I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist der Datenschutzbeauftragte?

1. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

• Deutsche Forschungsgemeinschaft e. V. (DFG)
  Kennedyallee 40
  53175 Bonn
  Deutschland
  Tel. +49 228 885-1
  postmaster@dfg.de
  www.dfg.de

2. Gemeinsame Verantwortlichkeit

In manchen Förderverfahren, in denen die DFG mit anderen Forschungsförderorganisationen im In- und Ausland kooperiert, ist die DFG gemeinsam mit anderen Organisationen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Mit diesen Organisationen hat die DFG einen Vertrag über die gemeinsame Verantwortlichkeit abgeschlossen. Dies ist für Sie dann relevant, wenn Sie als Gutachterin bzw. Gutachter in einem solchen Förderverfahren mitwirken. Eine Liste der entsprechenden Förderverfahren mit Angaben der jeweils gemeinsam verantwortlichen Organisationen (inkl. deren Kontaktdaten) sowie Informationen zum wesentlichen Inhalt der Verträge zur gemeinsamen Verantwortlichkeit finden Sie hier:

• Zur Liste

3. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

• RA Dr. Karsten Kinast, LL.M.
  KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
  Hohenzollernring 54
  50672 Köln
  Deutschland
  Tel. +49 221 222 1830
  mail@kinast.eu
  www.kinast.eu

II. Was ist Gegenstand des Datenschutzes?

Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Dies sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Name, postalische Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.

III. Welche meiner personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen des Begutachtungsprozesses und der damit verbundenen Tätigkeiten verarbeiten wir nur die personenbezogenen Daten von Ihnen, die hiermit im Zusammenhang stehen. Dies können im Einzelnen sein:

• Dienstliche oder private Kontaktdaten, einschließlich Ihres Namens, Titels, Ihrer Adresse, Ihrer E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Allgemeine äußere und private Daten zur Person (Geschlecht, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit etc.)
• Daten zu früheren Begutachtungen bei der DFG
• Daten zu Aufenthaltsorten und -zeiten (Sitzungsteilnahme, Teilnahme an Veranstaltungen, Hotelreservierungen etc.)
• Allgemeine kategorisierende bzw. zuordnende Daten (Geschäftszeichen, Personen-ID, Bezug zu einem weiteren Vorgang / Antrag etc.)
• Daten im Zahlungsverkehr (IBAN, Bank, Rechnungsdaten etc.)
• Kompetenzdaten (Informationen zu Kenntnissen und Fähigkeiten, Zertifikate, Ausbildungsabschlüsse etc.)
• Erklärungen (Einwilligungen, Zustimmungen, sonstige abgegebene Erklärungen zu einem Sachverhalt etc.)
• Inhaltliche Daten (z.B. Bewertung eines Antrags, Zuordnung zu einem Fach / Thema, Zusammenfassungen, mögliche Befangenheitskonstellationen, sonstige inhaltliche Bezüge [Länder, Schlagworte etc.] etc.)
• Untersuchungen sowie sog. Maßnahmen im Sinne der DFG-Verfahrensordnung zum Umgang mit wissenschaftlichem Fehlverhalten, die bei einem festgestellten wissenschaftlichen Fehlverhalten durch den Hauptausschuss ausgesprochen werden
• Besondere Kategorien von Daten, z. B. Gesundheitsdaten, Mutterschutzzeiten oder Daten zu familiären Verpflichtungen (siehe Abschnitt IV.)

IV. Welche Zwecke werden mit der Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten verfolgt und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt diese?

Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

V. Werden meine personenbezogenen Daten auch bei Dritten erhoben?

Wir verarbeiten überwiegend die personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der Forschungsförderung direkt von Ihnen erhalten. Darüber hinaus verarbeitet die DFG auch personenbezogene Daten, die ihr durch die Antragsteller*innen oder durch die antragstellenden Institutionen und von ihnen beauftragte Personen über Projektbeteiligte übermittelt werden.

In einigen Konstellationen beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten auch von Dritten, z.B.:

• Von Ihrer Arbeitsstelle bzw. Ihrer Forschungsstelle, z.B. der Hochschule
• Von Dritten, z.B. anderen Gutachter*innen 
• Von Organisationen im In- und Ausland, mit denen die DFG im Rahmen der Forschungsförderung kooperiert
• Über öffentliche Quellen wie z.B. Internetseiten oder Publikationsdatenbanken

Erforderlichenfalls werden wir Sie hierüber in gesonderter Form genauer informieren.

VI. Erfolgt eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling?

Wir verwenden weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO.

VII. Muss ich meine personenbezogenen Daten bereitstellen?

Wir bitten um Verständnis, dass Sie im Rahmen der Begutachtung diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen müssen, die für die eindeutige Identifikation Ihrer Person, die Vorbereitung und Durchführung der Begutachtung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Verarbeitung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten können wir Sie gegebenenfalls nicht als Gutachter*in einsetzen. Um aus einer Vielzahl von Anträgen die besten ermitteln und fördern zu können, ist die DFG auf die Mithilfe ehrenamtlich tätiger Gutachter*innen angewiesen.

VIII. Wer hat Zugriff auf meine personenbezogenen Daten und welche Empfänger*innen erhalten diese?

Innerhalb der DFG haben auf Ihre personenbezogenen Daten nur Beschäftigte der DFG-Geschäftsstelle sowie die Gremienmitglieder Zugriff, die einen solchen Zugriff zur Erfüllung ihrer Funktionen oder Aufgaben benötigen.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an externe Empfänger*innen nur dann weiter, wenn dafür eine gesetzliche Rechtfertigung besteht oder Sie darin eingewilligt haben. Eine Datenweitergabe an Dritte zu ausschließlich deren kommerziellen Zwecken erfolgt nicht. Externe Empfänger*innen können sein:

• Sprecher*innen von Verbünden: Im Rahmen der Programme zur Förderung von Verbünden, also größeren Kooperationen mit mehreren Teilprojekten, haben die beantragenden Verbünde eine*n eine Sprecher*in, die als Ansprechperson des Verbundes fungieren und die Beantragung und Durchführung des Projekts koordinieren. Die DFG gibt an diese Sprecher*innen im Vorfeld der Begutachtungssitzung eine Information zu den Mitgliedern der Begutachtungsgruppe weiter, um etwaige Interessenskonflikte auszuschließen sowie um Begutachtungen, die vor Ort stattfinden, zu organisieren. Die Begutachtung erfolgt insoweit - in der Regel - in einer gemeinsamen Sitzung mit Antragsteller*innen und Mitgliedern der Begutachtungsgruppe sowie der ggf. beteiligten Berichterstattenden. Zudem gibt die DFG an diese Sprecher*innen auch Hinweise und Einschätzungen aus der Begutachtung weiter – ohne Namensnennung der Gutachter*innen.
• Hochschulleitungen: Im Rahmen der Programme, bei denen die Anträge von der Hochschulleitung gestellt werden, gibt die DFG an die Hochschulleitungen auch Hinweise und Einschätzungen aus der Begutachtung weiter – ohne Namensnennung der Gutachter.
• Weitere Beteiligte im Entscheidungsprozess zur Förderanträgen: Über die Inhalte aus der Begutachtung – ohne Namensnennung der Gutachter – werden Antragstellende und Co-Gutachter informiert. Teilnehmende Gutachter*innen bzw. Mitglieder der Fachkollegien erhalten im Vorfeld oder im Nachgang einer Begutachtungssitzung zum Zwecke eines wissenschaftlichen Austauschs bzw. der Netzwerkbildung Listen mit personenbezogenen Daten.
• Partnerorganisationen: Im Rahmen von Ausschreibungen mit anderen Förderorganisationen gibt die DFG personenbezogene Daten zur Prüfung der Gutachterauswahl bzw. einer evtl. Befangenheit an die Partnerorganisation weiter. Zudem wird die Partnerorganisation im Rahmen des Entscheidungsprozesses zu einem Antrag über die Inhalte des Gutachtens informiert.
• Gemeinsam mit uns verantwortliche Stellen: Wenn wir Forschung in Kooperation mit anderen Organisationen fördern, können andere Organisationen mit uns gemeinsam für die Datenverarbeitung verantwortlich sein (z.B. gemeinsame Antragsbearbeitung /-administration mit in- oder ausländischen Fördereinrichtungen bei multilateralen Maßnahmen). Die hierfür erforderlichen Daten werden dann mit diesen ausgetauscht.
• Dienstleister: Wir setzen Dienstleister ein, die mit der Erbringung von Services im Bereich von Informationsangeboten, der Erstellung von Statistiken und evaluativen Studien oder mit der Wartung unserer IT-Systeme betraut sind. Diese Dienstleister sind für uns als Auftragsverarbeiter tätig bzw. sind selbst Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre personenbezogenen Daten geschützt sind. Die Dienstleistenden dürfen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verarbeiten. Dies wird auch vertraglich sichergestellt.
• Öffentliche Stellen: Im Einzelfall müssen wir gegebenenfalls personenbezogene Daten an Behörden und staatliche Institutionen wie z.B. Staatsanwaltschaften, Gerichte, Finanzbehörden, Bundesrechnungshof oder die für die DFG zuständigen Ministerien bei Bund und Ländern übermitteln.
• Hochschulen / Forschungs- oder Forschungsfördereinrichtungen, sonstige wissenschaftsbezogene Einrichtungen, z.B. Stiftungen oder Ministerien:
  • Zur Beantwortung wissenschaftsbezogener Anfragen werden Daten im Einzelfall an einzelne der bezeichneten Einrichtungen weitergegeben.
  • Nach Abschluss von Untersuchungen über den Vorwurf eines wissenschaftlichen Fehlverhaltens werden bei Vorliegen eines begründeten Interesses und nach Maßgabe der Verfahrensordnung zum Umgang mit wissenschaftlichem Fehlverhalten personenbezogene Daten weitergegeben. Dies betrifft insbesondere die Institution / den Arbeitgeber, bei der / dem Sie angestellt sind.

IX. Ist eine Übermittlung meiner personenbezogenen Daten in Drittländer beabsichtigt?

Im Rahmen der Begutachtung kann eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Stellen, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gelegen ist, erfolgen. Hierbei stellen wir vor der Übermittlung sicher, dass außerhalb von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen bei der Empfänger*in entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z.B. durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, durch geeignete Garantien wie die Vereinbarung sog. EU-Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission mit der Empfängerin oder dem Empfänger) bzw. Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

Weiterhin können Drittlandübermittlungen erfolgen, wenn die Begutachtung im Rahmen eines Förderverfahrens erfolgen soll, in dem mit Organisationen aus Drittländern kooperiert wird, z.B. weil die beantragte Forschungsförderung mit Wissenschaftler*innen aus Drittländern erfolgen soll. In diesen Fällen ist die Übermittlung der Daten durch Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe b) bzw. c) legitimiert.

X. Wie lange werden meine personenbezogenen Daten gespeichert?

Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitigen Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, eingreifen.

XI. Welche Betroffenenrechte stehen mir zu?

Ihnen stehen folgende Rechte bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu:

1. Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten oder nicht. Sollte dies der Fall sein, haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen bezüglich der Verarbeitung.

2. Berichtigungsrecht

Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen und unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen zu lassen.

3. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht besteht z.B., wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

4. Einschränkung der Verarbeitung

Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. In diesem Falle speichern wir nur diejenigen personenbezogenen Daten, für die Sie eine Einwilligung erteilt haben oder für die die DSGVO eine Verarbeitung erlaubt. Beispielsweise können Sie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung haben, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestritten haben.

5. Datenübertragbarkeit

Sofern Sie uns personenbezogene Daten auf Basis eines Vertrags oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen übermitteln.

6. Widerruf der Einwilligung

Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

7. Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage „berechtigten Interesses“

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zu, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder den Ort eines mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist, oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem Sie wohnen, arbeiten oder ein mutmaßlicher Verstoß stattgefunden haben soll, der Gegenstand der Beschwerde ist.

XII. An wen kann ich mich bei Fragen oder zur Geltendmachung meiner Betroffenenrechte wenden?

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Geltendmachung Ihrer in Ziffer XI. Nr. 1–7 genannten Betroffenenrechte können Sie sich unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Bitte nutzen Sie unsere Kontaktdaten unter Ziffer I. Nr. 1. Für den Widerruf einer Einwilligung können Sie darüber hinaus stets auch denjenigen Kontaktweg wählen, den Sie bei der Abgabe der Einwilligungserklärung verwendet haben.