FAQ: Nationale Forschungsdateninfrastruktur

Antragsberechtigung

Auch Hochschulen in privater Trägerschaft sind antragsberechtigt, solange sie als gemeinnützig anerkannt sind und die Regeln zur guten wissenschaftlichen Praxis umsetzen.

Gewerbliche Einrichtungen können über ein Vergabeverfahren mit Aufträgen an Dritte eingebunden werden. Eine Einbindung in der Rolle als "Beteiligte" ist ausschließlich dann möglich, wenn eine Prüfung steuerrechtlicher Aspekte abschließend ergeben hat, dass eine solche Einbindung die Gemeinnützigkeit des Konsortiums nicht gefährdet.

Grundsätzlich sind die Institute der Max-Planck-Gesellschaft (MPG) und der Fraunhofer-Gesellschaft (FhG) keine rechtsfähigen Akteure. Wenn sich diese Institute im Rahmen der NFDI an der Antragstellung beteiligen wollen, sollen MPG bzw. FhG zusammen mit den einzelnen, konkret beteiligten Instituten genannt werden. Hier ist davon auszugehen, dass die jeweilige Institutsleitung gemäß der jeweiligen Satzung bevollmächtigt ist, sich im Namen des Vereins am Konsortium zu beteiligen und den Verein im Rahmen der Antragstellung zu verpflichten (§ 28 der Satzung der MPG, § 21 der Satzung der FhG).

Gemeinnützige Einrichtungen in internationaler Trägerschaft und mit Sitz in Deutschland sind in der Regel antragsberechtigt. Der Einzelfall wird jeweils geprüft.

Antragstellung

Der Antrag wird über das elan-Portal der DFG eingereicht. Zusätzlich zur elektronischen Antragseinreichung muss die antragstellende Einrichtung das Quittungsdokument, welches nach dem Hochladen des Antrags über elan generiert wird, ausgedruckt und unterschrieben an die DFG schicken. Die Leitungen aller mitantragstellenden Einrichtungen sowie alle Co-Sprecher*innen müssen jeweils eine Verpflichtungserklärung unterschreiben (NFDI General Compliance Form, nfdi130). Diese Verpflichtungserklärung muss nicht an die Geschäftsstelle der DFG geschickt werden. Die Erklärungen können dezentral bei den jeweiligen Einrichtungen verbleiben. Im Fall eines Verdachts wissenschaftlichen Fehlverhaltens wendet sich die DFG-Geschäftsstelle an die Sprechereinrichtung. Diese hält entweder bereits zentral alle Erklärungen vor oder besorgt die entsprechende Erklärung von den mitantragstellenden Einrichtungen.

Alle im Antrag genannten Beteiligten müssen einen Letter of Commitment formulieren und unterschreiben, in dem sie ihre Beteiligung kurz und formlos bestätigen. Diese Letters of Commitment müssen dem Antrag als Anhang beigefügt werden.

Daten aus anderen Sektoren

Sofern es für eine Community relevant ist, Daten aus der Wirtschaft in ihre Forschungen mit einzubeziehen, können auch solche Daten einbezogen werden. Dabei ist jedoch strikt auf die konsequente Einhaltung etwa (steuer-, zivil-)rechtlicher Rahmenbedingungen zu achten.

Mittel und Mittelverwendung

Eigenleistung

Die Eigenleistung hängt von der spezifischen Zusammensetzung der in einem Konsortium beteiligten Einrichtungen und den bereits existierenden Infrastrukturen und Services, die von einem Konsortium während der Förderung nachgenutzt werden können, ab. In der Begutachtung wird geprüft, ob die dargestellte Eigenleistung vor dem Hintergrund der beantragten Mittel angemessen erscheint. Nicht zur Eigenleistung zu zählen sind Grundaufgaben der antragstellenden Einrichtungen.

In ihrer Ausprägung und in ihrem Umfang muss die Eigenleistung geeignet sein, ein substantielles Interesse der antragstellenden Institution am Konsortium zu unterstreichen. Dies wird in der Begutachtung geprüft.

Informationen zur Eigenleistung sind für die Zwischenberichte erbeten, s. DFG-Vordruck nfdi140 (Instructions and Template for Consortia Progress Reports National Research Data Infrastructure [NFDI], Ziffern 1.5 „Operating Model“ und 4.1 „Description and Summary of Contributions by [Co-]Applicants“).

Im Verwendungsnachweis muss die Eigenleistung des Konsortiums nicht dokumentiert werden.

Mittelbeantragung

Nein. Für die Einbindung von Beteiligten notwendige Mittel können durch die antragstellende oder eine mitantragstellende Einrichtung beantragt werden.

In der Kategorie Sachmittel können Mittel für zukünftige Projektaufgaben beantragt werden. Die Mittel müssen für die Haushaltsjahre beantragt werden, in denen sie voraussichtlich gebraucht werden. Sie sind im Antrag zu begründen und es ist soweit möglich zu beschreiben, für welche Bedarfe sie voraussichtlich benötigt werden.

Bewilligte Mittel können auch für die Einbindung weiterer mitantragstellender oder beteiligter Einrichtungen eingesetzt werden. Diese können in Form einer kostenneutralen Ausweitung der Förderung nach positiver Begutachtung durch die DFG aufgenommen werden.

Ja. Konsortien können für ihre Aufgabenpakete in der Bearbeitung von Querschnittsthemen Mittel beantragen. Die Beantragung sollte nach Möglichkeit in Abstimmung mit dem Direktorat und anderen Konsortien erfolgen.

Mittel für Kooperationen und den Austausch innerhalb der NFDI sollen von den Konsortien selbst beantragt werden.

Zusatzanträge sind im NFDI-Kontext grundsätzlich ausgeschlossen. Auch unvorhergesehene, im Antrag ursprünglich nicht geplante Ausgaben müssen aus den einem NFDI-Konsortium ursprünglich bewilligten Projektmitteln finanziert werden.

Mittelverausgabung

Ja. Die Mittel sind an das Haushaltsjahr gebunden. Nur in begründeten Einzel- und Ausnahmefällen ist es möglich, eine Aufhebung der Mittelbindung an das jeweilige Haushaltsjahr in angemessener Höhe zu beantragen. Entsprechende formlose Anträge werden gegebenenfalls durch ein Mitglied der Begutachtungsgruppe geprüft.

Die Bewilligung ist grundsätzlich an das im Bewilligungsschreiben genannte Haushaltsjahr gebunden. In Ausnahmefällen kann beantragt werden, für ein bestimmtes Haushaltsjahr bewilligte, aber nicht in Anspruch genommene Projektmittel in einem späteren Jahr erneut bewilligt zu bekommen. Ein entsprechender formloser Antrag muss jeweils zum 30. September des Haushaltsjahres an die DFG gerichtet werden. Bitte fügen Sie diesem Antrag eine kurze Begründung bei und erläutern dabei insbesondere, für welche zukünftigen Projektaufgaben die zu übertragenden Mittel vorgesehen sind.

Aufgrund der begrenzten zur Verfügung stehenden Mittel und der sich daraus ergebenden begrenzten Spielräume können voraussichtlich nicht alle Anträge auf eine Übertragung von bewilligten Mitteln auf ein späteres Jahr berücksichtigt werden.

Weitere Informationen finden Sie in den NFDI-Verwendungsrichtlinien.

Bewilligte Mittel können auch für die Einbindung weiterer mitantragstellender oder beteiligter Einrichtungen eingesetzt werden. Diese können in Form einer kostenneutralen Ausweitung der Förderung nach positiver Begutachtung durch die DFG aufgenommen werden.

Personalkostensteigerungen sollten nach eigener Einschätzung eingeplant werden. Die Personalkostensätze der DFG dienen als Orientierung für die Berechnung der Personalkosten zum Zeitpunkt der Antragstellung. Darüber hinaus können Kosten, die für zu erwartende Personalkostensteigerungen anfallen werden, in der Antragssumme Berücksichtigung finden. Bitte beachten Sie, dass die Bewilligungssummen der NFDI- Konsortien bei Personalkostensteigerungen oder Änderungen der DFG-Personalkostensätze nicht angepasst werden können.

Ja. Für eine Förderung dieser und ähnlicher Kostenpositionen ist allerdings ausführlich zu erläutern, welchen Nutzen die „Community of Interest“ des Konsortiums durch die geplanten Anpassungen hat.

Das ist grundsätzlich möglich und liegt im Ermessensspielraum des Konsortiums, sofern DOIs für Veröffentlichungen vergeben werden, die aus der Arbeit des Konsortiums resultieren.

Es ist möglich, Werkverträge zu vergeben, sofern eine inhaltliche Begründung vorliegt. Der Auftragnehmer eines Werkvertrages kann eine natürliche Person oder eine juristische Person (z.B. GbR, GmbH) sein.

In der Regel sind mindestens zwei Vergleichsangebote beizulegen.

Grundlage für die Finanzierung von Veranstaltungen sind stets die Regelungen der jeweiligen Einrichtung, die die Mittel verausgabt, auch wenn die Veranstaltung an einer anderen Einrichtung stattfindet. Kosten für Raummiete sind nur dann abrechenbar, wenn diese nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen dem Projekt direkt zugeordnet werden können.

Caterings können finanziert werden; dabei muss allerdings beachtet werden, dass maximal die Kosten abgerechnet werden können, welche sich aus den für die Sprechereinrichtung gültigen Bewirtungsrichtlinien ergeben.

Fortbildungen können nicht zu Lasten der bewilligten Mittel finanziert werden, da eine spezifische Zuordnung der dafür anfallenden Kosten zum Projekt in der Regel nicht möglich ist.

Projektmittel können nur für sozialversicherungspflichtige Arbeitsverträge verwendet werden, soweit sich aus diesen Verwendungsrichtlinien oder dem Bewilligungsschreiben nicht etwas anderes ergibt. Insbesondere dürfen Sie nur ausnahmsweise und nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung der DFG in Stipendien umgewandelt werden.

In den Verwendungsrichtlinien (nfdi300) ist unter der Ziffer 5.2. angegeben: „Bei der Abrechnung sind die Bestimmungen des für die Bewilligungsempfängerin geltenden Reisekostengesetzes anzuwenden.“ Sofern für die antragstellende Einrichtung ein anderes Reisekostengesetz (z.B. das Landesreisekostengesetz) als für mitantragstellende Einrichtungen (z.B. das Bundesreisekostengesetz) gilt, können die Co-Sprecher*innen, die verpflichtet sind, das Bundesreisekostengesetz anzuwenden, gegenüber den Konsortien nur die nach Landesreisekostengesetz abrechenbaren Ausgaben abrechnen. Der Differenzbetrag zwischen Landesreisekostengesetz und Bundesreisekostengesetz geht zu Lasten der mitantragstellenden Einrichtungen.

Beantragte Gerätekosten können nur dann bewilligt werden, wenn im Antrag ausführlich und überzeugend dargestellt wird, dass das beantragte Gerät im Zusammenhang der Entwicklung von Services und Infrastrukturen der NFDI unverzichtbar ist; dies wird in der Begutachtung geprüft. Eine Abgrenzung zur Grundausstattung ist im Antrag vorzunehmen.

Ja, wenn es sich um CO2-Emissionen im Zusammenhang mit Dienstreisen handelt, die in dem geförderten Vorhaben entstanden sind.

Für die Berechnung der Kosten der CO2-Kompensation gilt Teil II des DFG-Vordrucks 71.03 – 11/21. Sofern der Reisedienstleister in den Reise-/Abrechnungsunterlagen bereits eine CO2-Tonnage ausweist, können diese Angaben zugrunde gelegt werden. 

Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie den beispielhaften Rechner des Umweltbundesamtes www.uba.co2-rechner oder www.klimaaktiv.de verwenden oder aber den folgenden Link zur Durchführung einer direkten Berechnungsmöglichkeit nutzen: https://uba-event-free.co2ckpit.de/de_DE/footprint/.

Dem folgenden Link können Sie alle erforderlichen Informationen zur Abrechnung der Co2-Komensation entnehmen.

Die Zertifikatsbeschaffung ist freiwillig. Ein CO2-Zertifikat muss aus einem Projekt stammen, das „nach UN-Regeln unter dem Mechanismus für umweltverträgliche Entwicklung (CMD) zertifiziert wurde oder gleichwertigen Standards“ entspricht (siehe Abschnitt 5.2. NFDI Verwendungsrichtlinien, DFG-Formular nfdi300 – 01/23). Informationen zu weiteren Fragen sind unter dem folgenden Link zu finden: www.umweltbundesamt.de/umwelttipps-fuer-den-alltag/siegelkunde/the-gold-standard 

Mittelweiterleitung

Grundsätzlich können unter Berücksichtigung der (steuer-)rechtlichen Bestimmungen Mittel auch an Beteiligte Einrichtungen weitergeleitet werden, sofern es sich nicht um zweckgebundene Mittel bzw. um Mittel für die eigene Stelle handelt. Voraussetzungen sind in der Regel u.a., dass

  • Beteiligte Hochschulen oder gemeinnützige (wissenschaftliche) Einrichtungen sind,
  • die Weiterleitung im Rahmen einer wissenschaftlichen Kooperation entweder Gegenstand von Antrag und Begutachtung war sowie Bestandteil der Bewilligung geworden ist oder nachträglich von der DFG genehmigt wird,
  • die Weiterleitung auf einem Rechtsverhältnis beruht, das die Geltung der Regularien des entsprechenden Fördervertrags nebst Verwendungsrichtlinien gegenüber dem Beteiligten sicherstellt, wobei der mittelempfangende Beteiligte alle fördermittelrechtlichen Bestimmungen beachtet, zu denen der Erstempfänger gegenüber der DFG verpflichtet ist (z.B. Nachweispflichten, Prüfungsrechte der DFG).

Mittel können grundsätzlich nur an Einrichtungen, nicht aber an Personen weitergeleitet werden.

Der Mittelweiterleitungsvertrag wird der DFG zur Kenntnis zugesendet. Fragen zur konkreten Vertragsgestaltung können die Konsortien ggf. direkt mit dem NFDI-Direktorat klären ().

Die Programmpauschale darf nur weitergeleitet werden, wenn die empfangende Einrichtung sich eine einrichtungsbezogene Leitlinie zur Verwendung der Programmpauschale gegeben hat. Bitte konsultieren Sie zu weiteren Fragen die folgenden Links zu den Neuregelungen der DFG-Programmpauschale und die FAQ zur Neuregelung der DFG-Programmpauschale.

Programmpauschale

Nein. Im Antrag werden nur die direkten Projektkosten aufgeführt und begründet. Die Programmpauschale in Höhe von 22% bezogen auf die bewilligten Projektmittel wird automatisch zugewiesen.

Nach DFG-Verwendungsrichtlinien erhalten seit dem 01.01.2023 ausschließlich solche Einrichtungen die Programmpauschale, die eine einrichtungsbezogene Leitlinie zur Verwendung der Programmpauschale erlassen und die DFG über die Existenz dieser Richtlinie informiert haben. Die Sprecher*innen müssen sich daher bestätigen lassen, dass auch mitantragstellende Einrichtungen eine entsprechende Richtlinie verabschiedet haben, um die Programmpauschale anteilig weiterzuleiten.

Sofern an beteiligte Einrichtungen Mittel weitergeleitet werden sollen, darf die Programmpauschale ebenfalls nur dann weitergeleitet werden, wenn die empfangende Einrichtung sich eine einrichtungsbezogene Leitlinie zur Verwendung der Programmpauschale gegeben hat.

Bitte beachten Sie zu weiteren Fragen die folgenden Links zu den Neuregelungen der DFG-Programmpauschale und zur FAQ zur Neuregelung der DFG-Programmpauschale.

Verwendungsnachweis

Der Verwendungsnachweis verzeichnet die Summe aller Ausgaben, die ein Konsortium in einem Kalenderjahr aus NFDI-Mitteln getätigt hat. Gemäß Ziffer 2.7 der Verwendungsrichtlinien (nfdi300) dürfen im Verwendungsnachweis nur Ausgaben erfasst werden, für die vertragsgemäß im selben Jahr ein tatsächlicher Abfluss an Zahlungsmitteln erfolgt ist, auf das sich der jeweilige Verwendungsnachweis bezieht.

Rückwirkende Buchungen zulasten des Verwendungsnachweises eines Vorjahres sind grundsätzlich nicht möglich.

Organisation

Jedes Konsortium kann seine eigene Organisationsform bestimmen. Wesentlich ist, dass die gewählte Organisationsform die Ziele des Konsortiums bestmöglich unterstützt und von allen mitantragstellenden Einrichtungen mitgetragen wird. Darüber hinaus sollte die Binnenstruktur des Konsortiums einer Integration in die Strukturelemente der NFDI – wie beispielsweise die Konsortialversammlung – förderlich sein.

Grundsätzlich ist die Erhebung von Gebühren zulässig. Die Bund-Länder-Vereinbarung zu Aufbau und Förderung einer NFDI vom 26. November 2018 nennt als eines der Förderkriterien "ein den Bedürfnissen von Nutzern und Anbietern angemessenes Betriebsmodell (ggf. einschließlich moderater Nutzungsgebühren)". Die Erhebung von moderaten Gebühren kann Teil eines Betriebsmodells sein, über das ein Konsortium seine Aufgaben auch längerfristig wahrnehmen kann. Zu beachten ist, dass das zu entwickelnde Geschäftsmodell die gesetzlichen Anforderungen und Vorgaben erfüllen muss, innerhalb derer das Konsortium seine Aktivitäten umsetzt.

Querschnittsthemen sind von zentraler Bedeutung für die NFDI und sollen im Zusammenwirken der Konsortien adressiert werden. Die dazu notwendige Verständigung zwischen den Konsortien kann z.B. Gegenstand des Abstimmungsprozesses in der Struktur der NFDI – z.B. im Rahmen der Konsortialversammlung oder der Sektionen des NFDI-Vereins – sein. Die Koordination der Querschnittsthemen obliegt dem Direktorat der NFDI.

Rollen

Die antragstellende Einrichtung sollte über eine ausreichend große Verwaltungsstruktur und dokumentierte Erfahrung in der Abwicklung von größeren Drittmittelprojekten verfügen. Die antragstellende Einrichtung muss zudem die Leitlinien zur guten wissenschaftlichen Praxis (gwP) umsetzen. 

Eine mitantragstellende Einrichtung muss sowohl rechtlich selbstständig als auch entweder in öffentlich-rechtlicher Trägerschaft oder gemeinnützig sein. Gewinnorientierte Einrichtungen und solche ausschließlich mit Sitz im Ausland sind nicht zulässig.

Eine beteiligte Einrichtung muss sowohl rechtlich selbstständig als auch entweder in öffentlich-rechtlicher Trägerschaft oder gemeinnützig sein.

Mitantragstellende Einrichtungen übernehmen die Verantwortung für mindestens einen Arbeitsbereich und beantragen dafür eigene Mittel. Im Bewilligungsfall erhalten sie diese Mittel per Weiterleitung über die antragstellende Einrichtung.

Die Rolle „Beteiligte“ ist für Akteure vorgesehen, die kontinuierlich Verantwortung für die Projektdurchführung übernehmen, dies aber in deutlich geringerem Umfang als eine mitantragstellende Einrichtung. Eine einmalige bzw. punktuelle Unterstützung des Konsortiums genügt nicht, um die Rolle eines „Beteiligten“ anzunehmen. Der Beitrag von Beteiligten ist im Antrag konkret darzustellen.

In diesem Fall kann die antragstellende Einrichtung auch Co-Sprecher*innen haben.

Wenn die mitantragstellende Einrichtung für mehr als einen Arbeitsbereich verantwortlich zeichnet, kann sie mehr als eine(n) Co-Sprecher*in benennen.

Sie sind sowohl organisatorischer als auch finanzieller Natur. Der/die Sprecher*in koordiniert die Antragstellung und ist, gemeinsam mit der antragstellenden Einrichtung, der er oder sie angehört, gegenüber der DFG für die ordnungsgemäße Mittelverwaltung und Mittelverwendung rechenschaftspflichtig.

Co-Sprecher*innen verantworten Aufgabenbereiche innerhalb des Konsortiums und haben damit inhaltlich-koordinierende Aufgaben. Sie sind dafür verantwortlich, die Ergebnisse ihres Aufgabenbereichs an den/die Sprecher*in weiterzuleiten. Sie arbeiten eng mit dem/der Sprecher*in zusammen.

Die Bewilligung eines Konsortiums erfolgt aufgrund der im Antrag dargelegten Struktur der (mit-)antragstellenden Einrichtungen und Beteiligten. In Ausnahmefällen können auch nach der Bewilligung weitere Einrichtungen und Beteiligte in ein Konsortium aufgenommen werden. Bitte richten Sie in diesem Fall eine schriftliche Anfrage an die DFG. Die DFG prüft, ob bei dem neu aufzunehmenden Partner die Antragsberechtigung gegeben ist.

Um den Wechsel eines/r Co-Sprecher*in und damit auch der mitantragstellenden Einrichtung seitens der DFG dokumentieren zu können, benötigt die DFG folgende Unterlagen:

  • den Namen des/der Co-Sprecher*in
  • eine Bestätigung der mitantragstellenden Einrichtung, die der/die Co-Sprecher*in verlässt, über:
    • den wechselbedingten Austritt der Einrichtung aus dem Konsortium,
    • die vollständige Mitnahme der das Konsortium betreffenden Aufgaben durch die/den Co-Sprecher*in an die neue mitantragstellende Einrichtung.
    • Diese Bestätigung ist sowohl von der Leitung der mitantragstellenden Einrichtung, die durch den Wechsel ggf. aus dem Konsortium ausscheidet, als auch von dem/der Co-Sprecher*in zu unterzeichnen.
  • eine Bestätigung der Einrichtung, zu der der/die Co-Sprecher*in wechselt, dass:
    • die Einrichtung dem Konsortium beitritt und alle damit verbundenen Aufgaben (Mittelverwaltung usw.) als mitantragstellende Einrichtung übernimmt,
    • die Co-Sprecher*in die das Konsortium betreffenden Arbeiten am neuen Standort durchführen wird.
    • Diese Bestätigung ist sowohl von der Leitung der mitantragstellenden Einrichtung, die durch den Wechsel ggf. neu in das Konsortium aufgenommen wird, als auch von dem/der Co-Sprecher*in zu unterzeichnen.
  • das von der Einrichtung, zu der die Co-Sprecher*in wechselt, unterschriebene General Compliance Formular nfdi130. Die weiteren mitantragstellenden Einrichtungen und Co-Sprecher*innen müssen dieses Formular nicht erneut unterschreiben. Außerdem muss das Formular 80.02 unterzeichnet werden. Dieses verbleibt bei der Einrichtung und muss der DFG nur auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

Bei der Neuaufnahme eines/r Co-Sprecher*in benötigt die DFG eine Bestätigung der mitantragstellenden Einrichtung mit Unterschrift der Co-Sprecher*in und der Leitung der Einrichtung, dass der/die neue Co-Sprecher*in alle von ihr oder ihm zu verantwortenden, das jeweilige Konsortium betreffenden Aufgaben übernimmt.

Die nachträgliche Aufnahme weiterer Beteiligter ist nur in Ausnahmefällen zulässig. Deshalb muss die DFG der Aufnahme neuer Beteiligter ausdrücklich zustimmen. Dazu werden konsequent drei Punkte geprüft:

  • ob die neu zu beteiligende Person/Einrichtung bei der DFG antragsberechtigt ist.
  • inwiefern ein Ausnahmefall vorliegt, der es rechtfertigt, eine Beteiligung erst nach Einreichung und Entscheidung des ursprünglichen Antrags herbeizuführen;
  • in welcher Weise eine beteiligte Person/Einrichtung kontinuierlich Leistungen für das Konsortium erbringt.

Eine beteiligte Einrichtung muss einen Letter of Commitment mit Unterschrift der Leitung der Einrichtung einreichen. Bei einer beteiligten Person ist eine formlose Bestätigung ausreichend, da keine Mittel an beteiligte Personen weitergeleitet werden dürfen.

Die Konsortien werden gebeten, die Informationen über die Aufnahme neuer beteiligter Einrichtungen/Personen an das NFDI-Direktorat weiterzugeben.