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Datenschutzhinweise Hinweissystem der DFG

Die Deutsche Forschungsgemeinschaft e. V. (DFG) nimmt den Schutz personenbezogener Daten und deren vertrauliche Behandlung sehr ernst. Wir informieren Sie daher hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung des Hinweissystems (BKMS® System) (nachfolgend „Hinweissystem“) und über die Ihnen zustehenden Rechte. Das Hinweissystem dient dazu, Hinweise zu den im Hinweissystem benannten Meldeschwerpunkten auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Folgende Schwerpunkte sind hier aktuell hinterlegt:

  • Wissenschaftliches Fehlverhalten mit DFG-Bezug
  • Fehlverwendung von bewilligten Forschungsmitteln der DFG
  • Korruption/ Interessenkonflikte im DFG-Kontext

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“) und des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“).

Interner Link mit AnkerI. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist der Datenschutzbeauftragte?
Interner Link mit AnkerII. Was ist Gegenstand des Datenschutzes?
Interner Link mit AnkerIII. Welche meiner personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Interner Link mit AnkerIV. Welche Zwecke werden mit der Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten verfolgt und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt diese?
Interner Link mit AnkerV. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Interner Link mit AnkerVI. Werden meine personenbezogenen Daten auch bei Dritten erhoben?
Interner Link mit AnkerVII. Erfolgt eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling?
Interner Link mit AnkerVIII. Muss ich meine personenbezogenen Daten bereitstellen?
Interner Link mit AnkerIX. Wer hat Zugriff auf meine Daten und welche Empfänger erhalten diese?
Interner Link mit AnkerX. Ist eine Übermittlung meiner personenbezogenen Daten in Drittländer beabsichtigt?
Interner Link mit AnkerXI. Welche Betroffenenrechte stehen mir zu?
Interner Link mit AnkerXII. An wen kann ich mich bei Fragen oder zur Geltendmachung meiner Betroffenenrechte wenden?

I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist der Datenschutzbeauftragte?

1. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

2. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

II. Was ist Gegenstand des Datenschutzes?

Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Dies sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen. Hierunter fallen z. B. Angaben wie Name, postalische Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.

III. Welche meiner personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen des Hinweissystems verarbeiten wir nur die personenbezogenen Daten, die uns vom Hinweisgebenden mit einer Meldung auf freiwilliger Basis mitgeteilt werden.
Dies können im Einzelnen sein:

1. Daten von Hinweisgebenden

  • Name, ggf. Kontaktdaten, sofern die hinweisgebende Person ihre Identität offenlegt,
  • Name der Einrichtung, bei der die hinweisgebende Person beschäftigt ist (sofern entsprechende Angabe erfolgen),
  • der mitgeteilte Sachverhalt und in diesem Zusammenhang gegebenenfalls Namen von Personen, die in der Meldung genannt werden (Beschuldigte, Zeugen und Dritte etc.) und
  • Datum und Uhrzeit des Meldungseingangs.

2. Beschuldigte Personen

Meldungen von Hinweisgebenden können personenbezogene Angaben über die beschuldigten Personen enthalten (Gutachtende, Gremienmitglieder, Antragstellende, Geförderte, DFG-Beschäftigte etc.), z. B. Namen, Funktion, Arbeitgeber oder Arbeitgeberin und weitere personenbezogene Angaben im Zusammenhang mit der Schilderung eines entsprechenden Vorwurfs. Dies betrifft die Prüfung von Vorwürfen zu wissenschaftlichem Fehlverhalten mit DFG-Bezug, Vorwürfe zur Fehlverwendung von bewilligten Forschungsmitteln der DFG und Verdachtsfällen zur Korruption/ zu Interessenkonflikten im DFG-Kontext.

3. Sonstige in der Meldung erwähnte Personen (Zeugen, Dritte)

Meldungen von Hinweisgebenden können personenbezogene Angaben über Zeugen und andere Dritte enthalten, z. B. Namen, Kontaktdaten und weitere personenbezogene Angaben im Zusammenhang mit der Schilderung eines entsprechenden Vorwurfs.

Die beschuldigte Person wird nur in absoluten Ausnahmefällen und nur in den unter Ziffer IX. (private Stellen/beschuldigte Person) genannten Fällen über die Identität der meldenden Person informiert.

IV. Welche Zwecke werden mit der Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten verfolgt und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt diese?

Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweissystems der DFG:

1. Verarbeitungszweck

Wir verarbeiten die oben aufgeführten personenbezogenen Daten, die uns im Rahmen einer Meldung über das Hinweissystem mitgeteilt werden. Die Verarbeitung erfolgt zum Zwecke der Bearbeitung der Meldung. Dies betrifft die Prüfung von Vorwürfen zu wissenschaftlichem Fehlverhalten mit DFG-Bezug, Vorwürfen zur Fehlverwendung von bewilligten Forschungsmitteln der DFG und Verdachtsfällen zur Korruption/ zu Interessenkonflikten im DFG-Kontext.

2. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Bearbeitung von Meldungen im Hinweissystem der DFG

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Hinweisgebenden, Beschuldigten, Zeugen und Dritten zum Zwecke der Bearbeitung einer Meldung nur auf der Grundlage einer ausreichenden Rechtsgrundlage. Im Einzelnen:

  1. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Daten von Hinweisgebenden
    Falls Hinweisgebende uns im Rahmen ihrer Meldung Angaben zu ihrer Identität mitteilen, verarbeiten wir die Daten auf Grundlage ihrer Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO. Die hinweisgebende Person hat aber auch die Möglichkeit, eine vollständig anonyme Meldung zu machen.

    Soweit keine anonyme Meldung erfolgt und je nach konkretem Einzelfall, verarbeiten wir die Daten (keine besonders sensiblen Daten) in dem erforderlichen Umfang auch auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO (berechtigte Interessen). Unsere berechtigten Interessen an der Datenverarbeitung zum Zweck der Durchführung von Untersuchungen der gegenständlichen Art ergeben sich aus den satzungs- und vereinsgemäßen Aufgaben der DFG und unseren (zuwendungs-)rechtlichen Verpflichtungen.
  2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschuldigtendaten
    Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur beschuldigten Person, die uns Hinweisgebende im Rahmen ihrer Meldung über das Hinweissystem mitteilen.

    Die Datenverarbeitung erfolgt je nach Personenkreis auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO (berechtigte Interessen) und ggf. zusätzlich auf der Grundlage von Artikel 88 DSGVO, § 26 Absatz 1 Satz 2 BDSG (sofern DFG-Beschäftigte beschuldigt werden).

    Unsere berechtigten Interessen an der Datenverarbeitung zum Zweck der Durchführung von Untersuchungen der gegenständlichen Art ergeben sich aus den satzungs- und vereinsgemäßen Aufgaben der DFG und unseren (zuwendungs-)rechtlichen Verpflichtungen.

    Soweit eine Meldung über das Hinweissystem ein Vertragsverhältnis zwischen der DFG und einer/einem Beschuldigten betrifft, erfolgt die Datenverarbeitung zudem zum Zwecke der Vertragserfüllung. Die Prüfung des Hinweises erfolgt in diesem vertragsbezogenen Fall nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO. Liegt unsererseits eine rechtliche Verpflichtung vor, erfolgt die Datenverarbeitung auch nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO. Auf die entsprechenden Datenschutzhinweise wird verwiesen (abrufbar unter  Interner Linkwww.dfg.de/datenschutz    ):

    • Datenschutzhinweise zur Forschungsförderung der DFG
    • Datenschutzhinweise für Gutachterinnen und Gutachter
    • Datenschutzhinweise für Gremienmitglieder
  3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Daten von Zeugen, Dritten
    Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Zeugen und Dritten, die uns Hinweisgebende im Rahmen ihrer Meldung über das Hinweissystem mitteilen. Die Datenverarbeitung erfolgt auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO (berechtigte Interessen).

Unsere berechtigten Interessen an der Datenverarbeitung zum Zweck der Durchführung von Untersuchungen der gegenständlichen Art ergeben sich aus den satzungs- und vereinsgemäßen Aufgaben der DFG und unseren (zuwendungs-)rechtlichen Verpflichtungen.

V. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse der DFG besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist (z. B. bei Einleitung oder Ankündigung von rechtlichen Verfahren oder Disziplinarmaßnahmen gegen die beschuldigte Person oder zur Erfüllung der Berichtspflicht gegenüber dem Vorstand der DFG, den Zuwendungsgebern, Mitgliedern und dem Ausschuss für Rechnungsprüfung). Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.

VI. Werden meine personenbezogenen Daten auch bei Dritten erhoben?

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die wir von Hinweisgebenden im Rahmen einer Meldung über das Hinweissystem erhalten.

VII. Erfolgt eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling?

Wir verwenden weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO.

VIII. Muss ich meine personenbezogenen Daten bereitstellen?

Im Rahmen der Nutzung des Hinweissystems stellen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereit, die für die Bearbeitung Ihrer Meldung aus Ihrer Sicht notwendig sind. Sie haben aber auch die Möglichkeit, eine vollständig anonyme Meldung abzugeben. Bitte beachten Sie dabei, dass wir einer Meldung nur auf der Grundlage von ausreichenden Angaben zum Sachverhalt nachgehen können.

IX. Wer hat Zugriff auf meine Daten und welche Empfänger erhalten diese?

Innerhalb der DFG-Geschäftsstelle hat auf eingehende Hinweise und damit auf Ihre ggf. angegebenen personenbezogenen Daten nur ein enger Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Beschäftigter der DFG Zugriff, so dass diese stets vertraulich behandelt werden. Die Mitarbeitenden der DFG prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch. Jede und jeder Beschäftigte, die bzw. der Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an externe Empfänger und Empfängerinnen nur dann weiter, wenn dafür eine gesetzliche Rechtfertigung besteht oder Sie darin eingewilligt haben. Externe Empfänger können sein:

  • Öffentliche Stellen: Behörden und staatliche Institutionen, wie z. B. Staatsanwaltschaften, Gerichte oder Finanzbehörden, sowie öffentliche Geldgeber der DFG, an die wir personenbezogene Daten gegebenenfalls im Einzelfall übermitteln müssen.
  • Private Stellen: Private Stellen, an die wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Rechtsvorschrift oder Ihrer Einwilligung übermitteln, z. B. Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer.
  • Sonstige Stellen: Zudem erhalten potenziell folgende Empfänger (Zugriff auf) Ihre Daten:
    • Gutachtende: Im Rahmen der Sachverhaltsaufklärung werden Gutachtende um eine Stellungnahme zum Hinweis gebeten.
    • Gremienmitglieder: Nach Abschluss der Sachverhaltsaufklärung durch die Geschäftsstelle befasst sich der Ausschuss zur Untersuchung von Vorwürfen wissenschaftlichen Fehlverhaltens als Unterausschuss des Hauptausschusses mit den Vorwürfen. Die abschließende Entscheidung über das Fehlverhalten trifft der Hauptausschuss der DFG.
    • Beschuldigte Person: Die beschuldigte Person wird bei einem hinreichenden Anfangsverdacht um eine Stellungnahme gebeten. Ihre Identität als hinweisgebende Person wird nur dann ausnahmsweise offenbart, wenn sich die beschuldigte Person ansonsten nicht sachgerecht verteidigen kann oder die Unterlagen im Rahmen eines strafverfolgungs- oder gerichtlichen Verfahrens von den zuständigen Behörden/ Gerichten angefordert werden.
    • Auftragsverarbeiter: Wir setzen die Business Keeper GmbH als Auftragsverarbeiter ein, die mit Bereitstellung und Wartung des elektronischen Hinweissystems betraut ist. Dieser Auftragsverarbeiter wurde von uns sorgfältig ausgewählt und wird regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre personenbezogenen Daten in guten Händen sind. Der Dienstleister darf Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verarbeiten. Informationen, die in das Hinweissystem eingegeben werden, können von der Business Keeper GmbH nicht im Klartext eingesehen werden.
    • Arbeitgeber, Hochschulen / Forschungs- oder Forschungsfördereinrichtungen:
      Eine Offenlegung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich nur nach vorheriger Einwilligung. Hinsichtlich der Offenlegung von personenbezogenen Daten in einem vertragsbezogenen Fall wird auf die folgenden Datenschutzhinweise verwiesen:

      • Datenschutzhinweise zur Forschungsförderung der DFG
      • Datenschutzhinweise für Gutachterinnen und Gutachter
      • Datenschutzhinweise für Gremienmitglieder.

X. Ist eine Übermittlung meiner personenbezogenen Daten in Drittländer beabsichtigt?

Bei Meldungen mit internationalem Bezug (z. B. weil der Aufenthaltsort des Hinweisgebenden, Beschuldigten oder Zeugen sich in einem Drittland befindet), kann es im Einzelfall erforderlich sein, personenbezogene Daten zur Bearbeitung der Meldung an Stellen zu übermitteln, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gelegen ist. Hierbei stellen wir vor der Übermittlung sicher, dass außerhalb von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z. B. durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, durch geeignete Garantien wie die Vereinbarung sog. EU-Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission mit dem Empfänger) bzw. Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt. Die Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt ausschließlich in dem zur Bearbeitung der Meldung zwingend erforderlichen Umfang. Soweit dies möglich ist, werden personenbezogene Daten vor der Übermittlung anonymisiert oder pseudonymisiert.

XI. Welche Betroffenenrechte stehen mir zu?

Ihnen stehen folgende Rechte bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu:

1. Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten oder nicht. Sollte dies der Fall sein, haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen bezüglich der Verarbeitung.

2. Berichtigungsrecht

Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen und unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen zu lassen.

3. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht besteht beispielsweise, wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

4. Einschränkung der Verarbeitung

Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. In diesem Falle speichern wir nur diejenigen personenbezogenen Daten, für die Sie eine Einwilligung erteilt haben oder für die die DSGVO eine Verarbeitung erlaubt. Beispielsweise können Sie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung haben, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestritten haben.

5. Datenübertragbarkeit

Sofern Sie uns personenbezogene Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen übermitteln.

6. Widerruf der Einwilligung

Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt. Von einem Widerruf unberührt bleibt die weitere Verarbeitung auch dann, wenn sie auf einen gesetzlichen Erlaubnistatbestand gestützt werden kann (Artikel 17 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO).

7. Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage „berechtigten Interesses“

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO (Datenverarbeitung aufgrund einer Interessensabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zu, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder den Ort eines mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist, oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem Sie wohnen, arbeiten oder ein mutmaßlicher Verstoß stattgefunden haben soll, der Gegenstand der Beschwerde ist.

XII. An wen kann ich mich bei Fragen oder zur Geltendmachung meiner Betroffenenrechte wenden?

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Geltendmachung Ihrer in Ziffer XI. Nr. 1–7 genannten Betroffenenrechte können Sie sich unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Bitte nutzen Sie unsere Kontaktdaten unter Ziffer I. Nr. 1. Für den Widerruf einer Einwilligung können Sie darüber hinaus stets auch denjenigen Kontaktweg wählen, den Sie bei der Abgabe der Einwilligungserklärung verwendet haben.