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Datenschutzhinweise für (virtuelle) Veranstaltungen der DFG

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Veranstaltung. Die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und deren vertrauliche Behandlung sehr ernst. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“). Mit den vorliegenden Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und über Ihre Datenschutzrechte im Rahmen von Veranstaltungen, die sowohl als Präsenzveranstaltungen als auch als virtuelle Veranstaltungen stattfinden können.

1. Für die Datenverarbeitung Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter; Kontakt

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze ist:

Sofern Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz haben, können Sie sich gerne an uns wenden.

Gemeinsame Verantwortlichkeit:

Bei manchen (virtuellen) Veranstaltungen, in denen die DFG mit anderen Partnerorganisationen im In- und Ausland kooperiert, ist die DFG gemeinsam mit anderen Organisationen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Mit diesen Organisationen hat die DFG einen Vertrag über die gemeinsame Verantwortlichkeit abgeschlossen. Eine Liste der entsprechenden Kooperationen mit Angaben der jeweils gemeinsam verantwortlichen Organisationen (inkl. deren Kontaktdaten) sowie Informationen zum wesentlichen Inhalt der Verträge zur gemeinsamen Verantwortlichkeit finden Sie hier:

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung im Rahmen unserer (virtuellen) Veranstaltungen. Die Darstellung der Zwecke und Rechtsgrundlagen ist unterteilt in Angaben, die für beide Veranstaltungsarten gelten und in solche, die nur für Präsenz- oder nur für virtuelle Veranstaltungen gelten.

2.1. Allgemeines

2.1.1 Vorbereitung und Durchführung der (virtuellen) Veranstaltung zur Vertragserfüllung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Ihnen und Ihrer Begleitung(en) (falls zutreffend), wenn dies für die Vorbereitung und Durchführung Ihrer Teilnahme an unserer (virtuellen) Veranstaltung erforderlich ist. Die Zwecke umfassen insbesondere

  • Erstellung von Teilnehmerlisten; VIP-Teilnehmerlisten mit öffentlich zugänglichen Bildaufnahmen,
  • Registrierung von Anmeldungen,
  • Versand von Einladungen bzw. Zugangsdaten für virtuelle Veranstaltungen,
  • Versand von Teilnehmerlisten an Vortragende,
  • Versand von Informationsmaterial und/oder Präsentationen nach Abschluss der virtuellen Veranstaltung,
  • Sofern die Anfertigung und Veröffentlichung von Bild- und Tonmaterial Teil einer vertraglichen Hauptleistungspflicht zwischen Ihnen und der DFG darstellt:
    • Aufzeichnung der (virtuellen) Veranstaltung (Film- und Tonaufnahmen) zum Zwecke der späteren Veröffentlichung,
    • Live-Streaming über Videokonferenzplattformen,
    • Live-Streaming auf Social-Media-Kanälen (YouTube, Facebook, Twitter, Instagram),
    • Veröffentlichung von Fotografien auf Social-Media-Kanälen, der DFG-Website, Printmedien,
    • Veröffentlichung von Film- und Tonmaterial auf Social-Media-Kanälen, der DFG-Website.

Bei der Anmeldung für die (virtuelle) Veranstaltung werden folgende Pflichtangaben, die mit einem „*“ gekennzeichnet sind, abgefragt: Anrede, Vorname, Nachname, Firma / Institution, E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname Ihrer Begleitung (falls zutreffend).
Ohne die Angabe dieser Pflichtdaten ist eine Registrierung nicht möglich.

Im Rahmen Ihrer Anmeldung haben Sie zudem ggf. die Möglichkeit, freiwillig weitere Angaben zu machen: [zusätzliche Namensinformationen, Firmen-Kontaktdaten]. Bitte beachten Sie, dass diese Angaben für eine Anmeldung nicht erforderlich sind und Sie allein entscheiden, ob Sie uns diese Daten mitteilen möchten.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO.

2.1.2 Wahrung berechtigter Interessen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Folgende Interessen, die gleichzeitig die jeweiligen Zwecke sind, verfolgen wir dabei:

  • Versand von Einladungen zu (virtuellen) Veranstaltungen der DFG,
  • Versand von Teilnehmerlisten an Teilnehmende von Veranstaltungen der DFG, die nicht Vortragende sind, zur Zusammenführung der Wissenschaftler zum Wissensaustausch,
  • Versand von Feedbackbögen zu (virtuellen) Veranstaltungen der DFG zur Optimierung des Veranstaltungsformats.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO.

2.1.3 Einwilligung

Sollten Sie eine Einwilligung für bestimmte Zwecke erteilt haben, so ergeben sich die Zwecke aus dem jeweils abgegebenen Inhalt dieser Einwilligung.

In Fällen, in denen Sie hierfür Ihre Daten bereitstellen, erfolgt die Datenverarbeitung auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO. Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. In den nachfolgend dargestellten Situationen ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten von Ihrer Einwilligung abhängig, sofern ein etwaiges mit Ihnen bestehenden Vertragsverhältnis nicht als Rechtsgrundlage gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO (vgl. Ziff. 2.1.1) dient (insbesondere, wenn Sie nicht als Vortragender, Moderator o. ä. tätig werden):

  • Aufzeichnung der (virtuellen) Veranstaltung (Film- und Tonaufnahmen) zum Zwecke der späteren Veröffentlichung,
  • Live-Streaming über Videokonferenzplattformen,
  • Live-Streaming auf Social Media-Kanälen (YouTube, Facebook, Twitter, Instagram),
  • Soweit Sie auf Fotografien erkennbar und nicht lediglich „Beiwerk“ sind: Veröffentlichung von Fotografien auf Social-Media-Kanälen, der DFG-Website, Printmedien,
  • Veröffentlichung von Film- und Tonmaterial auf Social-Media-Kanälen, der DFG-Website,
  • Veröffentlichung von Teilnehmerlisten nach der (virtuellen) Veranstaltung auf der DFG-Website.

2.2 Präsenzveranstaltungen

2.2.1 Vorbereitung und Durchführung einer Präsenzveranstaltung

Im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung einer Präsenzveranstaltung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch, um Namensschilder zu erstellen.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO.

2.2.2. Wahrung berechtigter Interessen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen. Folgende Interessen, die gleichzeitig die jeweiligen Zwecke sind, verfolgen wir dabei:

  • Versand von Einladungen zu (virtuellen) Veranstaltungen der DFG,
  • Versand von Teilnehmerlisten an Teilnehmende von Veranstaltungen der DFG, die nicht Vortragende sind, zur Zusammenführung der Wissenschaftler zum Wissensaustausch,
  • Versand von Feedbackbögen zu (virtuellen) Veranstaltungen der DFG zur Optimierung des Veranstaltungsformats.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO.

2.2.3 Einwilligung

Für Bildaufnahmen einzelner Personen oder kleiner Personengruppen, auf denen Sie abgebildet sind und die ggf. zur Berichterstattung über unsere Präsenzveranstaltung auf der Webseite der DFG und in Printpublikationen veröffentlicht werden, ist die Einwilligung (vgl. Ziffer 2.1.3) von Ihnen und Ihrer Begleitung grundsätzlich erforderlich. Diese kann auf unserer Veranstaltung ausdrücklich durch Nachfrage bei Ihnen oder Ihrer Begleitung eingeholt oder konkludent durch die bereitwillige Teilnahme von Ihnen und Ihrer Begleitung erfolgen. Falls Sie oder Ihre Begleitung keine derartigen Aufnahmen wünschen, sollten Sie und Ihre Begleitung die betreffenden Fotografen hierauf aufmerksam machen. Nähere Informationen hierzu werden auf den jeweiligen Veranstaltungen zur Verfügung gestellt.

2.3 Virtuelle Veranstaltungen

2.3.1 Einwilligung

Manche der virtuell durchgeführten Veranstaltungen werden ggf. aufgezeichnet (vgl. Ziff. 2.1.2 und 2.1.3). Hierfür werden Sie jeweils vor der virtuellen Veranstaltung um Ihre Einwilligung gebeten. Ihre Einwilligung können Sie auch durch schlüssiges Handeln (konkludent) erteilen, indem Sie in Kenntnis der Aufzeichnung und ohne zu widersprechen an der Veranstaltung teilnehmen. Sofern Sie nicht wünschen, dass Ihr Wortbeitrag aufgezeichnet wird, können Sie dies dem Veranstaltungsorganisator unmittelbar vor Ihrem Wortbeitrag mitteilen, damit dieser die Aufzeichnung unterbricht.

2.4 Löschung

Wir löschen die Daten zu Nr. 2.1–2.3, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke der Vorbereitung und Durchführung Ihrer Teilnahme an unserer (virtuellen) Veranstaltung nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift. Falls Letzteres zutrifft, löschen wir die Daten nach Wegfall der anderen Rechtsgrundlage.

3. Empfänger personenbezogener Daten

Interne Empfänger: Innerhalb der DFG haben nur diejenigen Personen Zugriff, die diesen für die unter Ziffer 2. genannten Zwecke benötigen. Hierbei handelt es sich um die Beschäftigten im Geschäftsbereich „Zentrales Veranstaltungsmanagement“ sowie diejenigen Beschäftigten, die für die jeweilige Veranstaltung fachlich verantwortlich oder mitverantwortlich sind.

Externe Empfänger: Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger außerhalb der DFG weiter, wenn dies zur Vorbereitung und Durchführung Ihrer Teilnahme an unserer Veranstaltung erforderlich ist, eine andere gesetzliche Erlaubnis besteht oder uns hierfür Ihre Einwilligung vorliegt.

Externe Empfänger können sein:

a) Gemeinsam mit uns verantwortliche Stellen

Bei der Organisation von (virtuellen) Veranstaltungen in Kooperation mit anderen Partnerorganisationen können andere Organisationen mit uns gemeinsam für die Datenverarbeitung verantwortlich sein. Die hierfür erforderlichen Daten werden dann mit diesen ausgetauscht. Weitergehende Informationen werden im Rahmen der Einladung zu der (virtuellen) Veranstaltungen, auf das diese Voraussetzungen zutreffen, im Einzelfall bekannt gegeben.

b) Auftragsverarbeiter

Externe Dienstleister, die wir für die Erbringung von Services einsetzen, z.B. in den Bereichen der technischen Infrastruktur und Wartung für das Angebot der Anmeldeplattform. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre Privatsphäre gewahrt bleibt. Die Dienstleister dürfen die Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verwenden. Für die Durchführung von virtuellen Veranstaltungen setzen wir insbesondere folgende Dienstleister ein:

  • T-Systems (WebEx).

c) Öffentliche Stellen

Behörden und staatliche Institutionen, wie z.B. Staatsanwaltschaften, Gerichte oder Finanzbehörden, an die wir ggf. aus gesetzlich zwingenden Gründen personenbezogene Daten übermitteln müssen.

d) Private Stellen

Händler, Kooperationspartner oder Hilfspersonen, an die Daten zur Durchführung unserer Veranstaltung auf Basis einer Einwilligung oder einer Rechtsgrundlage übermittelt werden, z.B. Teilnehmermanagementsysteme. Das Live-Streaming sowie die Veröffentlichung von Videoaufzeichnungen und Fotografien erfolgt regelmäßig auf folgenden Social-Media-Kanälen:

  • YouTube (Google Ireland Limited),
  • Facebook (Facebook Ireland Limited),
  • Twitter (Twitter International Company),
  • Instagram (Facebook Ireland Limited).

4. Datenverarbeitung in Drittländern

Findet eine Datenübermittlung an Stellen statt, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gelegen ist, stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass außerhalb von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z.B. durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, durch geeignete Garantien wie die Vereinbarung sog. EU-Standardvertragsklauseln der Europäischen Union mit dem Empfänger) bzw. Ihre hinreichende Einwilligung vorliegt. Sie können bei uns eine Übersicht über die Empfänger in Drittstaaten und eine Kopie der konkret vereinbarten Regelungen zur Sicherstellung des angemessenen Datenschutzniveaus erhalten. Bitte nutzen Sie zur Kontaktaufnahme die Adressaten unter Ziffer 1.

5. Quellen und Datenkategorien bei Dritterhebung

Wir verarbeiten nicht nur personenbezogene Daten, die wir direkt von Ihnen erhalten. Manche personenbezogenen Daten erhalten wir vorab von Dritten.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die Quellen und die Datenkategorien bei der Erhebung von Dritten:

  • Name, Vorname, Adressdaten erhalten wir insbesondere von:
    • Alexander von Humboldt-Stiftung
    • Verbundene Unternehmen des Stifterverbandes für die Deutsche Wissenschaft (Deutsches Stiftungszentrum GmbH, ZiviZ gGmbH, SV Gemeinnützige Gesellschaft für Wissenschaftsstatistik GmbH, Bildung und Begabung gGmbH)
    • jeweilige Preisträgerinnen und Preisträger des Heinz Maier-Leibnitz- sowie des Gottfried Wilhelm Leibniz-Preises
    • jeweilige als Gastgeber der DFG-Jahresversammlung auserwählte Universitäten
    • Foundation for Polish Science (FNP) im Rahmen des Copernicus Award
    • Deutscher Akademischer Austauschdienst (DAAD)
    • Deutsches Klima Konsortium (DKK)
    • German University Cairo (GUC)
    • Konsortium Deutsche Meeresforschung (KDM)
    • Max-Planck-Gesellschaft (MPG)
    • weiteren Partnerorganisationen sowie Lenkungsgremien im Rahmen der Organisation von gemeinsamen Veranstaltungen.

Außerdem verarbeiten wir Daten aus öffentlichen Quellen wie z.B. Internetseiten oder Publikationsdatenbanken.

6. Automatisierte Einzelentscheidung einschließlich Profiling

Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne des Artikels 22 DSGVO finden nicht statt.

7. Speicherdauer

Die Speicherdauer personenbezogener Daten entnehmen Sie bitte dem jeweiligen Kapitel zur Datenverarbeitung.

Zusätzlich gilt generell: Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist oder – im Falle einer Einwilligung – solange Sie die Einwilligung nicht widerrufen haben. Im Falle eines Widerspruchs löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, es sei denn, ihre Weiterverarbeitung ist nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen erlaubt.

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten auch dann, wenn wir hierzu aus gesetzlichen Gründen verpflichtet sind.

8. Betroffenenrechte

Als von der Datenverarbeitung betroffene Person stehen Ihnen zahlreiche Rechte zur Verfügung. Im Einzelnen:

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.

Berichtigungs- und Löschungsrecht: Sie können von uns die Berichtigung falscher Daten und – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – die Löschung Ihrer Daten verlangen.

Einschränkung der Verarbeitung: Sie können von uns – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.

Datenübertragbarkeit: Sollten Sie uns Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.

Widerspruch gegen Datenverarbeitung bei Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“:

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Datenverarbeitung durch uns zu widersprechen, soweit diese auf der Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“ beruht. Sofern Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, werden wir die Verarbeitung Ihrer Daten einstellen, es sei denn, wir können – gemäß den gesetzlichen Vorgaben – zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung nachweisen, welche Ihre Rechte überwiegen.

Widerruf der Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Sie können zudem eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Wohnort bzw. Ihr Land zuständig ist, oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde.

Ihr Kontakt zu uns und die Ausübung Ihrer Rechte: Sie können sich bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Ihren Betroffenenrechten und einer etwaigen erteilten Einwilligung unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Wenden Sie sich zur Ausübung aller Ihrer zuvor genannten Rechte bitte an Link auf E-Mailpostmaster@dfg.de oder postalisch an die oben unter Ziffer 1. angegebene Anschrift. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist. Beim Widerruf einer Einwilligung können Sie auch denjenigen Kontaktweg wählen, den Sie bei der Abgabe der Einwilligung verwendet haben.