Datenschutzhinweise für Beteiligte der DFG-Fachkollegienwahlen
Die Deutsche Forschungsgemeinschaft e. V. (DFG) nimmt den Schutz personenbezogener Daten und deren vertrauliche Behandlung sehr ernst. Wir informieren Sie daher hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der DFG-Fachkollegienwahlen und über die Ihnen zustehenden Rechte. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“) und des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“).
I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist der Datenschutzbeauftragte?
1. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
Deutsche Forschungsgemeinschaft e. V. (DFG)
Kennedyallee 40
53175 Bonn
Deutschland
Tel. +49 228 885-1
(externer Link)
(interner Link)
2. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:
RA Dr. Philip Lüghausen
BHO Consulting GmbH
Vorgebirgstraße 132
50969 Köln
Deutschland
Tel. +49 (0) 221 204 63 884
(externer Link)
(externer Link)
Hinweis zur eigenverantwortlichen Datenverarbeitung durch die Wahlstellen
Bitte beachten Sie, dass sich die nachfolgenden Datenschutzinformationen ausschließlich auf die Datenverarbeitung im Verantwortungsbereich der DFG beziehen. Für die ordnungsgemäße Durchführung der Fachkollegienwahlen im Rahmen der Wahlordnung richten grundsätzlich die Mitglieder der DFG sowie bei Zustimmung der DFG auf Antrag weitere wissenschaftliche Einrichtungen Wahlstellen ein. Ausgenommen hiervon sind die wissenschaftlichen Mitgliedsverbände (Gesellschaft Deutscher Naturforscher und Ärzte, Deutscher Verband Technisch Wissenschaftlicher Vereine, Arbeitsgemeinschaft industrieller Forschungsvereinigung Otto von Guericke).
Die Wahlstellen verarbeiten personenbezogene Daten von Beteiligten in eigener Verantwortung (§ 8 Absatz 1 der (interner Link) (WahlO)). Dies betrifft insbesondere folgende Verarbeitungstätigkeiten:
- Ermittlung der Anzahl der wahlberechtigten Wissenschaftler*innen
- Erstellung einer Liste mit Namen und Status der an der jeweiligen Einrichtung wahlberechtigten Personen
- Weitergabe der Wahlunterlagen an die wahlberechtigten Wissenschaftler*innen
- Erstellung eines Wahlprotokolls
Bei Fragen zur Datenverarbeitung durch die Wahlstellen wenden Sie sich bitte an diese. Die Kontaktdaten der für Sie zur vergangenen Wahl (2023) zuständigen Wahlstelle finden Sie in der (Download). Sobald die Wahlstellen für die Wahl 2027 eingerichtet sind, wird die Liste aktualisiert (voraussichtlich Herbst 2026).
Sofern für Sie als Einzelwählende die Wahlstelle der DFG-Geschäftsstelle zuständig ist, wenden Sie sich bei Fragen zum Datenschutz bitte an die unter Abschnitt I. genannte Stelle.
II. Was ist Gegenstand des Datenschutzes?
Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Dies sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen. Hierunter fallen zum Beispiel Angaben wie Name, postalische Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
III. Welche meiner personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung der DFG-Fachkollegienwahlen verarbeiten wir nur die personenbezogenen Daten von Ihnen, die mit dem Wahlprozess im Zusammenhang stehen und zur ordnungsgemäßen Durchführung der Wahl erforderlich sind.
Informationen zum Datenschutz bei Nutzung des Online-Wahlsystems
Für die Durchführung der DFG-Fachkollegienwahl nutzen wir ein Online-Wahlsystem eines externen Dienstleisters in Form einer Auftragsverarbeitung. Die hierfür geltenden Datenschutzhinweise sind nach dessen Freischaltung leicht zugänglich im Online-Wahlsystem hinterlegt und können dort abgerufen werden.
Im Übrigen erfolgt eine Verarbeitung Ihrer Daten in dem nachfolgend dargelegten Umfang
Zur besseren Übersicht erfolgt die Darstellung bezogen auf Ihre jeweilige Stellung als Beteiligte*r an der Fachkollegienwahl.
1. Wähler*innen einschließlich sog. Einzelwählende, denen das Wahlrecht ad personam verliehen wurde
Datenkategorien
- Wahlnummer
- Name und geschäftliche Kontaktdaten (Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
- Daten zum akademischen Grad
- Daten zur wissenschaftlichen Einrichtung, an der Sie wissenschaftlich forschend tätig sind
- Einzelwählende: Daten zu den persönlichen Voraussetzungen für die aktive Wahlberechtigung nach § 2 Nr. 2 Wahlordnung für die Wahl der Mitglieder der Fachkollegien der DFG
Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
Sofern Sie als Wähler*in an den DFG-Fachkollegienwahlen teilnehmen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zu den nachfolgend dargelegten Zwecken:
- Teilnahme an der Wahl über das Online-Wahlsystem
- Kontrolle der Wahlen/Wahlprüfungen
- Erstellung des Wahlprotokolls
Daten von Einzelwählenden verarbeiten wir zudem zu folgenden Zwecken:
- Prüfung und Verleihung des aktiven Wahlrechts ad personam
- Übersendung von Wahlunterlagen
- Erstellung des Wählerverzeichnisses der Einzelwählenden
Die Datenverarbeitung zum Zweck der (anlassbezogenen) Beratung und Kommunikation, der Prüfung und Verleihung des aktiven Wahlrechts ad personam, der Übersendung von Wahlunterlagen sowie der Erstellung des Wählerverzeichnisses der Einzelwählenden erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO (berechtigte Interessen). Unsere berechtigten Interessen liegen hierbei in der Verfolgung der vorgenannten Zwecke und ergeben sich außerdem aus den Anforderungen zur ordnungsgemäßen und reibungslosen Durchführung der Fachkollegienwahlen gemäß der DFG-Satzung und der Wahlordnung für die Wahl der Mitglieder der Fachkollegien der DFG.
Die Datenverarbeitung zum Zweck der Teilnahme an der Wahl über das Online-Wahlsystem, der Kontrolle der Wahlen/Wahlprüfungen und Erstellung des Wahlprotokolls erfolgt auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO (Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) i. V. m. §§ 4 Absatz 1 Buchstabe h), 15 der DFG-Satzung und der Wahlordnung für die Wahl der Mitglieder der Fachkollegien der DFG in der aktuell gültigen Fassung. Sie dient der ordnungsgemäßen Durchführung der Fachkollegienwahl. Sofern Sie von Ihrem Wahlrecht Gebrauch machen, ist die Verarbeitung Ihrer Daten für die ordnungsgemäße und reibungslose Durchführung der Fachkollegienwahl gemäß der DFG-Satzung und der Wahlordnung erforderlich.
Speicherdauer
Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitige Rechtsgrundlage greift.
2. Für eine Kandidatur vorgeschlagene Personen und Kandidierende
Datenkategorien
- Name und geschäftliche Kontaktdaten (Anschrift, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Passwort in verschlüsselter Form)
- Geburtsdatum
- Geschlecht
- Daten zum akademischen Grad
- Daten zur wissenschaftlichen Einrichtung, an der Sie forschend tätig sind
- Daten zur Voraussetzung der passiven Wahlberechtigung nach § 4 Wahlordnung für die Wahl der Mitglieder der Fachkollegien der DFG
- Daten zu Gremienmitgliedschaften und Ämtern in der DFG
- Daten dazu, für welches Fach Sie kandidieren möchten.
- Daten dazu, von welchen Institutionen Sie in welchen Fächern vorgeschlagen wurden.
Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
Sobald Sie für eine Kandidatur vorgeschlagen werden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zu den nachfolgend dargelegten Zwecken:
- Organisation und Durchführung der Fachkollegienwahl
- Prüfung der formalen Voraussetzungen für eine Kandidatur, Prüfung über die Aufnahme in die Kandidierendenliste im Rahmen des dafür in der Wahlordnung vorgesehenen Verfahrens
- Statistische Zwecke
- (im Falle der Kandidatur und ggf. Wahl) Veröffentlichung der Daten der Kandidierenden in der Kandidierendenliste und der Wahlergebnisliste auf der Webseite der DFG
- Mitteilung des Wahlergebnisses
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der für eine Kandidatur vorgeschlagenen Person erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO (berechtigte Interessen). Unsere berechtigten Interessen liegen hierbei in der Verfolgung der vorgenannten Zwecke und ergeben sich außerdem aus den Anforderungen zur ordnungsgemäßen und reibungslosen Durchführung der Fachkollegienwahlen gemäß der DFG-Satzung und der Wahlordnung für die Wahl der Mitglieder der Fachkollegien der DFG.
Sobald Vorschlagsberechtigte Sie über das Nominierungsportal „eNominierung“ für eine Kandidatur vorschlagen möchten, erhalten Sie die Aufforderung, sich auf der eNominierungs-Plattform zu registrieren und die für die Durchführung des Nominierungsverfahrens erforderlichen Angaben zu machen. Die Verarbeitung Ihrer Daten dient dabei insbesondere der Prüfung und Durchführung des Nominierungs- und Auswahlverfahrens für eine Kandidatur.
Die Entscheidung, ob eine vorgeschlagene Person tatsächlich kandidiert, richtet sich nach dem in § 7 der Wahlordnung für die Wahl der Mitglieder der Fachkollegien der DFG vorgesehenen Verfahren.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der für eine Kandidatur vorgeschlagenen Personen nach deren Registrierung auf der eNominierungs-Plattform erfolgt sodann auf Grundlage Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO (Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist erforderlich, um im Weiteren die Teilnahme am Nominierungs- und Auswahlverfahren zu ermöglichen und durchzuführen.
Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke der Vorbereitung und Durchführung der DFG-Fachkollegienwahl nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitigen Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, eingreifen.
3. Wahlstellenverantwortlich
Datenkategorien
- Name und geschäftliche Kontaktdaten (Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
- Funktion
- Daten zur wissenschaftlichen Einrichtung und Organisationseinheit, an der Sie tätig sind
Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage
Sofern Sie als Wahlstellenverantwortliche*r an der Wahl mitwirken, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Vorbereitung und Durchführung der DFG-Fachkollegienwahl. Die Zwecke umfassen insbesondere:
- Kommunikation mit Ihnen
- Veröffentlichung der Daten auf der Webseite der DFG zur Kontaktaufnahme durch Dritte, insbesondere mögliche Wahlberechtigte und andere Wahlstellenverantwortliche
Die Datenverarbeitung zum Zweck der Kommunikation erfolgt auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO (Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) i. V. m. §§ 4 Absatz 1 Buchstabe h), 15 der DFG-Satzung und der Wahlordnung für die Wahl der Mitglieder der Fachkollegien der DFG in der aktuell gültigen Fassung (für DFG- Mitglieder) ggf. i. V. m. der Vereinbarung über die Einrichtung einer Wahlstelle (für Nichtmitgliedseinrichtungen der DFG) zur Vorbereitung und Durchführung der Wahl gemäß der DFG-Satzung und der geltenden Wahlordnung. Der erforderlichen Verarbeitung Ihrer Daten zu den dargelegten Zwecken liegen die zwischen der DFG und Ihrem Dienstherrn / Arbeitgeber bestehenden satzungsgemäßen / vertraglichen Rechte und Pflichten zugrunde. Zu deren Erfüllung hat Ihr Dienstherr / Arbeitgeber Sie im Rahmen Ihres bestehenden Vertrags- / Beschäftigungsverhältnisses mit der Wahrnehmung der sich aus der Satzung und der Wahlordnung ergebenden Aufgaben betraut.
Die Datenverarbeitung zum Zweck der Veröffentlichung auf der Webseite der DFG erfolgt auf Grundlage des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO (Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Sie ist erforderlich, um die sich aus Ihrem Vertragsverhältnis mit der Wahlstelle ergebenden Aufgaben im Rahmen der Fachkollegienwahl ordnungsgemäß zu erfüllen.
Die Veröffentlichung Ihrer Daten auf der DFG-Webseite dient insbesondere dazu, den Wahlberechtigten einen einfachen Zugang zu Informationen über die zuständigen Ansprechpersonen ihrer Wahlstelle zu ermöglichen sowie die Vernetzung der Wahlstellenverantwortlichen untereinander zu unterstützen. Dies ist für die ordnungsgemäße und reibungslose Durchführung der Fachkollegienwahl gemäß der DFG-Satzung und der Wahlordnung erforderlich.
Die Veröffentlichung auf der DFG-Website erfolgt bis zur Einrichtung der Wahlstellen der Folgewahl.
Speicherdauer
Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke der Vorbereitung und Durchführung der DFG-Fachkollegienwahl nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitigen Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, eingreifen.
4. Personen, die Kandidierendenvorschläge einreichen (via „eNominierung“-Plattform)
Datenkategorien
- Name und geschäftliche Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Passwort in verschlüsselter Form)
- Daten zur wissenschaftlichen Einrichtung, für die Sie Kandidierendenvorschläge machen
- Status der individuellen Berechtigung, Kandidierendenvorschläge für eine Institution machen zu dürfen
- Zuordnung der gemachten Vorschläge zur jeweiligen Institution und der jeweils für diese Institution agierenden Person
Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage
Kandidierendenvorschläge dürfen – ohne gesondertes Antragsverfahren - die Mitglieder der DFG sowie der Stifterverband machen. Vorschläge dürfen zudem zahlreiche wissenschaftliche Fachgesellschaften und Fakultätentage machen, die dieses Recht bei der DFG beantragt haben und denen es vom Senat der DFG daraufhin fachgebunden verliehen wurde. Kandidierendenvorschläge für die Fachkollegienwahl 2027 können nur über die eNominierungs-Plattform der DFG eingereicht werden. Wir ver-arbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Vorbereitung und Durchführung der DFG-Fachkollegienwahl. Die Zwecke umfassen insbesondere:
- Prüfung Ihrer Zugangsberechtigung zur eNominierung
- Wahrnehmung Ihrer Vorschlagsrechte in Bezug auf (mögliche) Kandidierende nebst der hierfür erforderlichen Kommunikation
Für Personen, die im Namen von vorschlagsberechtigten Einrichtungen Kandidie-rendenvorschläge einreichen, erfolgt die Datenverarbeitung auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO (Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) i. V. m. §§ 4 Absatz 1 Buchstabe h), 15 der DFG-Satzung und der Wahlordnung für die Wahl der Mitglieder der Fachkollegien der DFG in der aktuell gültigen Fassung zur Vorbereitung und Durchführung der Wahl gemäß der DFG-Satzung und der geltenden Wahlordnung. Der erforderlichen Verarbei-tung Ihrer Daten zu den dargelegten Zwecken liegen die zwischen der DFG und Ihrem Dienstherrn / Arbeitgeber bestehenden satzungsgemäßen / vertraglichen Rechten und Pflichten zugrunde. Zu deren Erfüllung hat Ihr Dienstherr / Arbeitgeber Sie im Rahmen Ih-res bestehenden Beschäftigungsverhältnisses mit der Wahrnehmung der sich aus der Satzung und der Wahlordnung ergebenden Aufgaben betraut.
Speicherdauer
Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforder-lich sind und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift.
5. Leitungen und Personal juristischer Personen sowie Mitglieder von Personenzusammenschlüssen ohne eigene Rechtspersönlichkeit
Datenkategorien
- Name und geschäftliche Kontaktdaten (Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
- Daten zur juristischen Person, an der Sie tätig sind bzw. zu dem Personenzusammenschluss, dem Sie angehören
- Funktion
Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage
Sofern Sie in die in der Überschrift genannten Personengruppen fallen, von uns im Rahmen der Wahl kontaktiert werden oder aber Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erreichung folgender Zwecke:
- Kommunikation / Abstimmung zur Einrichtung einer Wahlstelle und Benennung einer wahlstellenverantwortlichen Person
- Wahrnehmung Ihrer Vorschlagsrechte in Bezug auf (mögliche) Kandidierende und der hierfür erforderlichen Kommunikation
- Beteiligung am Prozess zur Überprüfung der Fächerstruktur
- Sonstige Korrespondenz im Kontext der Wahl
Die Datenverarbeitung erfolgt grundsätzlich auf der Basis von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO (Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) i. V. m. §§ 4 Absatz 1 Buchstabe h), 15 der DFG-Satzung und der Wahlordnung für die Wahl der Mitglieder der Fachkollegien der DFG in der aktuell gültigen Fassung (für DFG- Mitgliedseinrichtungen) ggf. i. V. m. der Vereinbarung über die Einrichtung einer Wahlstelle (für Nichtmitgliedseinrichtungen der DFG) zur Vorbereitung und Durchführung der Wahl gemäß der DFG-Satzung und der geltenden Wahlordnung. Der erforderlichen Verarbeitung Ihrer Daten zu den dargelegten Zwecken liegen die zwischen der DFG und Ihrem Dienstherrn / Arbeitgeber bestehenden satzungsgemäßen / vertraglichen Rechten und Pflichten zugrunde. Zu deren Erfüllung hat Ihr Dienstherr / Arbeitgeber Sie im Rahmen Ihres bestehenden Beschäftigungsverhältnisses mit der Wahrnehmung der sich aus der Satzung und der Wahlordnung ergebenden Aufgaben betraut.
Soweit die Datenverarbeitung ausnahmsweise nicht auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO (Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) gestützt werden kann, erfolgt sie auf der Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO (berechtigte Interessen).Unsere berechtigten Interessen liegen hierbei in der Verfolgung der vorgenannten Zwecke und ergeben sich außerdem aus den Anforderungen zur ordnungsgemäßen und reibungslosen Durchführung der Fachkollegienwahlen gemäß der DFG-Satzung und der Wahlordnung für die Wahl der Mitglieder der Fachkollegien der DFG.
Speicherdauer
Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift.
6. Weitere Verarbeitungssituationen
Über den vorstehenden Verarbeitungsumfang hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezoge-nen Daten im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung der DFG-Fachkollegienwahlen wie folgt:
a) Allgemeine Anfragen zur DFG-Fachkollegienwahl
Sofern Sie sich mit Anfragen zur DFG-Fachkollegienwahl an uns wenden, verarbeiten wir Ihre übermittelten Daten (z. B. Name und geschäftliche Kontaktdaten sowie den Inhalt Ihrer Anfrage für die Kommunikation mit Ihnen). Die Datenverarbeitung erfolgt auf der Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO (berechtigte Interessen). Unsere berechtigten Interessen liegen hierbei in der Verfolgung der vorgenannten Zwecke und ergeben sich außerdem aus den Anforderungen zur ordnungsgemäßen und reibungslosen Durchführung der Fachkollegienwahlen gemäß der DFG-Satzung und der Wahlordnung für die Wahl der Mitglieder der Fachkollegien der DFG.
Speicherdauer
Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift.
b) Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Umständen auch, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, die sich beispielsweise aus dem Handels-, Steuer-, Finanz- oder Strafrecht ergeben. Die Zwecke der Verarbeitung ergeben sich dabei aus der jeweiligen gesetzlichen Verpflichtung. Die Verarbeitung erfolgt in der Regel zur Einhaltung staatlicher Kontroll- und Auskunftspflichten.
Die Datenverarbeitung erfolgt insoweit auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGV.
Speicherdauer
Wir löschen die Daten nach Wegfall der rechtlichen Verpflichtung, sofern keine anderen Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, eingreifen
c) Statistische Dokumentationen
Die DFG nimmt statistische Auswertungen der Fachkollegienwahlen vor, um insbesondere die Entwicklungen hinsichtlich Wahlberechtigung und Wahlbeteiligung, Fächerstruktur, Vorschlagsrecht, für eine Kandidatur vorgeschlagene Personen, Kandidierende, Gewählte, Beteiligung von HAWs (Hochschulen für Angewandte Wissenschaften) inklusive deren Wissenschaftler*innen (z. B. nach Erfolgsquoten, Geschlecht, Altersdurchschnitt etc.) zu evaluieren. Die statistischen Auswertungen dienen ausschließlich der internen Verwendung durch die DFG und können in geringem Umfang auch personenbezogene Daten von Vorgeschlagenen, Kandidierenden und Gewählten enthalten (z. B. Name und wissenschaftlicher Fachbereich). Im Übrigen sind die Statistiken anonymisiert. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO (berechtigte Interessen). Unsere berechtigten Interessen ergeben sich aus dem genannten Verarbeitungszweck. Die Datenverarbeitung ist erforderlich, um die Entwicklungen in der personellen Besetzung von DFG-Fachkollegien zu erfassen und zu evaluieren sowie bei Bedarf die notwendigen Anpassungen vorzunehmen.
Speicherdauer
Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift.
IV. Werden meine personenbezogenen Daten auch bei Dritten erhoben?
Wir verarbeiten überwiegend die personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung der DFG-Fachkollegienwahl direkt von Ihnen erhalten. In einigen Konstellationen beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten auch von Dritten, so zum Beispiel:
- Von der Wahlstelle / wissenschaftlichen Einrichtung, an der Sie wissenschaftlich forschend tätig sind
- Von Institutionen, die Sie für eine Kandidatur oder zur Verleihung des aktiven Wahlrechts ad personam (als Einzelwählende) vorgeschlagen haben oder vorschlagen möchten
- Aus öffentlich zugänglichen Quellen
Erforderlichenfalls werden wir Sie hierüber in gesonderter Form genauer informieren.
V. Erfolgt eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling?
Wir verwenden weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO.
VI. Muss ich meine personenbezogenen Daten bereitstellen?
Sie sind grundsätzlich nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Dies betrifft insbesondere Kandidierende und für eine Kandidatur Vorgeschlagene, da sie selbst bestimmen, ob Sie Ihr Einverständnis erklären, zu kandidieren bzw. für eine Kandidatur vorgeschlagen zu werden. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten ggf. für die Vorbereitung und Durchführung der DFG-Fachkollegienwahlen aufgrund vertraglicher und / oder satzungsrechtlicher Vorgaben durch die wissenschaftlichen Einrichtungen / Fachgesellschaften, an denen Sie tätig bzw. mit deren Leitung Sie beauftragt sind, erforderlich (z. B. für die Erstellung eines Wählerverzeichnisses, Bestimmung der Wahlstellenverantwortlichen etc.).
VII. Wer hat Zugriff auf meine personenbezogenen Daten?
Innerhalb der DFG-Geschäftsstelle haben auf Ihre personenbezogenen Daten jeweils nur solche Beschäftigten und Gremienmitglieder Zugriff, die einen solchen Zugriff zur Erfüllung ihrer Funktionen oder Aufgaben zwingend benötigen. Es handelt sich dabei insbesondere um das Team Fachkollegienwahl sowie alle Organisationseinheiten in der DFG, die in die Vorbereitung von Fachkollegienwahlen und Bereitstellungen von Dokumenten an die dafür zuständigen DFG-Gremien involviert sind.
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an externe Empfänger*innen nur dann weiter, wenn dafür eine gesetzliche Rechtfertigung besteht oder Sie darin eingewilligt haben. Externe Empfänger*innen können sein:
- Auftragsverarbeitende: Dienstleister, die wir mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der DFG-Fachkollegienwahl beauftragen bzw. die wir für die Erbringung von Services im Personalbereich einsetzen oder die mit der Wartung unserer IT-Systeme betraut sind. Diese Auftragsverarbeitenden werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre personenbezogenen Daten in guten Händen sind. Die Dienstleister dürfen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verarbeiten.
- Öffentliche Stellen: Behörden und staatliche Institutionen, wie beispielsweise Staatsanwaltschaften, Gerichte oder Finanzbehörden, an die wir personenbezogene Daten gegebenenfalls im Einzelfall übermitteln müssen.
- Veröffentlichung der geschäftlichen Kontaktdaten von Wahlstellenverantwortlichen auf der Webseite der DFG: Durch die Veröffentlichung auf der Webseite der DFG sind Ihre Daten ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung weltweit abrufbar und eine Weiterverwendung durch Dritte kann somit nicht ausgeschlossen werden.
VIII. Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer findet im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung der DFG-Fachkollegienwahl nicht statt.
IX. Speicherung personenbezogenen Daten
Die Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten entnehmen Sie bitte dem jeweiligen Kapitel zur Datenverarbeitung unter Ziffer IV.
X. Welche Betroffenenrechte stehen mir zu?
Ihnen stehen folgende Rechte bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu:
1. Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten oder nicht. Sollte dies der Fall sein, haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen bezüglich der Verarbeitung.
2. Berichtigungsrecht
Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen und unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen zu lassen.
3. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht besteht beispielsweise, wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.
4. Einschränkung der Verarbeitung
Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. In diesem Falle speichern wir nur diejenigen personenbezogenen Daten, für die Sie eine Einwilligung erteilt haben oder für die die DSGVO eine Verarbeitung erlaubt. Beispielsweise können Sie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung haben, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestritten haben.
5. Datenübertragbarkeit
Sofern Sie uns personenbezogene Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen übermitteln.
6. Widerruf der Einwilligung
Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.
7. Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage „berechtigten Interesses“
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO (Datenverarbeitung aufgrund einer Interessensabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Recht und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zu, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder den Ort eines mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist, oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem Sie wohnen, arbeiten oder ein mutmaßlicher Verstoß stattgefunden haben soll, der Gegenstand der Beschwerde ist.
XI. An wen kann ich mich bei Fragen oder zur Geltendmachung meiner Betroffenenrechte wenden?
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Geltendmachung Ihrer in Ziffer XI. Nr. 1–7 genannten Betroffenenrechte können Sie sich unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Bitte nutzen Sie unsere Kontaktdaten unter Ziffer I. Nr. 1. Für den Widerruf einer Einwilligung können Sie darüber hinaus stets auch denjenigen Kontaktweg wählen, den Sie bei der Abgabe der Einwilligungserklärung verwendet haben.