Datenschutzhinweise zu Onlinemeetings, Videokonferenzen und Webinaren via „WebEx“, „Microsoft Teams“ und „DFN-Conf“ bei der DFG
Die Deutsche Forschungsgemeinschaft e. V. (DFG) nimmt den Schutz personenbezogener Daten und deren vertrauliche Behandlung sehr ernst. Wir informieren Sie daher hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Durchführung von Onlinemeetings, Videokonferenzen und / oder Webinaren (nachfolgend: „Onlinemeetings“) der DFG und über die Ihnen zustehenden Rechte. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“) und des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“).
I. Was ist Gegenstand des Datenschutzes?
Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Dies sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen. Hierunter fallen z. B. Angaben wie Name, postalische Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
II. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist der Datenschutzbeauftragte?
1. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Onlinemeetings steht, ist:
Deutsche Forschungsgemeinschaft e. V. (DFG)
Kennedyallee 40
53175 Bonn
Deutschland
Tel. +49 228 885-1
(externer Link)
(interner Link)
a) Videokonferenzsysteme der DFG
aa) Hinweis zu „WebEx“:
„WebEx“ ist ein Service der Cisco Systems, Inc. (nachfolgend „Cisco“), mit Sitz in den USA, den die DFG über T-Systems International GmbH / Telekom Deutschland GmbH (nachfolgend „Telekom“) im Rahmen der Auftragsverarbeitung bezieht. Das heißt: Cisco und Telekom verarbeiten Ihre Daten nur zu den von der DFG vorgegebenen Zwecken.
Ein Aufruf der Internetseite von Cisco ist nur erforderlich, um die Software für die Nutzung von WebEx herunterzuladen. Eine gesonderte Anmeldung bei Cisco ist nicht erforderlich.
Die Einladung zu einem Onlinemeeting erfolgt über die Mitteilung eines Meeting-Links. Die Teilnahme ist durch Anklicken dieses Links über den Browser möglich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von WebEx nur erforderlich, um die Software für die Nutzung von WebEx herunterzuladen.
Optional kann WebEx über die App des Dienstes genutzt werden, indem Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der WebEx-App eingeben. Wenn Sie die WebEx-App nicht nutzen möchten oder können, sind die Basisfunktionen über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von Cisco finden. Zudem können Sie WebEx auch über Ihr Festnetztelefon oder Ihr Smartphone nutzen.
bb) Hinweis zu „Microsoft Teams“:
„Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation mit Sitz in den USA. Die Nutzung erfolgt im Rahmen der Auftragsverarbeitung. Das bedeutet, dass Ihre Daten ausschließlich zu den von der DFG vorgegebenen Zwecken verarbeitet werden.
Die Einladung zu einem Onlinemeeting via Microsoft Teams erfolgt durch die Zusendung eines Meeting-Links. Die Teilnahme ist durch Anklicken dieses Links über den Browser möglich. Ein Aufruf der Internetseite von Microsoft Teams ist lediglich dann erforderlich, wenn Sie die Desktop-Anwendung dieses Dienstes herunterladen möchten. Eine gesonderte Registrierung bei Microsoft ist für die Teilnahme an einem Meeting nicht erforderlich.
Sie können Microsoft Teams direkt über Ihren Browser nutzen. Alternativ besteht die Möglichkeit, die Microsoft-Teams-App (Desktop oder mobil) zu verwenden, indem Sie den Meeting-Link anklicken oder die entsprechende Meeting-ID sowie ggf. weitere Zugangsdaten eingeben.
Wenn Sie die App nicht nutzen möchten oder können, stehen die grundlegenden Funktionen auch über die Browser-Version zur Verfügung. Zudem ist eine Teilnahme an Microsoft-Teams-Meetings in der Regel auch telefonisch möglich.
b) Videokonferenzsysteme Dritter
Hinweis zu „DFN-Conf“:
Die Einladung zu einem Onlinemeeting über „DFN-Conf“ erfolgt über die Mitteilung eines Meeting-Links. Die Teilnahme ist durch Anklicken dieses Links über den Browser möglich. Eine gesonderte Anmeldung oder Registrierung bei DFN-Conf ist nicht erforderlich. Sie können DFN-Conf auch auf anderem Wege nutzen (z. B. über das Festnetztelefon, Ihr Smartphone oder über Microsoft Teams), wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Onlinemeeting eingeben.
Für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der technischen Durchführung des Meetings ist der Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V., Alexanderplatz 1, 10178 Berlin, verantwortlich. Weitergehende Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den DFN e. V. finden Sie (externer Link).
Eine Verarbeitung Ihrer Daten durch die DFG erfolgt nur im Rahmen der Interaktion während des Onlinemeetings.
2. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:
RA Dr. Philip Lüghausen
BHO Consulting GmbH
Vorgebirgstraße 132
50969 Köln
Deutschland
Tel. +49 (0) 221 204 63 884
(externer Link)
(externer Link)
III. Welche meiner personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Durch die Nutzung von WebEx, DFN-Conf und Microsoft Teams im Rahmen von Onlinemeetings werden automatisch Informationen, die zur Bereitstellung des Videokonferenz-Dienstes erforderlich sind, verarbeitet. Dies sind z. B. Ihre IP-Adresse, Ihr Username und die Dauer der Videokonferenz.
Darüber hinaus verarbeiten wir nur die personenbezogenen Daten von Ihnen, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem jeweiligen Onlinemeeting stehen, das von der DFG veranstaltet und geleitet werden.
Dies können im Einzelnen folgende Daten sein:
„WebEx“:
- Angaben zum*zur Benutzer*in: Vorname (optional), Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung / Firmenname (optional)
- Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Gastgebername, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte- / Hardware-Informationen
- Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Onlinemeeting-Chats
- Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit, ggf. weitere Verbindungsdaten wie z. B. IP-Adresse des Geräts
- Text-, Audio- und Videodaten: Gegebenenfalls nutzen Sie in einem Onlinemeeting die Chat-, Frage- oder Umfragefunktion. Entsprechend werden Ihre Texteingaben verarbeitet, um diese im Onlinemeeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Chat-Beiträge dienen der Kommunikation und sind zur Durchführung des Onlinemeetings erforderlich, werden jedoch nur im Fall einer Aufzeichnung gespeichert. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die WebEx-Applikationen ausschalten bzw. stummstellen.
„Microsoft Teams“:
- Angaben zum*zur Benutzer*in: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Profilbild (optional)
- Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte- /Hardware-Informationen
- Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit, ggf. weitere Verbindungsdaten wie z. B. IP-Adresse des Geräts
- Text-, Audio- und Videodaten: Gegebenenfalls nutzen Sie in einem Onlinemeeting die Chatfunktionen. Entsprechend werden Ihre Texteingaben verarbeitet, um diese im Onlinemeeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Chat-Beiträge dienen der Kommunikation und sind zur Durchführung des Onlinemeetings erforderlich, sie werden (je nach Einstellung des Teilnehmers) in Outlook gespeichert. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst während des Onlinemeetings ausschalten bzw. stummstellen.
„DFN-Conf“:
- Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den DFN e. V. finden Sie (externer Link).
- Die DFG verarbeitet im Rahmen der Durchführung des Onlinemeetings nur personenbezogene Daten von Ihnen, die während der Konferenz von Ihnen mitgeteilt werden.
Für alle Dienste gilt: Um an einem Onlinemeeting teilzunehmen bzw. den sog. Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie mindestens Angaben zu Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse machen.
IV. Welche Zwecke werden mit der Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten verfolgt und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung?
1. Verarbeitung von Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der DFG verarbeitet werden, ist Artikel 88 Absatz 1 DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 1 Satz 1 BDSG Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von WebEx, DFN-Conf und Microsoft Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von WebEx, DFN-Conf und Microsoft Teams sein, ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Das Interesse der DFG besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung des jeweiligen Onlinemeetings.
2. Verarbeitung von Daten von Externen
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Daten von Externen (z. B. Mitglieder eines DFG-Gremiums, Teilnehmer*innen an Konferenzen im Rahmen der Forschungsförderung) bei der Durchführung von Onlinemeetings ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen zwischen der DFG und den Externen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche oder vorvertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Auch hier besteht das Interesse der DFG an der effektiven Durchführung von Onlinemeetings.
3. Aufzeichnung von Onlinemeetings
Eine Aufzeichnung von Onlinemeetings bei der Nutzung von DFN-Conf und Microsoft Teams erfolgt nicht.
Sofern die DFG Onlinemeetings bei der Nutzung von WebEx aufzeichnen möchte, wird Ihnen das im Vorfeld transparent mitgeteilt. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der WebEx-App angezeigt. Im Falle von Webinaren kann die DFG für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmer*innen verarbeiten.
a) Soweit das mit Ihnen bestehende Vertragsverhältnis als Rechtsgrundlage für eine Aufzeichnung dient, verarbeitet die DFG Ihre Daten auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO.
b) In allen anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung des Teilnehmers (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO). Ohne Einwilligung ist eine Teilnahme nicht möglich.
Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Beachten Sie dabei, dass der Widerruf nur Wirkung für die Zukunft entfaltet. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bereits auf Basis Ihrer Einwilligung erfolgten Verarbeitung der Daten wird durch den Widerruf nicht berührt.
V. Werden meine personenbezogenen Daten auch bei Dritten erhoben?
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der Anmeldung zu oder Teilnahme an einem Onlinemeeting direkt von Ihnen erhalten. In einigen Konstellationen bezieht die DFG vorab Ihre personenbezogenen Daten von Dritten, um Sie zu Onlinemeetings einzuladen. Diese Dritten können zum Beispiel sein:
- Unsere Geschäftspartner / Kooperationspartner
- Ihre Geschäftspartner / Kooperationspartner bzw. die Geschäftspartner / Kooperationspartner Ihres Arbeitgebers
- Ihr Arbeitgeber
VI. Erfolgt eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling?
Wir verwenden weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO.
VII. Muss ich meine personenbezogenen Daten bereitstellen?
Im Rahmen eines Onlinemeetings der DFG müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Durchführung des Onlinemeetings erforderlich sind oder zu deren Verarbeitung die DFG gesetzlich verpflichtet sind. Ohne die Bereitstellung dieser Daten werden Sie ggf. am Onlinemeeting der DFG nicht teilnehmen können.
VIII. Wer hat Zugriff auf meine personenbezogenen Daten und welche Empfänger*innen erhalten diese Daten?
Innerhalb der DFG haben nur Beschäftigte der DFG-Geschäftsstelle Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Onlinemeetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht ausdrücklich zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte der Onlinemeetings dazu dienen, Informationen zu kommunizieren und damit zur Weitergabe an die Teilnehmer*innen des Onlinemeetings bestimmt sind.
Die DFG gibt Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger*innen weiter, wenn dafür eine gesetzliche Rechtfertigung besteht oder Sie darin eingewilligt haben. Dabei beachtet die DFG den Grundsatz der Datensparsamkeit und gibt Daten grundsätzlich nur in dem für den konkreten Zweck erforderlichen Umfang weiter. Dies gilt insbesondere für besondere Kategorien von Daten. Eine Datenweitergabe an Dritte zu ausschließlich kommerziellen Zwecken erfolgt nicht.
Etwaige externe Empfänger*innen der Daten sind abhängig vom jeweils eingesetzten Videokonferenzsystem. Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein:
- WebEx: Telekom (Cisco wird als Unterauftragsverarbeiter der Telekom tätig)
- Microsoft Teams
Zu diesem Zweck hat die DFG mit den o. g. Unternehmen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen, der sicherstellt, dass der Auftragsverarbeiter und die Unterauftragsverarbeiter Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den von der DFG vorgegebenen Zwecken verarbeiten darf.
IX. Ist eine Übermittlung meiner personenbezogenen Daten in Drittländer beabsichtigt?
WebEx und Microsoft Teams sind Dienste, die aus den USA erbracht werden. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit ggf. auch in einem Drittland statt. Die DFG hat mit der Telekom für die Nutzung von WebEx einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Artikel 28 DSGVO entspricht. Dies trifft ebenso auf Microsoft zu. Ein angemessenes Datenschutzniveau wird im Falle einer Drittlandsübermittlung durch geeignete Garantien in Form von Standardvertragsklauseln zwischen der DFG und Cisco sichergestellt. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter (externer Link).
X. Wie lange werden meine personenbezogenen Daten gespeichert?
Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitigen Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, greifen. Sofern wir Ihre Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiten, löschen wir die Daten, wenn die in der Einwilligung genannte Speicherfrist verstrichen ist oder Sie die Einwilligung widerrufen haben und keine anderweitige Rechtsgrundlage vorliegt. Falls Letzteres zutrifft, löschen wir die Daten nach Wegfall der anderen Rechtsgrundlage.
Wenn Sie bei WebEx als Benutzer*in registriert sind, können Berichte über Onlinemeetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) durch Cisco gespeichert werden. Nähere Informationen zu den Speicherfristen finden Sie (externer Link).
XI. Welche Betroffenenrechte stehen mir zu?
Ihnen stehen folgende Rechte bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu:
1. Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten oder nicht. Sollte dies der Fall sein, haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen bezüglich der Verarbeitung.
2. Berichtigungsrecht
Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen und unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen zu lassen.
3. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht besteht z. B., wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.
4. Einschränkung der Verarbeitung
Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. In diesem Falle speichern wir nur diejenigen personenbezogenen Daten, für die Sie eine Einwilligung erteilt haben oder für die die DSGVO eine Verarbeitung erlaubt. Beispielsweise können Sie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung haben, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestritten haben.
5. Datenübertragbarkeit
Sofern Sie uns personenbezogene Daten auf Basis eines Vertrags oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen übermitteln.
6. Widerruf der Einwilligung
Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.
7. Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage „berechtigten Interesses“
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO (Datenverarbeitung aufgrund einer Interessensabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zu, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder den Ort eines mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist, oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem Sie wohnen, arbeiten oder ein mutmaßlicher Verstoß stattgefunden haben soll, der Gegenstand der Beschwerde ist.
XII. An wen kann ich mich bei Fragen oder zur Geltendmachung meiner Betroffenenrechte wenden?
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Geltendmachung Ihrer in Ziffer XI. Nr. 1–7 genannten Betroffenenrechte können Sie sich unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Bitte nutzen Sie unsere Kontaktdaten unter Ziffer I. Nr. 1. Für den Widerruf einer Einwilligung können Sie darüber hinaus stets auch denjenigen Kontaktweg wählen, den Sie bei der Abgabe der Einwilligungserklärung verwendet haben.