Fragen zur Umsetzung des Leitlinienmodells oder zur Neuregelung der Verwendung der DFG-Programmpauschale können Sie über das Postfach Link auf E-MailPP_Finanzen@dfg.de stellen.

Aufgrund des Prüfungsberichtes des Bundesrechnungshofes hat der Rechnungsprüfungsausschuss des Deutschen Bundestages die transparentere und überprüfbare Verwendung der DFG-Programmpauschale für indirekte Projektausgaben gefordert. Das Leitlinienmodell ist die mit den Zuwendungsgebern und Vertretern der geförderten Einrichtungen abgestimmte Umsetzung dieser Forderung.

Die Leitlinie ist im Grunde eine qualifizierte Buchungsanweisung. Die DFG empfiehlt allen Einrichtungen, sich an der Link auf PDF-DateiMusterleitlinie zu orientieren.

Die Musterleitlinie enthält eine Positivliste mit Organisationseinheiten und Kostenarten, in denen üblicherweise indirekte Projektausgaben entstehen können, die im Bezug zu geförderten Forschungsvorhaben stehen. Die DFG empfiehlt, sich auf große Organisationseinheiten und Kostenarten mit hohen Ausgaben mit Forschungsbezug zu konzentrieren.

Nein. Die Entlastung soll in Organisationseinheiten und Kostenarten erfolgen. Verbuchungen auf Projektebene werden zukünftig als unzulässige Verstärkung der Projektmittel angesehen. Hintergrund dieser Änderung sind die vielen Beispiele der Prüfung des Bundesrechnungshofes, aber auch die Erfahrungen des Prüfungsdienstes der DFG, dass die Verfügbarkeit von DFG-Programmpauschale auf Ebene der Projektkostenstellen häufig zu Fehlverwendungen oder Rücklagenbildungen führt. Das Leitlinienmodell führt durch die Vereinnahmung im allgemeinen Haushalt der Einrichtung zur Entlastung von Organisationeinheiten und Kostenarten und dadurch zur Verstärkung der Haushaltsmittel. Es steht den Einrichtungen frei, mit eigenen Haushaltsmitteln Drittmittelprojekte zu unterstützen.

Die Meldung erfolgt per E-Mail an die Adresse

• Link auf E-MailPP_Meldung_Leitlinie@dfg.de. 

Bitte geben Sie die offizielle Bezeichnung und die Adresse der Einrichtung mit an.

Bitte melden Sie nur, dass die Leitlinie vorliegt und von ihrer Einrichtung verabschiedet wurde. Bitte vergessen Sie nicht die offizielle Bezeichnung Ihrer Einrichtung mit anzugeben, damit eine korrekte Zuordnung der Meldung möglich ist.

Die DFG kann aufgrund der Vielzahl und der Heterogenität der geförderten Einrichtungen die Leitlinien nicht vorab prüfen. Daher wird auch auf die Zusendung der Leitlinie verzichtet. Es genügt die einfache Meldung der Umsetzung der Vorgabe.

Für alle Bewilligungen, für die die neuen Verwendungsrichtlinien gelten, fehlt die Berechtigung zum Erhalt der Programmpauschale, wenn keine Leitlinie erlassen wird. Für Altfälle wird die Programmpauschale weiterhin auch ohne Leitlinie zur Auszahlung kommen.

Grundsätzlich soll die Regelung für alle Bewilligungen in Kraft treten, für die die neuen Verwendungsrichtlinien Anwendung finden. Für Altfälle können die Einrichtungen aber ebenfalls die Leitlinie anwenden.

Die geförderte Einrichtung hat sicher zu stellen, dass die jeweils einschlägigen Verwendungsrichtlinien auch für die empfangenden Einrichtungen gelten. D. h. für die Programmpauschale, dass neben den weiteren Voraussetzungen auch eine Leitlinie zur Verwendung vorliegen muss und an die weiterleitende Einrichtung gemeldet wird.

Nein. Die Vereinnahmung im Grundhaushalt soll in der Einrichtung vollzogen werden, in der die DFG-Programmpauschale ihre entlastende Wirkung entfalten soll. Dies ist die letztempfangende Einrichtung, die sich dazu ebenfalls eine Leitlinie zu geben hat.

Die DFG-Programmpauschale darf nur an inländische Körperschaften des öffentlichen Rechts oder inländische gemeinnützige juristische Personen weitergeleitet werden. Eine Weiterleitung ins Ausland ist ausgeschlossen.

Unter einer Einrichtung ist eine inländische, juristische Person zu verstehen, z. B. eine Universität oder ein gemeinnütziger eingetragener Verein.

In der Musterleitlinie wird die empfohlene Vorgehensweise beschrieben, die im Wesentlichen aus zwei Verarbeitungsschritten besteht: 1. Schritt Vereinnahmung der auf dem Bankkonto eingehenden DFG-Programmpauschale nach den entsprechenden Buchungsregeln auf einem Einnahmekonto/-titel. 2. Schritt Vereinnahmung im Grundhaushalt durch die an der jeweiligen Einrichtung geltenden internen Verfahrensweisen, z. B, durch Erhöhung der Budget-/Sollstellung von Haushaltsmitteln für Kostenstellen und Kostenarten, die indirekte Projektausgaben tragen.

Die Einrichtungen haben die Leitlinie grundsätzlich eigenverantwortlich nach den jeweils für sie geltenden Regelungen umzusetzen - es wird eine laufende Verbuchung empfohlen, um auch unterjährig eine Prüfbarkeit der Umsetzung der Leitlinie gewährleiten zu können.

Nein. Die Vorgabe des Rechnungsprüfungsausschusses sieht die Vereinnahmung im Grundhaushalt vor. Da es sich um eine Pauschale handelt, die der Teilausgabendeckung der indirekten Projektausgaben dient, ist ein Einzelnachweis von Geschäftsvorfällen, wie er durch Umbuchung auf einen außerhalb des Haushaltes liegenden Kostenträger entstehen würde, nicht vorgesehen. Daher wird die Vereinnahmung der DFG-Programmpauschale im Haushalt vorgegeben zur Verstärkung der Haushaltsmittel, aus denen die indirekten Projektausgaben finanziert werden. Die so verstärkten Haushaltsmittel unterliegen den allgemeinen Regeln der jeweiligen Einrichtung.

Nein. Die Regelungen gelten für Einrichtungen, die bereits eine Revision haben und/oder ihren Jahresabschluss von einem Wirtschaftsprüfer prüfen lassen. Die Revision muss die Leitlinie regelmäßig auf dem Prüfungsplan haben. Da die Leitlinie eine qualifizierte Buchungsanweisung enthalten soll, dürften die Buchungen regelmäßig zum Buchungsstoff der Jahresabschlussprüfung gehören, so dass die Einhaltung der Leitlinienvorgabe zur ordnungsgemäßen Rechnungslegung der Einrichtung gehört.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die Abstimmung der DFG mit dem Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. unter folgendem Link:

• Link auf PDF-DateiAbstimmung     der DFG mit dem Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V. zum Prüfungsumfang im Rahmen der Jahresabschlussprüfung

Grundsätzlich ist die Rücklagenbildung im Leitlinienmodell nicht vorgesehen, weil die DFG-Programmpauschale dem Sinn und Zweck nach eine Teilkostenabdeckung der indirekten Projektausgaben darstellt und daher ein Überschuss, der zu einer Rücklage führen würde, grundsätzlich nicht entstehen sollte. Da durch Mittelabrufe am Jahresende für das erste Quartal des Folgejahres aber theoretisch eine Rücklagenbildung notwendig sein kann, gewährt die Verwendungsrichtlinie eine Dreimonatsfrist, um diese Rücklage aufzulösen. Erfolgt die Auflösung der Rücklage nicht innerhalb dieser Frist, sind die entsprechenden Mittel an die DFG zurück zu zahlen.

Für Altrücklagen ist weiterhin eine Verwendungsplanung vorzuhalten und regelmäßig zu aktualisieren und zu überprüfen, bis die Rücklage aufgelöst ist.