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FAQ: Jährliche Erhebungen zu koordinierten Programmen

Grundlegendes zur Erhebung

Auf welcher Basis findet die Erhebung statt?

Die Sprecher haben gemäß der Verwendungsrichtlinien SFB, GRK oder EXC eine Verpflichtung, der DFG im Rahmen ihrer Berichtspflicht namentlich Angaben zu den mit DFG-Mitteln geförderten Personen zu machen. Genaueres findet sich in den jeweiligen Abschnitten der Verwendungsrichtlinien. Die Daten werden statistisch aufbereitet in Berichten der DFG verwendet (z.B. Jahresbericht der DFG, DFG-Infobrief).

Welchen Berichtszeitraum umfasst die Erhebung in den Koordinierten Programmen im Herbst 2020?

Erfasst werden sollen Daten zu allen Personen, die seit dem Start der letztjährigen Erhebung bis zum Start der diesjährigen Erhebung im Verbund wissenschaftlich tätig sind oder waren. (Optional sind Neuaufnahmen/Änderungen zusätzlich bis zu dem Tag, an dem Sie die Daten eintragen, möglich).

  • Für Graduiertenkollegs und Sonderforschungsbereiche gilt:
    Zu erfassen sind neu hinzugekommene Personen sowie Änderungen bei bereits erfassten Personen im Zeitraum vom 6. Mai 2019 bis 14. September 2020
  • Für Exzellenzcluster gilt:
    Zu erfassen sind neu hinzugekommene Personen und Professuren sowie Änderungen bei bereits erfassten Personen und Professuren im Zeitraum vom 23. September 2019 bis 14. September 2020

Erhobene Informationen

Zu welchem Personenkreis sollen Informationen erfasst werden?

Informationen zu folgenden Personen sollen erhoben werden:

  • alle Personen, die im Berichtszeitraum am Verbund beteiligt waren und substanziell an der Forschung mitwirkten, unabhängig von der Finanzierungsquelle,
  • Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftler, die im Berichtszeitraum im Rahmen eines zeitlich begrenzten Gastaufenthalts mindestens einen Monat im Verbund tätig waren und deren Reisemittel und/oder Stelle durch DFG-Projektmittel finanziert wurden.

Sollen Personen, die keine direkte Förderung aus Verbund-Mitteln (SFB, GRK oder EXC) erhalten, aber substantiell an dem geförderten Projekt mitarbeiten, in die Erhebung einbezogen werden?

Ja, auch Personen, die nicht aus Verbund-Mitteln gefördert werden (zu 0% oder zu 49 % und weniger), sollen erhoben werden. Dies gilt für alle Personen ab dem Status Doktorand und höher.

Müssen assoziierte Wissenschaftler erfasst werden?

Es sollen alle Personen (also auch assoziierte Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler) erfasst werden, die im Berichtszeitraum am Verbund beteiligt waren und substanziell an der Forschung mitwirkten, unabhängig von der Finanzierungsquelle.

Sollen auch Daten zu technischem Personal, Verwaltungspersonal (z.B. Sekretärinnen) oder wissenschaftlichen Hilfskräften (z.B. Studentinnen und Studenten) erhoben werden?

Nein, diese Personengruppen werden nicht einbezogen. Die Erhebung bezieht sich grundsätzlich nur auf promoviertes Personal. Eine Ausnahme bilden Personen, die eine Promotion anstreben. In diesem Fall sind die Personen mit der Statusgruppe "Doktorand/in" zu erfassen.

(Nur für ExStra-Verbünde relevant) - Welche Personen müssen bei Forschungszentren einbezogen werden, die zu Exzellenzclustern aufgestockt wurden?

Es sollen sowohl die wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Forschungszentren als auch die der Exzellenzcluster erhoben werden.

Wie werden Daten zu Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftlern eingetragen, die mehrmals im Erhebungszeitraum Gast im geförderten Projekt waren?

Es gibt die Möglichkeit für alle Personen mehrere Zeiträume einzutragen. Dies betrifft insbesondere Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftler. Gastaufenthalte sind nur ab einer Dauer von einem Monat (alle Aufenthalte zusammengerechnet) anzugeben und werden einzeln eingetragen.

Sollen Daten zu Personen eingetragen werden, die bereits ausgeschieden sind?

Ja, es sollen Daten zu allen Personen (ab dem Status Doktorand und höher) erfasst werden, die innerhalb des Erhebungszeitraums, also seit der letzten Erhebung substantiell am geförderten Projekt beteiligt sind/waren. D.h., die Erhebung gilt auch für Personen, die seit der letzten Erhebung eingetreten aber bereits wieder ausgeschieden sind.

Welche Personen sollen aufgenommen werden, wenn es den Verbund erst seit kurzem gibt und noch niemand explizit eingestellt worden ist?

Es sollen alle Personen (ab dem Status Doktorand und höher) erfasst werden, die substantiell in dem Verbund mitarbeiten, unabhängig davon, ob sie extra dafür eingestellt worden sind. Erhoben werden in jedem Fall die Professorinnen und Professoren, die den Antrag gestellt haben, sowie alle wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die substantiell in dem Verbund mitarbeiten, auch wenn sie nicht neu eingestellt wurden.

Sollen auch Angaben zu ehemaligen Doktorandinnen und Doktoranden gemacht werden?

Wenn die Personen in der Vergangenheit als Doktorand oder Doktorandin am Verbund mitgearbeitet haben und seitdem promoviert wurden, so sind die Informationen zum Ende ihrer Promotion noch einzutragen (unter „Bisher zu dieser Person erfasste Statusgruppen:“ „Doktorand/in"), auch wenn die Person bereits aus dem Verbund ausgeschieden ist.

Das gilt ebenfalls für Doktoranden/innen, die weiterhin im Verbund mitwirken, aber in eine andere Statusgruppe gewechselt sind (bspw. als Postdoktorand/in): Auch hier sind die Informationen zum Ende der Promotion noch nachzutragen.

(Nur für SFB/GRK-Verbünde relevant) - Sollen zu einem Verbund (z.B. IGK / TRR) gehörende ausländische Partnerverbünde ebenfalls erhoben werden?

Die zu den ausländischen Partnerverbünden gehörenden Personen sollen nicht aufgenommen werden. Nur wenn eine Person aus dem ausländischen Verbund als Gastwissenschaftler/in aktuell im Verbund in Deutschland mitwirkt, sind Informationen zu dieser Person zu erheben.

Sollen Stipendiaten erfasst werden?

Stipendiaten sind ab dem Doktorandenstatus mit der passenden Finanzierungsart zu erfassen.

Studentische Stipendiaten (z.B. DAAD RISE-Stipendiaten) sind nicht zu erfassen.

Wie sollen Personen erfasst werden, die den Verbund vorübergehend verlassen, z.B. aufgrund von Mutterschutz und/oder Elternzeit?

Für diese Personen ist bei Austritt aus dem Verbund unter „Beteiligung im Verbund“ ein Ende-Datum einzutragen. Bei Rückkehr der Personen, wird für sie ein neuer Beteiligungs-Zeitraum erfasst.

Personen, die in ihrer Elternzeit in Teilzeit weiter beschäftigt sind, werden unter „Beteiligung im Verbund“ mit der dazugehörigen Finanzierungsart weitergeführt.

Datenbereitstellung innerhalb des Verbundes (Hilfsfragebogen etc.)

Welchen Zweck hat der Hilfsfragebogen und an wen richtet er sich?

Der Hilfsfragebogen ist ein Hilfsmittel, das Sie bei Bedarf einsetzen können.
Stehen Ihnen die zu erhebenden Daten z.B. nicht zentral oder nicht vollständig zur Verfügung, können Sie diese über den Hilfsfragenbogen bei den beteiligten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen direkt erfragen.

  • Der Hilfsfragebogen steht als RTF-Dokument in deutscher und englischer Sprache auf der DFG-Internetseite zur Verfügung.
  • Geben Sie den Fragebogen an die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiter, deren Daten Ihnen nicht vollständig oder nicht aktuell vorliegen.

Die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tragen ihre Daten in den Hilfsfragebogen ein und schicken das Dokument an die für die Erhebung verantwortliche Person zurück. Die gesammelten Daten werden dann zentral durch den jeweiligen Verbund in das Erhebungsinstrument eingegeben.

Sollen der angekündigte Link zum Erhebungsinstrument an die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergegeben werden?

Der angekündigte Link ist aus Datenschutzgründen nur für die Sprecherinnen und Sprecher vorgesehen und darf nicht an die zu befragenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergeleitet werden. Der Zugang zum System ist passwortgeschützt.

Anonymisierte Daten

Welche Daten können anonymisiert eingegeben werden?

Bei den meisten Angaben (z.B. Geburtsdatum oder Nationalität) kann – wenn nötig – „keine Angabe" ausgewählt werden. Statt Vor- und Nachname kann ein Personencode eingegeben werden. Bitte beachten Sie dann die Hinweise zum Vergeben von Personencodes.

Wie vergebe ich Personencodes, um Personenangaben zu anonymisieren?

Die Code-Bezeichnung ist frei wählbar. Führen Sie aber unbedingt eine eigene Liste, aus der ersichtlich ist, welche Code-Bezeichnung mit welchem Mitarbeiter verknüpft ist. In der nächsten Erhebung werden auch die anonymen Personen vorbelegt und ihre Daten sollen fortgeschrieben werden.

Vorbelegungen - Daten aus der letzten Erhebung

Wie kommen die Vorbelegungen zustande?

Die Vorbelegungen in den Eingabefeldern ergeben sich aus den Daten, die in der letzten Erhebung eingetragen wurden. Diese Daten erfahren eine Qualitätssicherung durch die DFG, um unplausible Daten zu bereinigen.

Bitte achten Sie auf folgende Besonderheiten:

  • Vorbelegung ausgeschiedener Personen: Sie können ausgeschiedene Personen wieder aktivieren, falls sie wieder im Verbund mitarbeiten.

Wie löscht man vorbelegte Datensätze?

Vorbelegte Datensätze aus vorherigen Erhebungen können nicht gelöscht werden. Ist eine Person in der letzten Erhebung fälschlicherweise aufgenommen worden, schicken Sie bitte die Personen-ID des falschen Datensatzes an Link auf E-Mailerhebung-koordinierte-programme@dfg.de 

Auswahl Fächergruppe

Worauf ist bei der Auswahl der Fächergruppe zu achten?

Bitte tragen Sie den Forschungsschwerpunkt der jeweiligen Person ein, nicht den des Verbundes und auch nicht das eingeschriebene Studienfach/den Studienschwerpunkt.

Primäre Forschungsstelle

Was bedeutet „primäre Forschungsstelle“ (Einrichtung, an der Person tätig ist)?

Hier soll der Ort und die Institution erfasst werden, an bzw. in der die Person tatsächlich arbeitet (Primäre Forschungsstelle).

Statusgruppenwechsel

Wie werden Statuswechsel (z.B. von Doktorand zu Postdoktorand) im Erhebungsinstrument eingetragen?

Bitte tragen Sie für die vorhergehende Statusgruppe ein Enddatum ein und fügen Sie dann eine neue Zeile unterhalb ein, um dort die neue Statusgruppe und die dazu gehörige Finanzierung einzutragen. Bitte beachten Sie, dass im Falle von Doktorandinnen und Doktoranden sowie Medizindoktorandinnen und -doktoranden und weiteren wissenschaftlichen Personal nach weiteren Angaben gefragt wird.

Muss der Zeitpunkt der Promotion bekannt sein, wenn ein Statusgruppenwechsel von Doktorand/in auf Postdoktorand/in erfolgt?

Nein. Sie können auch „keine Angabe" eintragen. Tragen Sie das entsprechende Datum bitte in der nächsten Erhebung nach.

Beteiligung am Verbund

Wie wird der Beteiligungsstatus (beteiligt oder ausgeschieden) gesetzt?

Der Beteiligungsstatus wird automatisch vergeben. Ist ein Ende-Datum bei der aktuellen Finanzierung eingetragen worden, ist der Beteiligungsstatus „ausgeschieden", ist das Ende-Datum offen (Häkchen bei „Finanzierung noch nicht abgeschlossen), ist der Beteiligungsstatus „beteiligt".

Kann man Daten für die Zukunft eingeben (z.B. wenn das Ausscheidedatum bereits bekannt ist)?

Nein. Daten können nur bis zum aktuellen Tag eingegeben werden. Alles Weitere muss in der nächsten Erhebung fortgeführt werden.

Was trägt man ein, wenn ein Doktorand ausgeschieden ist, aber seine Doktorarbeit noch nicht beendet hat?

In diesem Fall gibt es die Möglichkeit ein Häkchen bei „noch nicht abgeschlossen" zu setzen.
Bei zukünftigen Erhebungen muss das Ende der Promotion nachgetragen werden.

Wann beginnt die Beteiligung einer Person? Ist eine neu bewilligte Stelle im Verbund ab ihrer Bewilligung oder erst zu dem Zeitpunkt der konkreten Förderung für die Erhebung relevant?

  • Der Beginn der Beteiligung einer Person ist immer der individuelle Eintritt in den Verbund, unabhängig vom Beginn der Bewilligung des Verbunds. Der Eintritt kann daher nur zeitgleich oder nach Förderbeginn des Verbunds erfolgen.
  • Dies gilt auch für beteiligte Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, die aus der Grundausstattung gefördert werden. Sind die Personen bereits vor Förderbeginn des Verbunds an der Einrichtung beschäftigt gewesen und von Beginn an am Verbund beteiligt, kann als Beginn-Datum das Datum des Beginns der Förderung des Verbunds angegeben werden.
  • Die Befragung umfasst nur Verbünde, deren Förderung bereits begonnen hat.

Finanzierungsart und -zeiten

Wie sind Finanzierungszeiträume anzugeben?

Zunächst erfolgt eine Auswahl der Finanzierungsart (z.B. „ohne Verbund-Finanzierung", „zu 1 bis 49% finanziert", etc.), dann trägt man die Dauer der ausgewählten Finanzierungsart ein.

Welche Finanzierungszeiträume müssen angegeben werden, wenn ein Mitarbeiter innerhalb des Beteiligungszeitraums nicht die ganze Zeit oder gar nicht Verbund-finanziert wurde?

Es muss für den gesamten Beteiligungszeitraum lückenlos die Finanzierung angegeben werden. Im Falle einer ‚Mischfinanzierung‘ muss jeweils die überwiegende Finanzierungsart (z.B. „ohne Verbund-Finanzierung", „zu 1 bis 49% finanziert", etc.) ausgewählt und die entsprechenden Zeiträume aufgeführt werden (es können mehrere Finanzierungsarten und deren Zeiträume hinzugefügt werden).

War der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin zwischenzeitlich nicht beteiligt, so ist hierfür kein Finanzierungszeitraum einzutragen.

Können Finanzierungsangaben aus der Vergangenheit noch geändert werden?

Die Daten können immer nur in der aktuellen Erhebung verändert werden, nicht in abgeschlossenen Erhebungen der Vorjahre.

Wie sind Teilzeitkräfte in Bezug auf Finanzierungsart und -umfang zu behandeln?

Die Finanzierungsart bezieht sich immer auf den Prozentanteil der Verbund-Finanzierung, egal, wie viele Stunden eine Person mitarbeitet. (Beispiel: Bei einer Teilzeitkraft, die zu 40% der regulären Arbeitszeit beschäftigt ist, deren Stelle aber zu 100% Verbund-finanziert ist, ist die Finanzierungsart „50% oder mehr verbund-finanziert" anzugeben.

Müssen bei Personen mit mehreren Folgeverträgen, diese immer einzeln eingetragen werden, auch wenn die Finanzierungsart gleich bleibt?

Nein. Wenn eine Person mehrere hintereinander folgende Verträge mit gleichbleibender Finanzierung hat, ist der Gesamtfinanzierungszeitraum einzutragen.

Abschließen von Einträgen und der gesamten Erhebung

Wie bearbeitet man Personen mit dem Bearbeitungsstatus „beendet“?

Die Datensätze dieser Personen können wieder geöffnet und weiter bearbeitet werden.

Wie schließt man die Erhebung ab?

Die Erhebung wird über den Button „Erhebung abschließen“ beendet.

Der Bearbeitungsstatus aller Personen muss dafür auf „beendet“ oder "Nicht bearbeiten" stehen. Der Bearbeitungsstatus ist dann beendet, wenn für die Person das Häkchen „Die Eingabe zu dieser Person ist geprüft und vollständig abgeschlossen" gesetzt ist.

Bitte beachten Sie:

  1. Für Ihre interne Ablage empfehlen wir Ihnen die gemachten Angaben zu Personen und Professuren herunterzuladen und abzuspeichern, bevor Sie die Erhebung abschließen.
  2. Zum Abspeichern Ihrer Einträge
    1. zu Personen benutzen Sie bitte im Reiter „Personen“ den Button „Personeneinträge herunterladen“.
    2. zu Professuren benutzen Sie bitte im Reiter „Professuren“ den Button „Professurdaten herunterladen“. (nur ExStra-Verbünde)
  3. Bitte prüfen Sie die herunter geladenen Daten, ehe Sie die Eingabe vollständig abschließen, damit Sie gegebenenfalls noch notwendige Änderungen vornehmen können.
  4. Nach dem Abschließen der Erhebung können Sie NICHT mehr auf die Daten im Erhebungsinstrument zugreifen.

Kann man nach Abschluss der Erhebung weiterhin Personen bearbeiten?

Nein. Nach der Beendigung der Erhebung über den Button „Erhebung abschließen" kann man keine Personen mehr bearbeiten.

In dringenden Fällen kann die Erhebung durch die Hotline (Tel: 0228-885-3033 oder Link auf E-Mailerhebung-koordinierte-programme@dfg.de) Link auf E-Mailwieder geöffnet werden.

Was ist der Unterschied zwischen Professur und Professor (nur für ExStra-Verbünde relevant)?

Professuren sind die Lehrstühle innerhalb des Verbundes. Für die Erhebung sind nur die ExStra-finanzierten Professuren relevant. Dagegen ist der Professor oder die Professorin die Amts- und Berufsbezeichnung des Inhabers einer Professur.

Sollen auch Professuren angegeben werden, die noch nicht besetzt sind?

Ja. Der Name der Lehrstuhlinhaberin oder des Lehrstuhlinhabers ist kein Pflichtfeld.

Müssen Inhaber der Professuren auch als Person erhoben werden?

Ja. Personen, die als Inhaber einer Professur eingetragen werden, müssen auch als Person erhoben werden.