Formular	
für Gerätebeschaffung durch die DFG	
 	
<Die grau gesetzten Textpassagen stellen Erläuterungen für Ihre Angaben dar. Diese bitte im finalen Dokument löschen!>
<Vorab-Erläuterungen zur Einordnung
Für die Beschaffung wissenschaftlicher Geräte in DFG-Projekten durch die Zentrale Beschaffungsstelle der DFG (ZBS) gilt eine Wertgrenze von brutto 50.000 Euro (bzw. im Rahmen der Exzellenzstrategie und bei Forschungszentren in Höhe von 150.000 Euro) Dieser Vordruck ist zu verwenden, wenn Projektmittel im Rahmen der Verwendungsrichtlinien zur Beschaffung eines solchen Geräts eingesetzt werden sollen. Er gilt für alle DFG-Förderverfahren, ausgenommen „Forschungsgroßgeräte“. 
Mit diesem Vordruck werden die für die Beschaffung erforderlichen Unterlagen und Informationen eingereicht. Im Interesse einer zügigen Bearbeitung bitten wir Sie darum, vollständige und aussagekräftige Angaben zu machen. Bitte berücksichtigen Sie, dass die DFG bei Beschaffungen an das geltende Vergaberecht gebunden ist und dass gewisse Vorlauf- und Bearbeitungszeiten damit einhergehen. 
Eingereicht wird der Vordruck von der Person, der das betreffende (Teil-)Projekt zugeordnet ist. Andernfalls muss die Einreichung erkennbar von der Projektleitung autorisiert sein. 
Gerätebeschaffungen basieren auf einer firmenneutralen, anonymisierten und funktionalen Leistungsbeschreibung gemäß der Projektanforderungen. Diese ist von zentraler Bedeutung bei der Vergabe und muss den potenziellen Herstellern hinreichend klar machen können, was gewünscht wird und welche Mindestkriterien gegeben sein müssen. Die DFG verwendet später zum Angebotsvergleich eine (als Template vorgegebene) Wertungsmatrix, in der die Spezifikationen tabellarisch wiedergegeben und mit Gewichtungsfaktoren zu versehen sind. Nach Start des Vergabeverfahrens können die Leistungsbeschreibung und Wertungsmatrix nicht mehr geändert werden. 
Insofern möchten wir Sie bitten, die Leistungsbeschreibung und Wertungsmatrix möglichst klar hinsichtlich der Kriterien zu fassen.
Das Vergaberecht sieht unterschiedliche Vergabeverfahren vor. Das jeweils geeignete Vergabeverfahren wird von der DFG ermittelt und festgelegt. Mit Ihren Angaben zur Marktrecherche sowie einer Vorlage von in der Regel mindestens drei eingeholten informellen Angeboten oder Preisinformationen im Rahmen der Markterkundung können Sie zu einer erheblichen Zeitersparnis im weiteren Verlauf der Vergabe beitragen. Bitte beachten Sie dabei, dass Ihre Marktrecherche unverbindlich für die anschließende Vergabe ist und diese sich im Umfang der zur Verfügung stehenden Mittel bewegt.
Wissenschaftliche Geräte benötigen häufig besondere Voraussetzungen für Aufstellung und Betrieb. Diese zu gewähren bzw. zu schaffen obliegt der Trägerinstitution. Spätestens zum anvisierten Liefertermin müssen sie sichergestellt sein. Bitte klären Sie die Voraussetzungen für Aufstellung, Installation und Betrieb ebenfalls bereits im Rahmen der Markterkundung mit potentiellen Anbietern und Ihrer Trägerinstitution ab. Auch Nutzungskonzepte und die personelle Betreuung können – gerätetypabhängig – von Bedeutung sein.
Wie geht es nach Einreichen der Unterlagen weiter? Sobald alle Voraussetzungen geklärt sind, wird das Vergabeverfahren von uns gestartet. Die von der DFG eingeholten Angebote werden vor der Auftragsvergabe an Sie weitergeleitet und anhand der mit Ihnen abgestimmten Wertungsmatrix von Ihnen bewertet. Stehen bis zur Lieferung und Inbetriebnahme weitere Klärungen an, werden wir ggf. auf Sie zukommen. Die Prüfung der ordnungsgemäßen Lieferung und die Durchführung der für eine Abnahme des Gerätes erforderlichen Funktionstests des gelieferten wissenschaftlichen Gerätes gehören zu den Aufgaben der Projektleitung. Die Ergebnisse dieser Prüfungen sind der DFG unverzüglich mitzuteilen, so dass die DFG als Auftraggeberin entweder die Abnahme erklären oder festgestellte Mängel rügen kann. 
Mit der von der DFG erklärten Abnahme und Ihrer Inbetriebnahme des funktionstüchtigen Geräts schließt die Beschaffung des Geräts ab. Die DFG begleicht die Rechnungen und übereignet der Trägerinstitution das Gerät zur projektgemäßen Verwendung unter gleichzeitiger Abtretung etwaiger Ansprüche gegenüber dem Auftragnehmer. Ab diesem Zeitpunkt kann auch die entsprechende Programmpauschale abgerufen werden. Sollten Gewährleistungsfragen auftreten, sind diese grundsätzlich von der Trägerinstitution als Eigentümerin des Gerätes selbst zu klären. Die Zentrale Beschaffungsstelle der DFG steht aber für Fragen, welche den Beschaffungsprozess betreffen, als Ansprechpartnerin zur Verfügung. Wir bitten dabei um Verständnis, dass eine rechtliche Beratung durch die DFG nicht erfolgt.>
1.	Allgemeine Angaben:
1.1.	Angaben zum DFG-Projekt
Geschäftszeichen:      	ggf. Teilprojekt:      	
Datum der Bewilligung:      	
Gerätebezeichnung lt. Bewilligung:      	
Bewilligungssumme für das Gerät lt. Bewilligung:      	

1.2.	Falls das Gerät nicht beantragt, begutachtet und bewilligt wurde, sondern aus pauschalen oder eingesparten Mitteln finanziert werden soll:
a) Gerätebezeichnung:
     
b) Aus welchen Mitteln soll die Beschaffung erfolgen?
     
c) Bitte begründen Sie, inwiefern es sich um ein projektspezifisch benötigtes Gerät handelt.
<Bitte bedenken Sie, dass die Verwendungsrichtlinien die Beschaffung von Geräten aus DFG-Mitteln ausschließen kann. Insbesondere bei Geräten, die zur zeitgemäßen Grundausstattung zählen, ist dies von der DFG zu prüfen. Insofern sollte hier die vorhandene Ausstattung ausführlich dargelegt und begründet werden, warum deren Nutzung nicht ausreicht.>
     
2.	Vorgesehener Aufstellungsort/Lieferadresse
Institution:      	
Zusatz 1:      	
Zusatz 2:      	
Straße:      	Hausnummer:      	
PLZ:      	Ort:      	

3.	Kontaktdaten der für Beschaffungsfragen bzw. für die Gerätebetreuung zuständigen Person
Titel, Amtsbezeichnung:      	
Vorname:      

	Name:      	
E-Mail:      	Telefon:      	
Hochschule, Fachbereich, Institut, Klinik:
     	
Straße:      	Hausnummer:      	
PLZ:      	Ort:      	
Ggf. weitere Ansprechperson:      		
E-Mail:      		

4.	Firmenneutrale Leistungsbeschreibung und Wertungsmatrix
<Zur Vorbereitung der Beschaffung wird eine firmenneutrale, anonymisierte und funktionale Leistungsbeschreibung über das System im bewilligten Umfang in deutscher Sprache benötigt. 
Diese enthält die Funktions- oder Leistungsanforderungen oder eine Beschreibung der zu lösenden Aufgabe, deren Kenntnis für die Erstellung des Angebotes erforderlich ist. Leistungsmerkmale sind dergestalt zu beschreiben, dass alle Bewerber die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen können und miteinander vergleichbare Angebote zu erwarten sind. Vor allem müssen Bezeichnungen für bestimmte Erzeugnisse oder Verfahren (z. B. Markennamen) vermieden und durch hinreichend genaue, allgemeinverständliche Bezeichnungen beschrieben werden. Die Erläuterung erfolgt durch verkehrsübliche Bezeichnungen von Umfang, Art und Konstruktion oder durch die Darlegung funktioneller Anforderungen an den Einsatz. Da die Leistungsbeschreibung in eine Wertungsmatrix mündet, ist darauf zu achten, dass die Leistungsbeschreibung klare Mindestkriterien und Kriterien, welche im Wettbewerb bewertet werden sollen, benennt. Außerdem sollten sowohl bei der Bedarfserhebung als auch bei Erstellung der Leistungsbeschreibung – soweit möglich – Nachhaltigkeitsaspekte in geeigneter Weise berücksichtigt werden. Sollten konzeptionelle Arbeiten im Rahmen der Auftragsabwicklung notwendig sein, bitten wir die Entwicklungsarbeit zu skizzieren und zu quantifizieren.

Zur Vorbereitung der Beschaffung wird korrespondierend zur firmenneutralen und funktionalen Leistungsbeschreibung eine Wertungsmatrix benötigt. Für die Wertungsmatrix ist die von der DFG vorgegebene Vorlage (s. u.) zu verwenden. 
Die Wertungsmatrix spiegelt die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Spezifikationen tabellarisch wider. Daher sind alle in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Anforderungen in die Wertungsmatrix (Spalte A) zu übernehmen. Hieraus ergibt sich später der technische Wert. Die Gewichtung (Spalte B) hat gemäß der Legende „Gewichtungsfaktor“ zu erfolgen. Hierbei ist zu beachten, dass angebotene Konfigurationen, welche eine projektspezifisch zwingend erforderliche Mindestanforderung nicht erfüllen, im Rahmen des Verfahrens nicht weiter berücksichtigt werden können. 
Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes werden der technische Wert sowie der Preis zu gleichen Teilen berücksichtigt. Sollten beim Preis die Lebenszykluskosten des Produktes berücksichtigt werden, muss die Wertungsmatrix in Abstimmung mit der DFG um weitere Faktoren ergänzt werden.
Nach Start des Vergabeverfahrens können Leistungsbeschreibung und Wertungsmatrix nicht mehr geändert werden.>
     
Hier laden Sie sich bitte das Template für die Wertungsmatrix herunter:
www.dfg.de/zbs/wertungsmatrix
5.	Marktrecherche, Preisinformationen, Angebote
5.1.	Erläuterung der Marktrecherche 
<Bitte nehmen Sie eine umfassende Marktrecherche vor und erläutern diese (Testmessungen, Konferenzen/Messen, Literatur, Internet …). Welche Anbieter wurden konkret identifiziert und kontaktiert, welche die projektspezifischen Anforderungen grundsätzlich erfüllen könnten? 
Gibt es Anbieter mit vergleichbaren Geräten, die Sie nicht kontaktiert haben? Gibt es Anbieter, die Sie kontaktiert haben und von denen Sie keine Preisindikation/informellen Angebote erhalten haben? Bitte entsprechend darlegen. Kann davon ausgegangen werden, dass keine weiteren Anbieter in Frage kommen, welche die projektspezifischen Leistungsdaten erfüllen und äquivalente Alternativen oder Ersatzlösungen anbieten können? 
Zur Dokumentation der Marktrecherche lassen Sie uns bitte mindestens drei aktuelle Preisindikationen/informelle Angebote bzw. adäquate Konfigurationsübersichten/-beschreibungen in Frage kommender Anbieter im beantragten und bewilligten Umfang, welche die für das Forschungsvorhaben erforderlichen Spezifikationen erfüllen, zukommen. 
Beachten Sie, dass ausschließlich CE-zertifizierte Geräte beschafft werden dürfen und die Marktrecherche in der Regel europaweit zu erfolgen hat.> 
     
5.2.	Ausführliche Begründung, falls ausschließlich ein Anbieter in Betracht kommt
<Warum kann die Leistung nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden? Ist die Verwendung einer anderen Gerätekonfiguration nicht möglich? Aufgrund welcher technischen Anforderungen kommt nur ein System vor dem Hintergrund der projektspezifischen Notwendigkeit in Betracht? Beziehen Sie sich dabei bitte explizit auf die zu lösenden analytisch-technischen Probleme und wissenschaftlichen Fragestellungen. 
Sollte aus Systemverantwortungs- oder Kompatibilitätsgründen lediglich ein Anbieter in Frage kommen, bitten wir Sie, dies ebenfalls ausführlich zu begründen. Welches Gerät soll erweitert werden? Was hat das Gerät seinerzeit gekostet? Für den Fall, dass dem von Ihnen vorgebrachten Kompatibilitätsaspekt nicht Rechnung getragen wird, mit welchen zusätzlichen Kosten, technischen Schwierigkeiten sowie zeitlichem Aufwand wäre zu rechnen?>
     

5.3.	Informelle Angebote oder Preisinformationen
<Zu berücksichtigen sind alle erforderlichen Komponenten, um eine weitest gehende technische Vergleichbarkeit zu gewährleisten. Bitte Preisangaben einschließlich aller Nebenkosten, Zubehör sowie Mehrwertsteuer/Einfuhrumsatzsteuer.
Bitte die Tabelle entsprechend ergänzen, wenn weitere Angebote vorliegen>
Informelle Angebote/Konfigurationen (Firma und Typ):	
1.	     		     	EUR	
		
2.	     		     	EUR	
		
3.	     		     	EUR

	
6.	Betriebs- und Nutzungsvoraussetzungen
6.1.	Angaben zu Aufstellungsbedingungen und Betrieb 
<Gibt es besondere Aufstellungsanforderungen (z. B. Klimatisierung; Schwingungsisolierung; Arbeits- und Strahlenschutz; etc.) oder personelle Anforderungen? Dann erbringen Sie bitte den Nachweis, dass die infrastrukturellen und personellen Voraussetzungen für den Gerätebetrieb bereits geschaffen wurden, oder wie und bis wann sie geschaffen werden. In diesem Fall muss eine Finanzierungszusage der Bewilligungsempfängerin für die notwendigen infrastrukturellen bzw. baulichen und personellen Maßnahmen vorgelegt werden. Die Ergebnisse von erforderlichen Messungen durch favorisierte Hersteller (z. B. Störfeld- und Schwingungsanalysen) sind dabei zu berücksichtigen und sollten ebenfalls vorgelegt werden. 
Sind die Betriebs- und Folgekosten durch das Trägerinstitut gesichert? Bitte beachten Sie, dass für alle zu beschaffenden Geräte die Voraussetzungen zur Aufstellung und Betrieb zum Zeitpunkt der Auslieferung zwingend gegeben sein müssen. Zum Betrieb gehört neben den allgemeinen Betriebskosten auch die Einhaltung einschlägiger Sicherheitsbestimmungen. Eventuell anfallende Folgekosten bei Nichterfüllung sind vom Trägerinstitut zu übernehmen.> 
     

6.2.	Angaben zur Nutzung
<Liegen besondere Nutzungsbedingungen vor? Wird das Gerät ggf. in ein Gerätezentrum integriert? Wie ist der Zugang geregelt?>
     
7.	Erklärungen
<Bitte bestätigen Sie durch Ankreuzen.>
[   ]	Hiermit erkläre ich, dass ich die Aufstellungs- und Betriebsvoraussetzungen sowie Betriebs- und Folgekosten für das zu beschaffende Gerät zum Zeitpunkt der Auslieferung mit meinem Trägerinstitut geklärt habe und diese sichergestellt sind.
(Anderenfalls entstehende Folgekosten sind ggf. aus Projektmitteln zu tragen.)
[   ]	Hiermit sage ich zu, bei der Lieferung bzw. Installation des Geräts die Prüfung der ordnungsgemäßen Lieferung bzw. die Abnahme unverzüglich vorzunehmen, 
bei einer Mängelfeststellung die DFG über eine Mängelanzeige gemäß 
DFG-Merkblatt 2.13 in Kenntnis zu setzen und schließlich die DFG über die Inbetriebnahme des Geräts zu informieren.
www.dfg.de/formulare/2_13
     		     	
Ort, Datum		Für die Angaben verantwortliche Person	

Anlagen
<Die einzureichenden Dateien einschließlich des Vordrucks für Gerätebeschaffung, sowie ggf. zusätzliche Begleitunterlagen, sind gemäß der nachfolgend aufgeführten Systematik zu benennen: 

Dokumentart (_ggf. Firma)_Gerät_Geschäftszeichen

Beispiel:
Vordruck für Gerätebeschaffung_Mustergerät_AB 123/4-5
Anlage A Wertungsmatrix_Mustergerät_AB 123/4-5
Anlage B Angebot_Musterfirma1_Mustergerät _AB 123/4-5
Anlage B Angebot_Musterfirma2_Mustergerät _AB 123/4-5
Anlage B Angebot_Musterfirma3_Mustergerät _AB 123/4-5
Anlage C Weitere_Unterlagen_Mustergerät_AB 123/4-5        

Den Vordruck für Gerätebeschaffung samt Anlagen bitte als rtf- oder pdf-Dokumente (ohne Zugriffsbeschränkungen), die Wertungsmatrix bitte als xlsx-Datei, per E-Mail (bei SFB, ExStra, FIP bitte an SFE-Finanzen@dfg.de, ansonsten bitte an zbs@dfg.de) unter dem betreffenden Geschäftszeichen übermitteln.>

Anlage A Wertungsmatrix
Anlage B Angebote
Anlage C Weitere Unterlagen