Grundvoraussetzung für die Finanzierung von Kinderbetreuungskosten in Förderprogrammen der DFG ist, dass das jeweilige vor Ort einschlägige Landesrecht die Finanzierung gewährleistet. Erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem Gleichstellungs-, Familienbüro oder der Reisekostenstelle vor Ort bezüglich der Möglichkeiten an Ihrer Hochschule.

Eine Erstattung setzt voraus, dass

• die kostenverursachende Maßnahme im unmittelbaren Zusammenhang mit von der DFG geförderten Tätigkeit steht und keine anderweitigen Erstattungsmöglichkeiten gegenüber Dritten bestehen,
• die Betreuungskosten für Kinder oder pflegebedürftige Angehörige ohne dienstliche Fortbildung, Dienstreise oder dienstliche Ausbildung nicht entstanden wären,
• die regelmäßig genutzten und vorrangig zu nutzenden Betreuungsmöglichkeiten nicht ausreichen oder nicht in Anspruch genommen werden können,
• die Betreuung erforderlich ist und nicht mit geringeren Kosten oder ohne zusätzliche Kosten sichergestellt werden kann. Die Betreuung ist nur dann als erforderlich anzusehen, wenn auch bei einer privat bedingten Abwesenheit für eine Betreuung gesorgt wird oder gesorgt würde. Eine Betreuung ist nicht mit geringeren Kosten oder ohne Kosten sicherzustellen, wenn zumutbare und übliche Alternativen nicht preiswerter sind und auf eine kostenlose Betreuung, beispielsweise durch Angehörige nicht zurückgegriffen werden kann.
• Finanziert werden kann Kinderbetreuung in den Randzeiten, d.h. außerhalb der ortsüblichen Öffnungszeiten von Kindertagesstätten oder Kinderbetreuung, für die es ortsüblich deutlich zu wenige Betreuungsplätze gibt. Als Maßstab zur Bestimmung der „ortsüblichen Öffnungszeiten“ kann ein Vergleich mit der am Ort, an dem die Kinderbetreuung in Anspruch genommen werden soll, regulär angebotenen Betreuung dienen. Häufig bieten Kindertagesstätten beispielweise eine Grundbetreuung zwischen 8 Uhr bis 16 Uhr an; Kinderbetreuung vor 8 Uhr und nach 16 Uhr könnte in diesem Beispiel als Randzeiten anerkannt werden.
• Auch darf kein direkter Geldfluss unmittelbar von der DFG an die Eltern erfolgen, sondern die Maßnahmen müssen über die Hochschulen bzw. einen Auftragnehmer der Hochschulen abgerechnet werden.
• Es muss sich um ein institutionalisiertes Angebot der Kinderbetreuung handeln, also können beispielsweise Dienstleistungen eines hochschuleigenen Familienservices, (die Reservierung von) Belegplätze(n) in Kindertagesstätten und Kinderferienbetreuung finanziert werden. Maßgeblich ist, dass die Arbeit gebende Hochschule für die Kinderbetreuung verantwortlich ist. Zudem muss eine Rechnung an die Hochschule gestellt werden. Dies gilt dann auch z. B. für "private" Babysitter*innen oder Kinderbetreuung nicht am Ort der Hochschule, sondern am Wohnort.
• Die Finanzierung von Betreuung während den ortsüblichen Öffnungszeiten ist nur dann möglich, wenn ortsüblich deutlich zu wenige Betreuungsplätze vorhanden sind. In diesem Fall müssen die Eltern den sonst auch üblichen örtlichen Eigenbeitrag zahlen. Darüberhinausgehende Beträge können aus der Pauschale finanziert werden. Zur Bestimmung des ortüblichen Eigenanteils ist auf die am Ort üblichen Gebühren für die Kinderbetreuung abzustellen (z.B. anhand kommunaler Beitragstabellen für die Kita-Betreuung).

Betreuungskosten können als Zuschuss grundsätzlich bis zum Erreichen der folgenden Höchstsätze erstattet werden:

• Auf kurzfristiger (siehe 1. unter Varianten der Kinderbetreuung) dienstlicher Fortbildung, Dienstreise oder dienstlichen Ausbildung pro Stunde in Höhe des jeweils gültigen, gesetzlichen Mindestlohns, § 1 Mindestlohngesetz (MiLoG).
• In allen anderen Fällen der Kinderbetreuung (siehe 2. unter Varianten der Kinderbetreuung) in Höhe der ortsüblichen Sätze.
• Pro 24 Stunden Betreuungskosten für maximal 10 Stunden.
• Pro Jahr in Höhe des nicht zu versteuernden Betrags für derartige Leistungen, dies bedeutet, derzeit
  • 600,- € pro Beschäftigtem für die kurzfristige Kinderbetreuung, siehe § 3 Ziffer 34a Buchstabe b EStG,
  • In unbegrenzter Höhe für die Kinderbetreuung von nicht schulpflichtigen Kindern in Kindertagesstätten oder ähnlichen Einrichtungen, siehe § 3 Ziffer 33 EStG,
  • In unbegrenzter Höhe die Reservierungskosten von Kita-Belegplätzen, siehe § 3 Ziffer 33 EStG,
  • In unbegrenzter Höhe Beratungs- und Vermittlungsgebühren, siehe § 3 Ziffer 34a Buchstabe a EStG.
• Werden mehrere Kinder getrennt voreinander betreut, gelten die vorstehenden Sätze für jedes Kind. Werden zwei oder mehr Kinder gemeinsam betreut, erhöht sich der Satz je Stunde auf das Eineinhalbfache des einfachen Stundensatzes und der Satz je 24 Stunden auf das Eineinhalbfache des einfachen Tagessatzes. Der Jahressatz bleibt unverändert. Abweichungen, insbesondere zur Anpassung an das Lohnniveau im Ausland, sind möglich. 24 Stunden sind ab Beginn der Kostenentstehung zu zählen, nicht pro Kalendertag.

Vor Ort ist zu dokumentieren:

• Bei der Beantragung von Dienstreisen, Fort- und Weiterbildungen/dienstlichen Ausbildungen ist durch die Beschäftigten anzuzeigen, dass Betreuungskosten anfallen werden und welche Höhe sie nach ihrer Einschätzung erreichen werden.
• Bei durch den Arbeitgeber unmittelbar veranlassten Maßnahmen sind voraussichtlich entstehende Betreuungskosten nach Eingang der entsprechenden Anordnung durch die Beschäftigten anzuzeigen.
• Entstandene Kosten sind in der Regel durch Belege nachzuweisen, soweit sie dem Beschäftigten vorliegen (beispielsweise Abrechnung der Betreuungseinrichtung oder direkt von dem Beschäftigten erworbene Fahrt- oder Flugscheine, in einer Rechnung ausgewiesene Unterkunftskosten für die zu betreuende Person). Zur Begründung der übrigen Angaben können Erklärungen des Beschäftigten akzeptiert werden. Auf Verlangen sind mit vertretbarem Aufwand zu erbringende Nachweise vorzulegen.

Soweit die DFG Ausgaben für Personal – darunter fallen auch die Kosten für Kinderbetreuung – finanziert, übernimmt sie zu keiner Zeit die Rolle des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber ist für die Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen und der Regelungen aus den einschlägigen Verwendungsrichtlinien selbstständig verantwortlich, insbesondere für die Beachtung des Besserstellungsverbotes. Somit ist der Arbeitgeber auch für die angemessene Anwendung der Regelungen aus § 3 EStG verantwortlich.

Soweit das einschlägige Landesrecht die Finanzierung von Kinderbetreuungskosten gewährleistet, sind hinsichtlich der Höhe der möglichen Finanzierung die steuerrechtlichen Regelungen aus § 3 EStG maßgeblich. Es gelten die folgenden Grundsätze, je nach Art der anfallenden Kinderbetreuung:

1. Finanzierung von kurzfristiger Kinderbetreuung
   Aus der Pauschale für Chancengleichheitsmaßnahmen können für Wissenschaftler*innen Maßnahmen zur kurzfristigen Betreuung von Kindern finanziert werden, die das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet haben oder die wegen einer vor Vollendung des 25. Lebensjahres eingetretenen körperlichen, geistigen oder seelischen Behinderung außerstande sind, sich selbst zu unterhalten Kurzfristig ist die Kinderbetreuung, wenn sie weder absehbar noch unbegrenzt ist und längstens eine Woche dauert.
   Es gilt , dass zusätzlich anfallende, unabwendbare Betreuungskosten von max. 600 Euro pro Jahr (Obergrenze insgesamt für die kurzfristige Betreuung von Kindern und pflegebedürftigen Angehörigen, s.u.) finanziert werden können, für welche die Eltern aus projektspezifischen Gründen nicht zur Verfügung stehen. Erforderlich ist weiterhin, dass die Betreuung über die ortsübliche Grundversorgung hinausgeht und die Betreuung nicht anderweitig organisiert werden kann. 
2. Finanzierung von nicht-kurzfristiger Kinderbetreuung
   Die nicht-kurzfristige Kinderbetreuung von nicht schulpflichtigen Kindern in Kindertagesstätten oder ähnlichen Einrichtungen kann ohne eine Betragsgrenze finanziert werden. Nicht-kurzfristig ist die Kinderbetreuung, wenn sie absehbar ist und/oder länger als eine Woche dauert. Auch hier gilt, dass die Eltern aus projektspezifischen Gründen nicht zur Verfügung stehen. Erforderlich ist darüber hinaus, dass die Betreuung über die ortsübliche Grundversorgung hinausgeht und die Betreuung nicht anderweitig organisiert werden kann.
3. Finanzierung von Betreuungs- und Reisekosten für Kinder und pflegebedürftige Personen aufgrund von Dienstreisen
   Kosten für die Hin- und Rückfahrt der Betreuungsperson zur und von der zu betreuenden Person werden nur erstattet, wenn die Betreuungsperson die Betreuung kostenlos leistet. Erstattungsfähig sind die Kosten für das preiswerteste zumutbare Verkehrsmittel im Rahmen der vorgenannten Höchstgrenzen. Erfolgt die Betreuung bei der Betreuungsperson, können Umwegkosten der Beschäftigten und Fahrtkosten der zu betreuenden Person unter den gleichen Voraussetzungen erstattet werden. Sofern die Betreuung am Ort der Dienstreise, Fortbildung oder dienstlichen Ausbildung erfolgt, können Übernachtungskosten für die zu betreuende Person (beispielsweise die Kosten für ein Beistellbett für das mitgenommene Kind) sowie Fahrtkosten der zu betreuenden Person oder der Betreuungsperson im Rahmen der Höchstgrenzen erstattet werden. 
   Fällt die Dienstreise kurzfristig (vgl. unter 1.) an, so ist die Finanzierung auf 600 € pro Förderjahr pro Beschäftigte*m gedeckelt.
4. Finanzierung von Kita-Belegplätzen
   Die Kosten der Erschließung und Sicherung von Belegplätzen in Kindertagesstätten oder ähnlichen Einrichtungen können für nicht-schulpflichtige Kinder ohne eine Betragsgrenze finanziert werden.
5. Finanzierung von Vermittlungs- und Beratungsgebühren
   Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen der Hochschule an ein Dienstleistungsunternehmen, das die Wissenschaftler*innen hinsichtlich der Betreuung von Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen berät oder hierfür Betreuungspersonen vermittelt können ohne eine Betragsgrenze finanziert werden.

Eine solche Finanzierung ist nur in Bezug auf die Betreuung von Angehörigen möglich, für die ein Pflegegrad vorliegt.

Folgende Vorgaben haben die Zuwendungsgeber der DFG für die Kostenübernahme für die Betreuung von pflegebedürftigen Personen aus DFG-Mitteln gemacht. Die DFG ist verpflichtet diese umzusetzen; entsprechend gilt:

• Grundsätzlich werden Pflegekosten von der Pflegeversicherung, der Hilfe zur Pflege oder der Beihilfe abgedeckt. Diese übernehmen im Fall der Verhinderung der Pflegeperson i.d.R. auch die Kosten einer Verhinderungs- oder Kurzzeitpflege.
• Nur in den Fällen, in denen Betreuungskosten nicht durch die vorgenannten Leistungen abgedeckt sind, kommt eine anteilige Übernahme der Betreuungskosten aus der Pauschale für Chancengleichheitsmaßnahmen in Betracht.
• Notwendige Voraussetzung der Kostenübernahme ist die Vorlage eines entsprechenden Ablehnungsbescheides (z. B. der Pflegeversicherung) und der Nachweis der Pflegebedürftigkeit i.S.d. § 61 Absatz 1 Sozialgesetzbuch XII.
• Das Vorliegen der Voraussetzungen für die Inanspruchnahme von Mitteln aus der Pauschale für Chancengleichheitsmaßnahmen für pflegebedürftige Angehörige ist vor Ort zu dokumentieren.
• Erfasst sind damit alle Pflegegrade.
• Für die kurzfristige Betreuung von Kindern und pflegebedürftigen Angehörigen insgesamt gilt die Obergrenze von 600 € jährlich.

Es wird bei Pflege vorausgesetzt, dass der anfallende Grundbetreuungsbedarf der Pflege bereits abgedeckt ist. Aus der Pauschale für Chancengleichheitsmaßnahmen können daher nur besondere Pflegeleistungen finanziert werden, die außerhalb des Grundbedarfs der Pflege liegen und für die die Pflegenden aus projektspezifischen Gründen nicht zur Verfügung stehen (z.B. aufgrund von Kongressbesuchen). Dabei können nur Aufwendungen, die über die im Rahmen des Pflegegrades bereits erstatteten Ausgaben hinausgehen, aus der Pauschale für Chancengleichheitsmaßnahmen finanziert werden.

Die Maßnahmen der Pflege von Angehörigen müssen darüber hinaus über die Hochschulen bzw. einen Auftragnehmer der Hochschule/n finanziert werden, d.h. es darf kein direkter Geldfluss zu den im Projekt tätigen Pflegenden stattfinden. Hierzu muss die Hochschule über ein entsprechendes Angebot für Personen mit Pflegebedarf verfügen (z. B. indem die Hochschule mit einem Familienservice mit entsprechendem Angebot zusammenarbeitet).
Auch hier gilt, dass das Besserstellungsverbot zu beachten ist. Hiernach dürfen von der DFG-geförderte Personen nicht besser vergütet werden als nach dem örtlich geltenden Tarifrecht finanzierte Personen, inklusive möglicher tariflicher Zulagen.

Bei der Gestaltung von Eltern-Kind-Zimmern in den wissenschaftlichen Einrichtungen ist eine anteilige Finanzierung der benötigten Gebrauchsgegenstände aus der Pauschale für Chancengleichheitsmaßnahmen möglich, soweit eine Nutzung durch DFG-geförderte wissenschaftlich tätige Personen erfolgt und ein entsprechender Mehrbedarf (im Verhältnis zur Grundausstattung) vorliegt. Wird das Eltern-Kind-Zimmer ausschließlich von Forscher*innen des Forschungsverbundes genutzt, ist eine vollständige Finanzierung aus der Pauschale für Chancengleichheitsmaßnahmen möglich.

Finanziert werden können (anteilig entsprechend der Inanspruchnahme durch DFG-geförderte Forscher*innen) beispielsweise:

• Spielsachen/Kinderbücher
• Kindermobiliar
• Wickeltisch
• Schreibtisch, Bürostuhl, für die projektspezifische Tätigkeit erforderliche technische Ausstattung, soweit nicht durch die üblichen durch das Land zur Verfügung gestellten Mittel finanzierbar.

Aus der Pauschale für Chancengleichheitsmaßnahmen kann für wissenschaftlich tätige Personen mit familiären Verpflichtungen (Kinderbetreuungspflichten oder auch die Pflege von Familienangehörigen mit Pflegegrad) ein Heimarbeitsplatz bzw. mobiles Arbeiten nach den für die Einrichtung geltenden Bestimmungen finanziert werden, soweit dies nicht bereits zur üblichen Ausstattung der Mitarbeitenden der Einrichtung zählt und für den Fortgang des Projekts und der familiären Situation notwendig und möglich ist. Erforderlich ist, dass Regelungen zum Arbeiten im Homeoffice bzw. zum mobilen Arbeiten an der Einrichtung grundsätzlich vorhanden sind. Die vorhandenen Regelungen sind entsprechend im Forschungsverbund bzw. im Forschungsprojekt anzuwenden.

Finanzierbar ist die technische Ausstattung, die erforderlich und notwendig ist, um die projektspezifische Arbeit auszuführen und nicht bereits als Grundausstattung der Hochschule (also z. B. der PC am Institutsarbeitsplatz) erwartet wird. D.h. es muss auch weiterhin ein ausreichend ausgestatteter Arbeitsplatz vor Ort in der Einrichtung/Hochschule zur Verfügung stehen. Die darüber hinaus benötigte Ausstattung des Heimarbeitsplatzes bzw. zum mobilen Arbeiten ist vom Forschungsverbund/der Projektleitung zu beschaffen und verbleibt im Eigentum der Hochschule. Unter der Voraussetzung können beispielsweise Laptops oder Docking Stations aus der Pauschale finanziert werden. Nicht finanziert werden können beispielsweise die Ausstattung mit WLAN im Homeoffice, zusätzlicher Stromverbrauch oder Büromöbel.

Die Pauschale für Chancengleichheitsmaßnahmen kann angesichts einer Doppelbelastung durch wissenschaftliche Arbeit und familiäre Verpflichtungen zur Finanzierung von Entlastungspersonal für Routinetätigkeiten der Forscher*innen eingesetzt werden.

Das Entlastungspersonal – i.d.R. studentische Hilfskräfte – ist zeitlich begrenzt und in einem angemessenen Umfang einzusetzen. Die Einschätzung und Begründung der Angemessenheit erfolgt durch die Bewilligungsempfängerin bzw. den Bewilligungsempfänger und unter Einbeziehung deren Personalabteilung. Diese Prüfung kann anhand einer Gesamtabwägung erfolgen. Hierfür muss berücksichtigt werden, inwieweit und mit welchem zeitlichen Aufwand der Einsatz von Hilfskräften dazu führt, Forschende mit Familie im Rahmen ihrer projektspezifischen Arbeit effizient zu entlasten. Die zur Entscheidung führenden maßgeblichen Überlegungen und Überlastungen/Entlastungen bei Doppelbelastungen durch Familie und Beruf sind unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit durchzuführen, zu dokumentieren und für Prüfungszwecke vor Ort vorzuhalten.

In den Graduiertenkollegs soll es den Doktorandinnen und Postdoktorandinnen ermöglicht werden, ihre Promotionsvorhaben beziehungsweise ihre anderweitigen Projekte trotz gesundheitlicher und/oder rechtlicher Einschränkungen ihrer Arbeitsfähigkeit in der Schwangerschaft oder Stillzeit soweit wie möglich zügig voranzutreiben.

Wenn die Doktorandin/Postdoktorandin infolge von Schwangerschaft oder der Betreuung ihres Säuglings bestimmte Arbeiten nicht ausführen kann oder darf, können deshalb für ihre Vertretung bzw. Unterstützung beispielsweise studentische oder technische Hilfskräfte aus den bereitgestellten Mitteln der Pauschale für Chancengleichheitsmaßnahmen finanziert werden.

Sollten diese Mittel nicht ausreichen, so können für diese spezifische Unterstützung von Doktorandinnen und Postdoktorandinnen zusätzliche Mittel bereitgestellt werden (vgl. auch Leitfaden für die Antragstellung Graduiertenkollegs Einrichtungsantrag, DFG-Vordruck 54.05). Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an die für die Betreuung Ihres Graduiertenkollegs zuständige Person.

In der Einzelförderung, Forschungsgruppen und Schwerpunktprogrammen sowie in Sonderforschungsbereichen kann Unterstützungspersonal für projektangehörige Wissenschaftlerinnen ebenfalls aus der Pauschale für Chancengleichheit finanziert werden, 

• wenn bestimmte Arbeiten aufgrund von Schwangerschaft oder Stillzeit nicht durchgeführt werden können 
• oder auch in Zeiten eines Beschäftigungsverbotes oder einer Elternzeit unabdingbare, fortlaufende Kosten gedeckt werden müssen (z. B. fortlaufende Kosten von Personal zur Pflanzenpflege, Tierhaltung u. ä.).

In den Programmen der Einzelförderung, Forschungsgruppen und Schwerpunktprogrammen ist abzuwägen, ob die Mittel aus der Pauschale (auch) für diese Maßnahme unbürokratisch verwendet werden sollen oder, ob sie für andere Vorhaben im Bereich Chancengleichheit zurückbehalten werden sollen und stattdessen ein Zusatzantrag gestellt werden muss. Informationen zu den Möglichkeiten eines solchen Zusatzantrages (Vertretung/Nachholzeit oder Unterstützungspersonal) entnehmen Sie bitte der dritten Aufklappbox auf www.dfg.de/chancengleichheit/ausfallzeiten.