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FAQ: Wissenschaftliche Geräte und Informationstechnik

In welchen Programmen kann man bei der DFG Geräte beantragen?

In vielen DFG-Programmen der Projektförderung können zusammen mit anderen Projektmitteln auch Geräte beantragt werden, wenn sie als Teil des Projekts spezifisch benötigt werden, aber ohne das Projekt nicht beschafft werden bräuchten, also nicht zur üblichen Ausstattung (Grundausstattung) dieser Forschungsrichtung gehören. In der Projektförderung geht die DFG davon aus, dass eine angemessene Ausstattung mit Geräten als Voraussetzung für DFG-Förderung zur Verfügung stehen muss.

Im Bereich der Wissenschaftliche Infrastrukturförderung gibt es das offene Programm der „Forschungsgroßgeräte“, in dem 50% der Investitionskosten für geeignete Großgeräte an Hochschulen von der DFG finanziert werden können. Hier werden typisch auch Geräte der oben genannten Grundausstattung beantragt und gefördert. Im Programm „Großgeräte der Länder“ begutachtet die DFG, leistet aber keinen Finanzierungsbeitrag. Die Großgeräteinitiativen werden nur auf Vorschläge aus der Wissenschaft hin ausgewählt und ausgeschrieben. Dort werden wie in DFG-Projekten die vollen Beschaffungskosten übernommen und weitere Mittelarten sind möglich. Finanzierungsanträge können nur auf eine aktuelle Ausschreibung hin eingereicht werden.

Was unterscheidet die Grundausstattung von der Ergänzungsausstattung im Hinblick auf DFG-Projektförderung?

Grundausstattung ist die für einen Fachbereich, ein Institut, eine Arbeitsrichtung allgemein übliche gerätetechnische Ausstattung. Die DFG darf gemäß den Vorgaben ihrer Geldgeber (AV-DFG) aus dem Projektförderbudget keine Grundausstattung finanzieren. Hierbei ist es unerheblich, ob ein Gerät der Grundausstattung prinzipiell fehlt oder das vorhandene Gerät veraltet oder defekt ist. Die Abgrenzung der Grundausstattung von DFG-finanzierbarer Ergänzungsausstattung, die rein projektspezifisch begründet ist, hängt von den Umständen und der geplanten Forschung ab. Daher kann man keine Listen von Geräten der Grundausstattung vorhalten, sondern muss im Zweifel immer den Einzelfall betrachten.

Welche Kostengrenzen für die Beantragung von Geräten gibt es?

In der Einzelförderung und den Koordinierten Programmen gibt es keine formalen Kostengrenzen, nur die Grenzen dessen, was man im Antrag begründen kann. Die beantragte Summe richtet sich nach den durch das Projekt gestellten Anforderungen. Ab Beschaffungskosten von brutto 10.000 Euro werden die Geräte bei der DFG als Investitionen betrachtet, darunter als Sachmittel.

Bei den Investitionsprogrammen „Forschungsgroßgeräte“ und „Großgeräte der Länder“ muss eine Untergrenze von 100 T € bei Fachhochschulen und 200 T € bei Universitäten überschritten werden. Details sind der jeweiligen Programmbeschreibung zu entnehmen.

Kann ich einen Antrag nur auf ein Gerät oder Großgerät stellen?

In den Investitionsprogrammen „Forschungsgroßgeräte“ und „Großgeräte der Länder“ beinhaltet ein Antrag genau ein Großgerät. In der Projektförderung ist die isolierte Beantragung eines Geräts oder Großgeräts in Prinzip möglich, jedoch nicht gut kompatibel mit den Bedingungen der Projektförderung, siehe die jeweilige Programmbeschreibung. Bei Großgeräteinitiativen kann man vergleichsweise frei wählen, ob man alle zugelassenen Mittelarten ausnutzt, oder nur das Gerät selbst beantragt.

Wie erfolgt die Beschaffung eines Forschungsgroßgerätes?

Die Beschaffung erfolgt zwingend durch die Hochschule selbst (siehe §8, Absatz 2, Satz 3 der AV-FGH: „Die Beschaffung erfolgt durch die Hochschulen.“)

Wie erfolgt der Mittelabruf bei einem bewilligten Forschungsgroßgerät?

Der Abruf der Mittel erfolgt mit dem zugehörigen Vordruck 41.038. Sobald Mittel bei der Beschaffung verausgabt werden, soll der DFG-Anteil abgerufen werden (siehe zugehörige Verwendungsrichtlinien 2.18). Zuständig ist die Gruppe Finanzen der DFG.

Was enthält die Landesregelung?

Die Landesregelung betrifft die Programme Forschungsgroßgeräte nach Art. 91b GG und Großgeräte der Länder. Sie enthält die Information der Länder an die DFG darüber, ob die Antragstellung durch die Hochschulen eigenverantwortlich erfolgen kann (auch die dritte Unterschrift bzgl. Finanzierung auf dem Quittungsdokument wird von der Hochschule geleistet), oder ein Antrag durch das jeweilige Land bei der DFG vorgelegt wird (dritte Unterschrift wird im Landesministerium geleistet und das Quittungsdokument kommt über das Landesministerium zur DFG).

Durch wen erfolgt die Beschaffung eines Gerätes aus einem DFG-Sachbeihilfeantrag?

Mittel für Geräte unter 10.000 Euro (brutto) werden wie andere Sachmittel abgerufen, die Beschaffung der Geräte < 10.000 Euro erfolgt durch die geförderte Einrichtung. Die Abrechnung erfolgt wie bei den anderen Sachmitteln über die Verwendungsnachweise.

Geräte ab 10.000 Euro (brutto) werden grundsätzlich durch die Zentrale Beschaffungsstelle der DFG (ZBS) beschafft. Die Beschaffung richtet sich nach der Verdingungsordnung für Leistungen - Teil A (VOL/A). Die Vergabeart wird durch die ZBS der DFG bestimmt. Diese Geräte werden den Sachbeihilfeempfängerinnen in der Regel als Leihgaben zur Verfügung gestellt. Darauf wird im Bewilligungsschreiben gesondert hingewiesen. Bei den Sonderforschungsbereichen und in der Exzellenzstrategie werden Geräte mit der Beschaffung sofort an die Hochschule übereignet.

Was ist bei der Einholung von Angeboten zu Geräten in Sachbeihilfeanträgen zu beachten?

Für alle Geräte ab 10 T € brutto wird ein Angebot des favorisierten Gerätes und eine Begründung der Gerätewahl anhand der technischen Spezifikationen und Besonderheiten benötigt. Sofern weitere Anbieter in Betracht kommen, werden auch hiervon Angebote und eine Stellungnahme zu deren Eignung benötigt. Dabei sollten die erforderlichen Gerätespezifikationen und die benötigte Leistungsklasse aus den Anforderungen des Antrags hervorgehen. Wenn im Fall der Bewilligung eine Ausschreibung durch die Zentrale Beschaffungsstelle der DFG erfolgen muss, weil mehrere Geräte die Anforderungen des Projekts erfüllen und keine weiteren Kriterien zur Auswahl vorliegen, wird eine vollständige firmenneutrale Leistungsbeschreibung benötigt.

Was ist das Besondere an einer DFG-Leihgabe?

Eine Leihgabe bleibt nach der Beschaffung durch die DFG im Eigentum der DFG und wird der Sachbeihilfeempfängerin für die Dauer der Arbeiten zur Verfügung gestellt. Sie oder er kann über deren Einsatz verfügen. Leihgaben können vom Empfänger bei einem Ortswechsel grundsätzlich mitgenommen werden. Der zuständige DFG-Fachbereich und die Zentrale Beschaffungsstelle der DFG sind hierbei zu beteiligen. Für Leihgaben können auch zusätzliche Mittel für Reparaturmaßnahmen beantragt werden.

Wie gehe ich vor, wenn ich im Laufe des Projektes Geräte benötige, die ursprünglich nicht beantragt worden waren?

Sofern Restmittel aus dem bewilligten Projekt zur Beschaffung von Geräten umgewidmet werden sollen, muss der zuständige Fachbereich der DFG gefragt werden. Dabei gelten die gleichen Grundsätze, wie bei der Beantragung von Geräten zu Beginn eines Projektes. Kleinere Geräte (unter 10 T €), die für das Forschungsprojekt notwendig werden, nicht zur Grundausstattung zählen und bei der Bewilligung des Projektes nicht ausdrücklich abgelehnt wurden, können aus bewilligten Mitteln im Rahmen der Verwendungsrichtlinien ohne Rücksprache mit der DFG abgerechnet werden. Hier behält sich die Gruppe Finanzen der DFG eine Prüfung vor.

Bei zusätzlichen Gerätewünschen über 10 T € muss der zuständige DFG-Fachbereich beteiligt werden.

Wie gehe ich vor, wenn ich Änderungswünsche zu beantragten und bereits bewilligten, aber noch nicht beschafften Geräten habe?

Wenn der Sachbeihilfeantrag noch nicht entschieden ist, muss der für den Antrag zuständige DFG-Fachbereich beteiligt werden. Wenn der Antrag bereits entschieden ist und das Gerät schon bewilligt wurde, muss die Zentrale Beschaffungsstelle der DFG gefragt werden.

Was geschieht mit für mein Projekt bewilligten Geräten, wenn ich die Einrichtung wechsele?

Leihgaben können von der geförderten Person auf Antrag zum neuen Standort mitgenommen werden, sofern sie dort für eigene DFG-Projekte benötigt werden. Umzug und Transferkostenübernahme müssen von der betreffenden Person oder ihrer Einrichtung geregelt werden. Werden die Forschungsprojekte nicht am neuen Ort fortgesetzt (z.B. durch Ausscheiden aus der aktiven Forschung oder Wechsel des Schwerpunktes) oder werden diese am ursprünglichen Standort weitergeführt (z.B. durch die ehemalige Arbeitsgruppe oder Mitnutzende), so können diese Geräte in der Regel an die ursprüngliche Einrichtung übereignet werden.

Bei Geräten, die von der DFG finanziert worden sind und sich im Eigentum der Einrichtung befinden, muss mit der Einrichtung (i.d.R. der Verwaltung), bei der das Gerät inventarisiert ist, Kontakt aufgenommen werden. Ggf. kann auch die DFG beteiligt werden.

Was muss unternommen werden, wenn Leihgaben von einem anderen Forschenden übernommen werden sollen?

Eine Leihgabe kann von einer anderen Person übernommen werden, z.B. wenn der/die ursprüngliche Leihgabenempfänger/in ausscheidet oder in eine andere Einrichtung wechselt und die Arbeiten am Ort von einem Mitantragstellenden oder der Arbeitsgruppe weitergeführt werden. Hierbei ist der zuständige DFG-Fachbereich und die Zentrale Beschaffungsstelle (Leihgabenverwaltung) zu beteiligen

Wie lange bleiben Leihgaben im Eigentum der DFG und wann werden sie der Institution übereignet?

n der Regel werden Leihgaben nach Ablauf von fünf bis sechs Jahren an die Institution übereignet. Der/die Bewilligungsempfänger/in wird hierbei beteiligt und kann ggf. eine Weiterbelassung als Leihgabe erreichen. Kriterien sind vor allem noch laufende DFG-Projekte.

Wann können Reparaturkosten durch die DFG übernommen werden?

Zusätzliche Mittel für ungewöhnliche Reparaturen können auf gesonderten Antrag bewilligt werden, wenn sich ein Gerät im Eigentum der DFG befindet und deren Übernahme aus anderen Finanzierungsquellen nicht möglich ist. Kalkulierbare Folgekosten, einschließlich absehbarer Reparaturmaßnahmen, die sich aus der Bereitstellung eines Gerätes ergeben, müssen grundsätzlich vom Träger der Institution übernommen werden (z.B. Wartung, Justierung, altersbedingte Abnutzung).

Aus bewilligten Sachbeihilfemitteln können im Rahmen einer Umdisposition ebenfalls Reparaturkosten für DFG-Leihgaben übernommen werden. Die Rahmenbedingungen sind die gleichen, wie bei der Bewilligung zusätzlicher Mittel aus dem Reparaturfonds. Bei Kosten unter 600 EUR kann dies ohne Zustimmung der DFG erfolgen. Ansprechpartner hierzu ist der zuständige DFG-Fachbereich.

An wen kann ich mich bei Fragen zu speziellen Geräten wenden?

n der Regel werden Leihgaben nach Ablauf von fünf bis sechs Jahren an die Institution übereignet. Der/die Bewilligungsempfänger(in) wird hierbei beteiligt und kann ggf. eine Weiterbelassung als Leihgabe erreichen. Kriterien sind vor allem noch laufende DFG-Projekte.