Das Verfahren zur Erstellung der Kandidierendenliste beginnt im Anschluss an die Senatsentscheidung über die Struktur der Fachkollegien und Fächer. Für die Wahl 2023 war dies im Frühjahr 2022. Das Verfahren wurde im Sommer 2023 mit der Veröffentlichung der Kandidierendenliste auf diesem Wahlportal abgeschlossen.

Die Kandidierendenliste wird nach folgendem Verfahren erstellt: In einem ersten Schritt werden der DFG Personen für eine Kandidatur vorgeschlagen. Das Recht, Kandidierende vorzuschlagen, steht den Mitgliedern der DFG und dem Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft für jede Fachkollegienwahl fachungebunden zu. Wissenschaftlichen Fachgesellschaften und Fakultätentagen muss der Senat dieses Recht für jede Fachkollegienwahl von neuem fachgebunden verleihen. Nachdem durch die Entscheidung des Senats feststeht, welche Fachgesellschaften und Fakultätentage fachgebunden vorschlagsberechtigt sind, schreibt die DFG alle vorschlagsberechtigten Institutionen an und bittet um die Einreichung von Vorschlägen für Kandidierende in den Fächern, für die sie vorschlagsberechtigt sind. Diese Vorschläge konnten für die Fachkollegienwahl 2023 bis zum 31. Oktober 2022 bei der DFG-Geschäftsstelle eingereicht werden. Bei dieser Frist handelt es sich um eine Ausschlussfrist, zu deren Wahrung der Eingang bei der DFG maßgeblich ist. Später bei der DFG eingehende Vorschläge werden nicht mehr berücksichtigt.

Die für eine Kandidatur vorgeschlagenen Personen müssen die Voraussetzungen des passiven Wahlrechts erfüllen und ihr schriftliches Einverständnis geben. Des Weiteren muss die Inkompatibilität mit anderen Ämtern beachtet werden, die je nach Amt zum Ausschluss der Kandidatur oder zur Pflicht der kandidierenden Person führt, sich im Falle der Wahl zwischen den unvereinbaren Ämtern zu entscheiden.