Hintergrund 

Die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) fördert im Bereich der Wissenschaftlichen Literaturversorgungs- und Informationssysteme Projekte an wissenschaftlichen Einrichtungen, insbesondere Service- und Informationseinrichtungen in Deutschland. Förderziel ist der Aufbau leistungsfähiger Informationssysteme für die Forschung unter überregionalen Gesichtspunkten.

Ziele 

• Digitalisierung und / oder Erschließung von Beständen und Sammlungen, die für die Forschung überregional von Bedeutung sind
• Entwicklung von Qualitätskriterien für Materialien, für deren Digitalisierung und / oder Erschließung es noch keine etablierten Standards gibt
• Anwendung neuer Verfahren für die Digitalisierung und Erschließung: Bspw. Optical Character Recognition (OCR), Optical Layout Recognition (OLR) oder Handwritten Text Regocnition (HTR), automatische Bilderkennung, Named-Entity Recognition sowie 3D-Digitalisierung
• Erweiterung von material- und / oder fachspezifischen Portalen
• Grundsätzlich sollte sich ein Projekt von den Grundaufgaben einer bestandshaltenden Einrichtung abgrenzen lassen: Nicht förderfähig sind Projekte zur Kulturförderung, Kulturgutvermittlung und -erhaltung etc.
• Virtuelle Zusammenführung von Beständen verschiedener Einrichtungen, auch spartenübergreifend, wenn dadurch Forschung stimuliert werden kann
• Projekte sollen Forschung ermöglichen, aber selber keine Forschungstätigkeiten zum Gegenstand haben 

Förderung von Brückenprojektanträgen

• Projektvorhaben an der Schnittstelle zwischen Forschung und wissenschaftlicher Informationsinfrastruktur(interner Link)
• Merkblatt und ergänzender Leitfaden - Digitalisierung und Erschließung(interner Link)
• Leitfaden für die Antragstellung(interner Link)

Antragsberechtigung

Grundsätzlich Angehörige von wissenschaftlichen Informationsinfrastruktureinrichtungen in Deutschland wie bspw. Bibliotheken, Archiven, Museen, Forschungssammlungen, Forschungsdatenzentren oder Rechen- und Informationszentren u. ä., sofern sie gemeinnützig sind – unabhängig von der Größe der Einrichtung.

Jeder Wissenschaftler und jede Wissenschaftlerin in der Bundesrepublik Deutschland oder an einer deutschen Forschungseinrichtung im Ausland, dessen oder deren Ausbildung – in der Regel mit der Promotion – abgeschlossen ist.

Kooperationen

Bestehen bisher keine fundierten Erfahrungen mit Digitalisierungs- und / oder Erschließungsprojekten und der überregionalen Bereitstellung der Daten, empfiehlt sich die Kooperation mit einer größeren bestandshaltenden Einrichtung: Bspw. einer Universitäts- oder Landesbibliothek, einem Landesarchiv, einem größeren Museum oder Medienzentrum etc.

Dies gilt auch für kleinere Einrichtungen, die nicht über die personelle und / oder infrastrukturelle Ausstattung für entsprechende Projekte verfügen. 

Umfang der Projekte

Hinsichtlich der Antragssumme gibt es weder eine Mindest- noch eine Höchstgrenze. Das Antragsvolumen ergibt sich aus der Projektkalkulation. 

Projektergebnisse

Der dauerhafte Verbleib und die Zugänglichkeit der Digitalisate sowie der Metadaten bei der projektnehmenden Einrichtung müssen gewährleistet sein.

Gute wissenschaftliche Praxis (GWP)

Falls Ihre Einrichtung die GWP noch gar nicht, d.h. auch nicht in der mittlerweile überholten Fassung, umgesetzt hat, kontaktieren Sie uns bitte umgehend vor Antragseinreichung.

• GWP(interner Link)

Leitlinie zur Verwendung der Programmpauschale

• PP-Leitlinie(interner Link)
• PP-Leitlinie-FAQ(interner Link)

Anträge können ausschließlich über das elan-Portal der DFG eingereicht werden.

Vor der Antragstellung müssen alle Antragstellenden sich im elan-Portal registriert haben. Bitte beachten Sie, dass eine Registrierung im elan-Portal bis zu 24h dauern kann.

• Das elan-Portal(interner Link)
• elan-FAQ(interner Link)
• elan-Portal Login(externer Link)

Digitalisierung und / oder Erschließung von Beständen und Sammlungen, die für die Forschung überregional von Bedeutung sind

• Dokumente der handschriftlichen und gedruckten Überlieferung: Bspw. mittelalterliche und neuzeitliche Handschriften, Nachlässe und Autographen, Drucke, Zeitungen und Zeitschriften
• Museale Objekte wie Kunstsammlungen (Gemälde, Skulpturen), naturwissenschaftliche Sammlungen (Herbarien, Gesteinssammlungen, Käfer, Vogelstimmen), ethnologische Sammlungen, Theatersammlungen etc.
• Audio- und / oder visuelle Medien (bspw. Videosammlungen)
• Genuin digitale Daten („born digital“), bspw. digitale Kunstwerke, digitale Nachlässe (E-Mail-Korrespondenzen etc.)
• Bilddatensätze (z. B. dreidimensional dargestellte Mikro-CT-Daten)

Voraussetzungen

• Ausgewählte Bestände und Sammlungen müssen für eine breitere Nutzergruppe von wissenschaftlicher Relevanz sein
• Abgrenzung zum Gesamtbestand der antragstellenden Einrichtung (bspw. Seltenheit, Singularität, etc.)
• Geschlossenheit der Sammlung (bspw. thematische und / oder formale Zusammengehörigkeit) 
• Notwendige Rechteklärung muss vor Antragstellung erfolgen (bspw. Urheberrechte, Persönlichkeitsrechte, Eigentumsrechte etc.) 
• Urheberrechtlich geschütztes Material(Download)

Digitalisierungsprojekte

• Fördergegenstand können auch Bestände in ausländischen Einrichtungen und Privatsammlungen sein.
• In begründeten Fällen ist auch eine Digitalisierung ohne vorherige Erschließung möglich. Voraussetzung: Es müssen Basisdaten für die analogen und digitalen Ausgangsobjekte gemäß dem Basisdatenset erstellt werden.
• Basisdatenset(interner Link)

Erschließungsprojekte

Fördergegenstand sind ausschließlich dauerhaft frei zugängliche Bestände in Einrichtungen in öffentlich-rechtlicher Trägerschaft in Deutschland.

Spezifische Materialgattungen

• DFG-Praxisregeln „Digitalisierung". Aktualisierte Fassung 2022(externer Link)
• Handreichung zur Digitalisierung und Erschließung von Handschriften(externer Link)
• Handreichung zur Digitalisierung historischer Zeitungen(externer Link)
• Handreichungen zur Digitalisierung archivalischer Quellen(externer Link)

• Etablierte, materialspezifische Digitalisierungs- und Erschließungsstandards sind anzuwenden.
  • Im Antrag ist darzulegen, welche Standards für welche Materialien zugrunde gelegt werden
  • Werden bei der Erschließung Normdaten / Thesauri angewandt?
• Liegen bisher für die Digitalisierung und / oder Erschließung bestimmter Materialien keine Standards vor, kann die Entwicklung und / oder Anwendung von Qualitätskriterien, Praxisregeln oder Richtliniengefördert werden
  • Es sollte erläutert werden, wie aktuell mit der jeweiligen Materialart national / international umgegangen wird (Umfeldanalyse).
  • Ziel sollten technische Formate sein, die auf eine bestmögliche Interoperabilität der im Projekt entstehenden Digitalisate und Metadaten ausgerichtet sind
  • Auch Workshops zu notwendigen Abstimmungsprozessen in der (sowohl informationsfachlichen als auch fachwissenschaftlichen) Community sind förderfähig, um eine möglichst breite Anwendung der entwickelten Formate sowohl auf nationaler als auch internationaler Ebene zu erzielen. 
• Mehrfachexemplare bei Digitalisierungsprojekten
  • Auswahl, welche Exemplare digitalisiert werden sollen (kein Anspruch, mit DFG-Mitteln jedes Exemplar eines Werkes zu digitalisieren)
  • Möglichst innerhalb der Community abgestimmte Kriterien
• Potentiale der Digitalisierung sollten – soweit sinnvoll – ausgeschöpft werden, bspw. bei digitalen Editionen.
• Welche Softwares kommen für die Digitalisierungs- bzw. Erschließungsworkflows zum Einsatz?
• Begründung, warum Digitalisierung inhouse oder über Dienstleister erfolgen soll 
  • Wenn inhouse: Welche Scanner werden für welche Materialien eingesetzt? 
• Welche Austauschformate werden bedient? 
• Liegt bei der Objektdigitalisierung eine Hersteller- bzw. Geräteabhängigkeit vor?
  • Nachnutzbarkeit und Reproduzierbarkeit sind zu gewährleisten
  • Geräteeinstellungen sind in den Metadaten zu dokumentieren
• Selbstorganisation der Praxisregeln „Digitalisierung“(interner Link)

• Inhaltliche Beschreibung des Bestandes und Erläuterung, woraus sich die überregionale Bedeutung und die Forschungsrelevanz ergeben 
  • Bspw. darlegen, welche aktuellen Forschungsprojekte mit dem Bestand arbeiten oder welche potentiellen Forschungsfragen durch die Digitalisierung und / oder Erschließung ermöglicht werden.
• Einordnung der Projekte in nationale bzw. internationale Kontexte
  • Dargelegt werden sollte konkret, mit welchen Initiativen das Projekt wie vernetzt ist, bspw. mit einzelnen Konsortien der Nationalen Forschungsdateninfrastruktur (NFDI).
• Arbeits- und Zeitplan
  • Darlegung eines detaillierten Mengengerüsts als Grundlage für den Arbeits- und Zeitplan sowie für die Kostenkalkulation.
  • Einzelnen Arbeitsschritte sollten transparent und für die Gutachtenden gut nachvollziehbar dargestellt werden.
  • Angabe, welche Durchschnittszeiten für welche Materialart für die Digitalisierung (ggf. getrennt nach Scannerart) und für die Erschließung zugrunde gelegt werden und wie diese Durchschnittszeiten ermittelt wurden (bspw. aufgrund von Erfahrungen aus vorherigen Projekten, anhand von Tests mit signifikanten Stichproben etc.).
  • Je Arbeitspaket sollte dargelegt werden, in welchem Umfang welche Mittelarten (Personalmittel, Sachmittel) eingesetzt werden sollen, getrennt nach bei der DFG beantragten Mitteln und in Eigenleistung einzubringenden Mitteln.
  • Das Projektmanagement sollte ausführlich dargelegt werden.

Personal

• Beantragt werden pauschalierte Beträge gemäß der Übersicht "Personalmittel bzw. Personaldurchschnittsätze der DFG“. Ausnahme: Für Hilfskräfte sollten konkrete Summen gemäß den ortsüblichen Sätzen beantragt werden.
• Eingruppierung der beantragten Stellen sollte begründet werden.
• IT-Zulagen für Personal
  • IT-Personal, das ohne eigene Weiterqualifizierungsabsicht, sondern im Bereich der anwendungsorientierten Entwicklung (z. B. in der Konzeptionierung und Programmierung von Software) in Projekten oder in Infrastrukturmaßnahmen mitbeantragt wird, kann eine nach Tarifrecht zulässige Zulage gewährt werden, die über die im Merkblatt Personalmittelsätze (DFG-Vordruck 60.12) vorgesehenen Regelsätze hinausgeht.
  • In laufenden Projekten können derartige Zulagen entweder im Rahmen der flexibilisierten Förderung oder durch die Beantragung zusätzlicher Mittel als tarifbedingter Mehrbedarf finanziert werden.
  • In neu beantragten Projekten müssen die zusätzlichen Mittel für tariflich zulässige Zulagen gesondert begründet werden.
• Personalmittelsätze der DFG(interner Link) 

Sachmittel

Es ist ein Vergleichsangebot vorzulegen.

Investitionskosten

Sollten Geräte (Scanner, Kamerasysteme etc.) beantragt werden, ist der projektspezifische Bedarf klar in Abgrenzung zur Grundausstattung zu begründen.

• Modul – Basismodul(interner Link)
• Modul – Projektspezifische Workshops(interner Link)

Ein Drittel der projektspezifischen Kosten sind in Eigenleistung zu erbringen

• Mittel für Grundaufgaben bzw. Grundausstattung können nicht als Eigenleistung angerechnet werden, bspw. Ausstattung eines Arbeitsplatzes oder Inventarisierungskosten.
• Konservatorische / restauratorische Maßnahmen können nur als Eigenleistung angerechnet werden, wenn ihre projektspezifische Notwendigkeit überzeugend begründet wird. Bspw. kann eine konservatorische Begleitung erforderlich sein um zu gewährleisten, dass Objekte durch Digitalisierungsmaßnahmen keinen Schaden nehmen. 

Eigenleistungen können sich aus folgenden Positionen zusammensetzen

• Personal:
  Bitte genau angeben, mit welchem Stellenanteil, mit welcher Eingruppierung und in welchem zeitlichen Umfang Personen mitwirken. Zusätzlich sollte die personelle Eigenleistung je Stelle auch in Euro angegeben werden, berechnet auf der Grundlage der in der Einrichtung anfallenden Kosten.
• Sachmittel:
  Bspw. Reisekosten; Mittel für Aufträge an Dritte (bspw. für externe Digitalisierungsmaßnahmen); nicht anerkannt werden können bspw. Mittel für Verbrauchsmaterialien
• Geräte:
  Der Einsatz von eigenen Scannern kann als Eigenleistung angerechnet werden unter Beachtung der üblichen Abschreibungskosten; Projektbezogene Sicherung von Daten für die Dauer des Projekts.

• Nachweis der Projektergebnisse in überregionalen Nachweis- und Präsentationssystemen
• Wenn für bestimmte Objektarten keine geeigneten Systeme vorhanden sind, ist zu erläutern, wie die optimale Auffindbarkeit und Nachnutzbarkeit gewährleistet wird
• Die Bereitstellung ist an den sich – kontinuierlich ändernden – Anforderungen der wissenschaftlichen Nutzerinnen und Nutzer auszurichten
• Bereitstellung im Open Access 
  • Projektergebnisse sind der Forschung umgehend uneingeschränkt und nachhaltig zugänglich zu machen. Daher ist die Bereitstellung im Open Access vor Antragstellung zu klären.
  • Eine vollumfängliche wissenschaftliche Nachnutzung auch in anderen Forschungsumgebungen ist zu gewährleisten.
  • Im Sinne des open access und der open source wird vorausgesetzt, dass alle Ergebnisse – Metadaten, Digitalisate und Volltexte bzw. das den Volltexten zu Grunde liegende XML sowie XSLT-Skripte und DTDs oder XML-Schema-Dateien – so frei nachnutzbar wie rechtlich möglich angeboten werden. Dazu sollte angegeben werden, ob digitalisierten Objekte Teil der Public Domain sind. Ansonsten sollten sie unter der freiest möglichen Lizenz angeboten werden.
• Das Langzeitarchivierungskonzept ist darzulegen.

Für den Prozess der Begutachtung, Bewertung und Entscheidung über Anträge muss mit einem Zeitraum von über sechs Monaten gerechnet werden.

Begutachtung

• Anträge werden in der Regel im schriftlichen Verfahren sowohl aus fachwissenschaftlicher als auch aus informationsfachlicher Sicht begutachtet

Bewertung

• Anschließend findet eine vergleichende Bewertung der Anträge im mündlichen oder schriftlichen Verfahren durch Mitglieder des Ausschusses für Wissenschaftliche Bibliotheken und Informationssysteme (AWBI) statt, ggf. unterstützt von Fachkollegiatinnen und Fachkollegiaten der DFG.

Entscheidung

Die abschließende Entscheidung über die Anträge trifft der Hauptausschuss der DFG.

• Entscheidungsprozess der DFG(Download)
• Antragsverfahren LIS(interner Link)
• Leitfragen für die mündliche Begutachtung – DuE(interner Link)

Der Mittelabruf wird über ein Formular geregelt. Bitte schicken Sie das entsprechende Formular „41.031 - Mittelabruf Sachbeihilfen (Drittmittel)“ ausgefüllt und unterschrieben im Original an:

Deutsche Forschungsgemeinschaft
– Finanzielle Umsetzung von Förderentscheidungen –
53170 Bonn

• Mittelabruf – Sachbeihilfe (interner Link)
• Verwendungsrichtlinien(interner Link)
• Programmpauschale(interner Link) 
• Antrag auf personellen, personengebundenen Mehrbedarf(interner Link)
• Antrag auf Laufzeit-/Firstverlängerung(interner Link)

Zwischenbericht

• Wenn in der Bewilligung nicht anders genannt, wird ein Zwischenbericht nur bei Einreichung eines Fortsetzungsantrags notwendig. Der Zwischenbericht wird zusammen mit dem Fortsetzungsantrag über das elan-Portal eingereicht.
• Dem Zwischenbericht ist das Datenblatt zu Zwischen- und Abschlussberichten beizulegen.

Abschlussbericht

• In der Regel sollte ein Abschlussbericht spätestens bis zu 6 Monaten nach Projektende über das elan-Portal eingereicht werden.
• Dem Abschlussbericht ist das Datenblatt zu Zwischen- und Abschlussberichten beizulegen.
• Leitfaden für Projektberichte – LIS(interner Link)
• Datenblatt zu Zwischen- und Abschlussberichten – DuE(interner Link)

• Leitfaden für die Antragstellung – Projektantrag LIS(interner Link)
• Beschreibung des Vorhabens – Projektantrag LIS(interner Link)
• Datenblatt zu Neu- und Fortsetzungsanträgen – DuE(interner Link) 
• Basisdatenset(interner Link) 
• Bestätigung der Einhaltung von Zusagen zur Durchführung des Vorhabens(interner Link) 
• Curriculum Vitae(interner Link) 
• Hinweise zu Publikationsverzeichnissen(interner Link)