Die Deutsche Forschungsgemeinschaft e. V. (nachfolgendend „DFG“) ist Verantwortliche dieser Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). In Entsprechung der die Verantwortliche treffenden Informationspflichten ersuchen wir Sie um Kenntnisnahme der nachstehenden Mitteilung:

• I. Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung?
• II. Zu welchem Zweck werden personenbezogene Daten verarbeitet?
• III. Welche personenbezogenen Daten werden auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet?
• IV. Werden personenbezogene Daten auch bei Dritten erhoben?
• V. Erfolgt eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling?
• VI. Besteht eine Verpflichtung zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten?
• VII. Wer hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, und welche Empfängerinnen oder Empfänger erhalten diese?
• VIII. Ist eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittländer beabsichtigt?
• IX. Speicherdauer
• X. Betroffenenrechte
• XI. Ihr Kontakt zu uns bei Fragen oder zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte

I. Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung?

1. Verantwortliche dieser Datenverarbeitung ist die

• Deutsche Forschungsgemeinschaft e. V. (DFG)
  Kennedyallee 40
  53175 Bonn
  Deutschland
  Tel. +49 228 885 - 2109
  presse@dfg.de
  www.dfg.de

2. Den Datenschutzbeauftragten der DFG erreichen Sie wie folgt:

• RA Dr. Karsten Kinast, LL.M.
  KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
  Hohenzollernring 54
  50672 Köln
  Deutschland
  Tel. +49 221 222 1830
  mail@kinast.eu
  www.kinast.eu

II. Zu welchem Zweck werden personenbezogene Daten verarbeitet?

Die Datenverarbeitung erfolgt für nachstehende Zwecke:

• Vorbereitung und Durchführung des Communicator-Preisverfahrens (insb. Prüfung/Evaluation der Bewerbungsunterlagen)
• Erstellung eines Porträtfilms der Preisträger*in im Vorfeld der Preisverleihung
• Nachvollzug der Entwicklung zwischen zwei Bewerbungen bei Wiederholungsbewerbungen
• Anonymisierte, statistische Auswertungen zum Altersdurchschnitt sowie zur Geschlechterverteilung von Bewerber*innen sowie zu regionalen und fachlichen Aspekten innerhalb einer Bewerbungsrunde zwecks Weiterentwicklung des Communicator-Preises
• Vorbereitung und Durchführung von Aktivitäten zu Jubiläen des Preises

III. Welche personenbezogenen Daten werden auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet?

a) Die DFG verarbeitet im Rahmen Ihrer Bewerbung auf die Ausschreibung zum Communicator-Preis (Vorbereitung der Entscheidung zur Preisvergabe, sog. Vertragsanbahnung, Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO) folgende Daten:

• Vor- und Nachname,
• dienstliche Kontaktdaten (Institution, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer),
• sonstige personenbezogenen Daten aus Ihrem Lebenslauf,
• sonstige Bewerberunterlagen (Anschreiben, Darstellung der Kommunikationsleistung),
• Vorauswahl,
• Jury-Beurteilungen und Sitzungsprotokolle der Jury aus der laufenden Ausschreibung

b) Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), Art. 7 DSGVO) verarbeitet die DFG folgende Daten:

• Filmaufnahmen, Darstellung der Kommunikationsleistung
• Bewerberdaten im Falle von Wiederholungsbewerbungen (Vor- und Nachname, dienstliche Kontaktdaten inkl. Angaben zur Institution, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, sonstige personenbezogene Daten aus Ihrem Lebenslauf, sonstige Bewerberunterlagen inkl. Anschreiben und Darstellung der Kommunikationsleistung) inkl. Beurteilungen und Sitzungsprotokolle der Jury aus den vorangegangenen Ausschreibungen mit Angaben zu Ihrem Namen und Ihrer Institution zum Nachvollzug der Entwicklung zwischen zwei Bewerbungen

c) Zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) verarbeitet die DFG folgende Daten:

• Personenbezogene Daten aus Vorschlagsschreiben von Vorschlagenden (Name, Institution, Fachbereich)
• Bewerberdaten von Preisträger*innen (Vor- und Nachname, dienstliche Kontaktdaten inkl. Angaben zur Institution, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, sonstige personenbezogenen Daten aus Ihrem Lebenslauf, sonstige Bewerberunterlagen inkl. Anschreiben und Darstellung der Kommunikationsleistung) zur Vorbereitung und Durchführung von Aktivitäten zu Jubiläen des Preises

IV. Werden personenbezogene Daten auch bei Dritten erhoben?

Wir verarbeiten überwiegend die personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der Ausschreibung zum Communicator-Preis direkt von Ihnen erhalten. Falls Sie von Ihrer Institution für den Communicator-Preis vorgeschlagen wurden oder Mitglied eines Bewerberteams sind, verarbeitet die DFG auch personenbezogene Daten, die ihr durch Ihre Institutionen bzw. von ihr beauftragte Personen oder Mitglieder Ihres Bewerberteams übermittelt werden.

V. Erfolgt eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling?

Wir verwenden weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO.

VI. Besteht eine Verpflichtung zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten?

Im Rahmen der Ausschreibung zum Communicator-Preis müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die eindeutige Identifikation Ihrer Person sowie die Entscheidung über das Preisverfahren und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Verarbeitung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir die Vergabe zum Communicator-Preis ggf. nicht durchführen können.

VII. Wer hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, und welche Empfängerinnen oder Empfänger erhalten diese?

Innerhalb der DFG haben auf Ihre personenbezogenen Daten nur Beschäftigte der DFG-Geschäftsstelle und ein Mitglied des Präsidiums als Vorsitz der Jury Zugriff, die einen solchen Zugriff zur Erfüllung ihrer Funktionen oder Aufgaben benötigen.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an externe Empfängerinnen und Empfänger nur dann weiter, wenn dafür eine gesetzliche Rechtfertigung besteht oder Sie darin eingewilligt haben. Dabei beachten wir den Grundsatz der Datensparsamkeit und geben Daten grundsätzlich nur in dem für den konkreten Zweck erforderlichen Umfang weiter. Dies gilt insbesondere für besondere Kategorien von Daten. Eine Datenweitergabe an Dritte zu ausschließlich deren kommerziellen Zwecken erfolgt nicht. Externe Empfängerinnen und Empfänger sind die Mitglieder der Communicator-Preis-Jury und die mit der Vorausauswahl jeweils beauftragte Person. Der Communicator-Preis ist eine gemeinsame Auszeichnung von DFG und Stifterverband.

Im Zuge der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zudem eine Weitergabe an Dienstleister, die zum Zwecke der Kommunikation und Vorbereitung der Preisverleihung personenbezogene Informationen zum Preisträger für DFG aufbereiten. Diese Firmen verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich weisungsgebunden im Auftrag der DFG.

VIII. Ist eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittländer beabsichtigt?

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittländer findet nicht statt.

IX. Speicherdauer

Sämtliche Unterlagen, die Grundlage für die Entscheidung zur Verleihung des Preises sind (Bewerbungsunterlagen sämtlicher Bewerber*innen, Nominierungen) werden für die Dauer von sechs Jahren gespeichert (§ 257 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 4 HGB in Verbindung mit § 147 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 3 AO). Dies gilt vorbehaltlich keiner anderweitigen Rechtsgrundlagen für eine darüber hinausgehende Speicherung, insbesondere Ihrer Einwilligung, gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen.

X. Betroffenenrechte

Als betroffene Person einer Datenverarbeitung haben Sie nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte (im Folgenden auch „Betroffenenrechte“):

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.

Berichtigungs- und Löschungsrecht: Sie können von uns die Berichtigung falscher Daten und – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – die Löschung Ihrer Daten verlangen.

Einschränkung der Verarbeitung: Sie können von uns – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.

Datenübertragbarkeit: Sollten Sie uns Daten auf Basis eines Vertrags oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.

Widerspruch gegen Datenverarbeitung bei Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“:

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Datenverarbeitung durch uns zu widersprechen, soweit diese auf der Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“ beruht. Sofern Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, werden wir die Verarbeitung Ihrer Daten einstellen, es sei denn, wir können – gemäß den gesetzlichen Vorgaben – zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung nachweisen, welche Ihre Rechte überwiegen.

Widerruf der Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie können zudem eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Wohnort bzw. Ihr Land zuständig ist, oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde.

XI. Ihr Kontakt zu uns bei Fragen oder zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte

Sie können sich bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Ihren Betroffenenrechten und einer etwaigen erteilten Einwilligung unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Bitte nutzen Sie zur Ausübung aller Ihrer zuvor genannten Rechte die oben unter Ziffer 1 angegebenen Kontaktdaten. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist. Beim Widerruf einer Einwilligung können Sie auch denjenigen Kontaktweg wählen, den Sie bei der Abgabe der Einwilligung verwendet haben.