gemachte Rechtsansprüche aus dem Bewerbungsverfahren. Unser berechtigtes Interesse liegt dann z.B. in der Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz.

Unsere berechtigten Interessen liegen hierbei in der Verfolgung der vorgenannten Zwecke.

Die Datenverarbeitung erfolgt dabei auf der Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO.

Sofern es nicht zu einem Beschäftigungsverhältnis mit uns kommt und Sie nicht in eine weitergehende Speicherung Ihrer Bewerbungsunterlagen nach Ziffer 2 eingewilligt haben, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens für weitere sechs Monate.

V. Muss ich meine personenbezogenen Daten bereitstellen?

Sie sind nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und für die Entscheidung über den Abschluss eines Arbeitsvertrages erforderlich. Wenn Sie uns bei Ihrer Bewerbung nicht alle für das Bewerbungsverfahren benötigten personenbezogenen Daten bereitstellen, werden wir Sie beim Bewerbungsverfahren nicht berücksichtigen können.

VI. Wer hat Zugriff auf meine personenbezogenen Daten und welche Empfängerinnen oder Empfänger erhalten diese?

Innerhalb der DFG haben auf Ihre personenbezogenen Daten nur solche Abteilungen und die dort tätigen Mitarbeitenden Zugriff, die einen solchen Zugriff zur Erfüllung ihrer Funktionen oder Aufgaben zwingend benötigen. Es handelt sich dabei um die Beschäftigten des Teams Personalmanagement, den jeweiligen Fachbereich und die Interessensvertretungen bzw. beauftragte Personen (Gleichstellungsbeauftragte und Schwerbehindertenvertretung).

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an externe Empfänger nur dann weiter, wenn dafür eine gesetzliche Rechtfertigung besteht oder Sie darin eingewilligt haben. Externe Empfänger können sein:

  • Auftragsverarbeiter: Dienstleister, die wir für die Erbringung von Services im Personalbereich einsetzen oder die mit der Wartung unserer IT-Systeme betraut sind. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre personenbezogenen Daten in guten Händen sind. Die Dienstleister dürfen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verarbeiten.
    Das Bewerbungsportal wird von der concludis GmbH, Frankfurter Str. 561, 51145 Köln auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen betrieben und in den Rechenzentren Nürnberg und Falkenstein gehostet. Concludis übernimmt neben dem Hosting auch Service und Wartung der Bewerbungsmanagementsoftware. Im Zuge des Service erfolgt auch eine telefonische Beratung in der Handhabung der Software.
  • Öffentliche Stellen: Behörden und staatliche Institutionen, wie z.B. Staatsanwaltschaften, Gerichte oder Finanzbehörden, an die wir personenbezogene Daten gegebenenfalls im Einzelfall übermitteln müssen.

VII. Ist eine Übermittlung meiner personenbezogenen Daten in Drittländer beabsichtigt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer findet im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nicht statt.

VIII. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten entnehmen Sie bitte dem jeweiligen Kapitel zur Datenverarbeitung unter Ziffer IV.

IX. Welche Betroffenenrechte stehen mir zu?

Ihnen stehen folgende Rechte bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu:

1. Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten oder nicht. Sollte dies der Fall sein, haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen bezüglich der Verarbeitung.

2. Berichtigungsrecht

Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen und unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen zu lassen.

3. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht besteht z.B., wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

4. Einschränkung der Verarbeitung

Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. In diesem Falle speichern wir nur diejenigen personenbezogenen Daten, für die Sie eine Einwilligung erteilt haben oder für die die DSGVO eine Verarbeitung erlaubt. Beispielsweise können Sie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung haben, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestritten haben.

5. Datenübertragbarkeit

Sofern Sie uns personenbezogene Daten auf Basis eines Vertrags oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen übermitteln.

6. Widerruf der Einwilligung

Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

7. Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage „berechtigten Interesses“

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO (Datenverarbeitung aufgrund einer Interessensabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zu, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder den Ort eines mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist, oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem Sie wohnen, arbeiten oder ein mutmaßlicher Verstoß stattgefunden haben soll, der Gegenstand der Beschwerde ist.

X. An wen kann ich mich bei Fragen oder zur Geltendmachung meiner Betroffenenrechte wenden?

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Geltendmachung Ihrer in Ziffer IX. Nr. 1–7 genannten Betroffenenrechte können Sie sich unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Bitte nutzen Sie unsere Kontaktdaten unter Ziffer I. Nr. 1. Für den Widerruf einer Einwilligung können Sie darüber hinaus stets auch denjenigen Kontaktweg wählen, den Sie bei der Abgabe der Einwilligungserklärung verwendet haben.