I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist der Datenschutzbeauftragte?

1. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

• Deutsche Forschungsgemeinschaft e. V. (DFG)
  Kennedyallee 40
  53175 Bonn
  Deutschland
  Tel. +49 228 885-1
  postmaster@dfg.de
  www.dfg.de

2. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

• RA Dr. Philip Lüghausen
  BHO Consulting GmbH
  Vorgebirgstraße 132
  50969 Köln
  Deutschland
  Tel. +49 (0) 221 204 63 884
  dfg-dsb@bho-consulting.com
  www.bho-consulting.com

II. Was ist Gegenstand des Datenschutzes?

Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Dies sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Name, postalische Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.

III. Welche meiner personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen von Vergabeverfahren und der sich ggf. anschließenden Geschäftsbeziehung sowie im Rahmen von Geschäftsbeziehungen mit Ihnen oder Ihrer*Ihrem Arbeitgeber*in unabhängig von Vergabeverfahren verarbeiten wir nur die personenbezogenen Daten von Ihnen, die mit der Geschäftsbeziehung im Zusammenhang stehen.

Dies können im Einzelnen sein:

• Kontaktdaten, einschließlich Ihres Namens, Ihrer E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift
• Name des Unternehmens
• Angaben zur rechtskräftigen Verurteilung von Personen, die den Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsgremien des*der Bewerber*in/Bieter*in / einem Mitglied der Bewerber*innen-/ Bieter*innengemeinschaft angehören
• Angaben zur Entrichtung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen
• Erklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB bzw. zur Selbstreinigung
• Eigenerklärung Ausschlussvoraussetzungen gem. § 19 Abs. 1 MiLoG
• Angaben zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
• Angaben zur wirtschaftlichen und finanziellen, zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit

IV. Welche Zwecke werden mit der Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten verfolgt und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt diese?

Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Vergabeverfahren der DFG:

1. Datenverarbeitung zu Zwecken der Vertragserfüllung / zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren der DFG und der sich ggf. anschließenden Geschäftsbeziehung sowie im Rahmen von Geschäftsbeziehungen mit Ihnen bzw. Ihrer*Ihrem Arbeitgeber*in unabhängig von Vergabeverfahren. Dies umfasst insbesondere folgende Zwecke, die vom konkreten Vertrag abhängen:

• Kommunikation mit Ihnen
• Bewertung der Eignung und formalen Voraussetzungen für das Vergabeverfahren
• Vorbereitung, Abschluss, Abwicklung und Durchführung des Vertragsverhältnisses zwischen Ihnen bzw. Ihrem Arbeitgeber und der DFG
• Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO, sofern eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen eingegangen oder unterhalten werden soll. Sofern Sie für einen Dritten, insbesondere Ihre*Ihren Arbeitgeber*in, handeln, erfolgt die Datenverarbeitung ebenfalls auf Basis des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO, aufgrund Ihres Vertrages mit Ihrer*Ihrem Arbeitgeber*in.

Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke im Rahmen des Vergabeverfahrens und der sich ggf. anschließenden Geschäftsbeziehung sowie im Rahmen von Geschäftsbeziehungen mit Ihnen oder Ihrer*Ihrem Arbeitgeber*in unabhängig von Vergabeverfahren nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitigen Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, greifen.

2. Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, die sich z.B. aus dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, Vergabeverordnung, Wettbewerbsregistergesetz, Handels-, Steuer-, Finanz- oder Strafrecht ergeben. Aufgrund vergaberechtlicher Vorschriften sind wir zudem verpflichtet, u.a. den Namen des beauftragten Unternehmens zu veröffentlichen. Sofern es sich bei unseren Auftragnehmer*innen um eine natürliche Person handelt, erfolgt die Veröffentlichung des Namens nur auf Grundlage einer Einwilligung (Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO i.V.m. § 30 Absatz 1 Satz 2 Nr. 2 UVgO). Die Zwecke der Verarbeitung ergeben sich dabei aus der jeweiligen gesetzlichen Verpflichtung. Die Verarbeitung erfolgt in der Regel zur Einhaltung staatlicher Kontroll- und Auskunftspflichten.

Die Datenverarbeitung erfolgt insoweit auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO.

Wir löschen die Daten nach Wegfall der rechtlichen Verpflichtung und soweit keine anderen Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, eingreifen.

3. Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ebenfalls zur Wahrung unserer berechtigten Interessen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur dann, wenn dies mit Ihren Grundrechten und -freiheiten vereinbar ist.

Dies kann in folgenden Fällen zutreffen:

• Schutz und Sicherheit von IT-Ressourcen
• Wahrung unseres Hausrechts
• Verhinderung / Aufklärung von Straftaten
• Vergabeverfahren im Verbund mit anderen Forschungsorganisationen

Die Datenverarbeitung erfolgt dabei auf der Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen hierbei in der Verfolgung dieser Zwecke.

Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift.

V. Werden meine personenbezogenen Daten auch bei Dritten erhoben?

Wir verarbeiten überwiegend die personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen von Vergabeverfahren und der sich ggf. anschließenden Geschäftsbeziehung bzw. im Rahmen von Geschäftsbeziehungen mit Ihnen bzw. Ihrer*Ihrem Arbeitgeber*in unabhängig von Vergabeverfahren direkt von Ihnen erhalten. In einigen Konstellationen beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten auch von Dritten, so z.B.:

• Von Ihrer*Ihrem Arbeitgeber*in
• Von Dritten (z.B. Bieter*innen oder Bieter*innengemeinschaften, Auftraggeber*innen)

Erforderlichenfalls werden wir Sie hierüber in gesonderter Form genauer informieren.

VI. Erfolgt eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling?

Wir verwenden weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO.

VII. Muss ich meine personenbezogenen Daten bereitstellen?

Im Rahmen von Vergabeverfahren müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Verarbeitung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden Sie an dem Vergabeverfahren gegebenenfalls nicht teilnehmen können.

VIII. Wer hat Zugriff auf meine Daten und welche Empfänger*innen erhalten diese?

Innerhalb der DFG-Geschäftsstelle haben auf Ihre personenbezogenen Daten jeweils nur solche Beschäftigte Zugriff, die einen solchen Zugriff zur Erfüllung ihrer Funktionen oder Aufgaben zwingend benötigen.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an externe Empfänger*innen nur dann weiter, wenn dafür eine gesetzliche Rechtfertigung besteht oder Sie darin eingewilligt haben. Externe Empfänger*innen können sein:

• Auftragsverarbeiter*innen: Dienstleister*innen, die wir z.B. zur Projektsteuerung bei der Durchführung des Vergabeverfahrens einsetzen, die wir für die Erbringung von Services im Personalbereich einsetzen oder die mit der Wartung unserer IT-Systeme betraut sind. Diese Auftragsverarbeiter*innen werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre personenbezogenen Daten in guten Händen sind. Die Dienstleister*innen dürfen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verarbeiten.
• Öffentliche Stellen: Behörden und staatliche Institutionen, wie z.B. Staatsanwaltschaften, Gerichte oder Finanzbehörden, sowie öffentliche Geldgeber*innen der DFG, an die wir personenbezogene Daten gegebenenfalls im Einzelfall übermitteln müssen.
• Private Stellen: Private Stellen, an die wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Rechtsvorschrift oder Ihrer Einwilligung übermitteln, z.B. Rechtsanwält*innen, Wirtschaftsprüfer*innen, Steuerberater*innen oder andere Forschungsorganisationen, die mit der DFG im Rahmen eines Vergabeverfahrens einen Verbund bilden. Beispielsweise werden im Rahmen der Jahresabschlussprüfung durch Wirtschaftsprüfer*innen der DFG Stichproben aus den Vergabeverfahren geprüft.

IX. Ist eine Übermittlung meiner personenbezogenen Daten in Drittländer beabsichtigt?

Im Rahmen des Vergabeverfahrens und der sich ggf. anschließenden Geschäftsbeziehung sowie im Rahmen von Geschäftsbeziehungen mit Ihnen bzw. Ihrer*Ihrem Arbeitgeber*in unabhängig von Vergabeverfahren erfolgt im Einzelfall eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Stellen - insbesondere an externe Dienstleister*innen -, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gelegen ist. Hierbei stellen wir vor der Übermittlung sicher, dass außerhalb von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen bei Empfänger*innen entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z.B. durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, durch geeignete Garantien wie die Vereinbarung sog. EU-Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission mit dem Empfänger) bzw. Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt. Sie können bei uns eine Kopie der im Einzelfall konkret vereinbarten Regelungen zur Sicherstellung des angemessenen Datenschutzniveaus erhalten. Bitte nutzen Sie hierfür die Angaben unter Ziffer I. Nr. 1.

X. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten entnehmen Sie bitte dem jeweiligen Kapitel zur Datenverarbeitung unter Ziffer IV.

XI. Welche Betroffenenrechte stehen mir zu?

Ihnen stehen folgende Rechte bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu:

1. Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten oder nicht. Sollte dies der Fall sein, haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen bezüglich der Verarbeitung.

2. Berichtigungsrecht

Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen und unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen zu lassen.

3. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht besteht beispielsweise, wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

4. Einschränkung der Verarbeitung

Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. In diesem Falle speichern wir nur diejenigen personenbezogenen Daten, für die Sie eine Einwilligung erteilt haben oder für die die DSGVO eine Verarbeitung erlaubt. Beispielsweise können Sie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung haben, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestritten haben.

5. Datenübertragbarkeit

Sofern Sie uns personenbezogene Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen übermitteln.

6. Widerruf der Einwilligung

Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

7. Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage „berechtigten Interesses“

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zu, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder den Ort eines mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist, oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem Sie wohnen, arbeiten oder ein mutmaßlicher Verstoß stattgefunden haben soll, der Gegenstand der Beschwerde ist.

XII. An wen kann ich mich bei Fragen oder zur Geltendmachung meiner Betroffenenrechte wenden?

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Geltendmachung Ihrer in Ziffer XI. Nr. 1–7 genannten Betroffenenrechte können Sie sich unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Bitte nutzen Sie unsere Kontaktdaten unter Ziffer I. Nr. 1. Für den Widerruf einer Einwilligung können Sie darüber hinaus stets auch denjenigen Kontaktweg wählen, den Sie bei der Abgabe der Einwilligungserklärung verwendet haben.