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FAQ: Wissenschaftliche Geräte und Informationstechnik

Häufig gestellte Fragen

Wie kann man bei der DFG Geräte beantragen?

Geräte können in verschiedenen Programmen der DFG beantragt werden. Dies sind zum einen die Einzelförderung und die Koordinierten Programme, zum anderen die Wissenschaftliche Infrastrukturförderung.

Wie unterscheiden sich die Förderungen?

Bei der Einzelförderung und den Koordinierten Programmen muss sich die Notwendigkeit eines Gerätes direkt aus einem beantragten Forschungsvorhaben ergeben und die Beschaffung eine wirkliche Ergänzungsausstattung (siehe unter 3) sein, denn die DFG geht bei der Bewilligung eines Projektes davon aus, dass eine angemessene Grundausstattung (siehe unter 3) für die Arbeiten zur Verfügung steht. Bei der Wissenschaftlichen Infrastrukturförderung werden Großgeräte für die Forschung gefördert. Diese können sowohl Grundausstattung als auch Ergänzungsausstattung sein und auch durch mehrere Arbeitsgruppen beantragt werden. Die Antragstellung richtet sich nach den entsprechenden Merkblättern und Vordrucken.

Was unterscheidet die Grundausstattung von der Ergänzungsausstattung im Hinblick auf DFG-Geräteinvestitionen?

Grundausstattung ist die für einen Fachbereich, ein Institut, eine Arbeitsrichtung allgemein übliche gerätetechnische Ausstattung. Hierzu ist auch der Bedarf zu rechnen, der sich aus der Notwendigkeit von Ersatzbeschaffungen ergibt. Die DFG geht bei Bewilligungen davon aus, dass die übliche Grundausstattung zur Verfügung steht, und fördert diesen Bedarf grundsätzlich nicht. Ergänzungsausstattung ist der darüber hinaus gehende für ein DFG-Projekt erforderliche, zusätzliche Bedarf. Hierzu gehörige Investitionen können durch die DFG finanziert werden.

Welche Kostengrenzen für die Bewilligung von Geräten gibt es?

In der Einzelförderung und den Koordinierten Programmen gibt es keine Kostengrenzen. Die Investitionshöhe richtet sich nur nach den durch das Projekt gestellten Anforderungen. Bei den Großgeräten der Infrastrukturförderung muss eine Untergrenze von 100 T € bei Fachhochschulen und 200 T € bei den übrigen Hochschulen überschritten werden. Die Obergrenze liegt bei 5 Mio. €.

Kann ich einen Antrag nur auf ein Gerät oder Großgerät stellen?

Ja, dafür kommen zwei Möglichkeiten in Frage: Zum einen kann jederzeit ein Antrag auf ein Forschungsgroßgerät gestellt werden. Hier können Finanzierungskosten allein für ein Gerät beantragt werden - im Gegensatz zu einem Sachbeihilfeantrag, der ein Forschungsvorhaben mit allen zur Durchführung erforderlichen Kosten, z.B. Personal, Verbrauchsmaterial, Geräte, enthält. Zum anderen gibt es Großgeräteinitiativen, bei denen herausragende Großgeräte besonderer Technologie und Anwendung gefördert werden. Die DFG fordert hierzu im Einzelfall in einer speziellen Ausschreibung zur Antragstellung auf.

Was unterscheidet einen Großgeräteantrag in den DFG-Sachbeihilfeanträgen von einem Antrag auf ein Forschungsgroßgerät nach Art. 91b GG?

Während die Notwendigkeit für ein Großgerät in einem DFG-Sachbeihilfeantrag durch ein bestimmtes Forschungsprojekt begründet sein muss und dieses Gerät nicht zur Grundausstattung der Einrichtung gehören darf, kann ein Forschungsgroßgerät auch für mehrere Arbeitsgruppen beantragt werden und zur Grundausstattung gehören, muss aber ebenso weit überwiegend in der Forschung eingesetzt werden.

Ein Großgerät in den DFG-Verfahren unterliegt bezüglich der Zusammenstellung bzw. Konfiguration keinen Einschränkungen, wohingegen ein Forschungsgroßgerät die Anforderungen an ein Großgerät nach Art. 91b, GG, erfüllen muss.

Wie erfolgt die Beschaffung eines Forschungsgroßgerätes?

Die Beschaffung erfolgt in der Regel durch die Verwaltung der Hochschule bzw. des Universitätsklinikums. Die Mittel sind je nach Landesregelung (siehe unter 9) beim zuständigen Ministerium oder bei der Hochschule bzw. dem Klinikum angesiedelt.

Wie erfolgt der Mittelabruf bei einem bewilligten Forschungsgroßgerät?

Der Abruf der Mittel kann durch die Hochschule oder das Land - je nach Landesregelung (siehe unter 9) - bei der DFG erfolgen. Die Mittel können bei der DFG vor, während oder nach der Auftragsvergabe oder Beschaffung abgerufen werden. Eine Schlussabrechnung ist hiervon unberührt. Zuständig ist die Gruppe Finanzen der DFG.

Was enthält die Landesregelung?

Die Landesregelung betrifft die Programme Forschungsgroßgeräte nach Art. 91b GG und Großgeräte der Länder. Sie enthält eine Vereinbarung der Länder mit der DFG darüber, ob ein Antrag durch das jeweilige Land oder die Hochschule bzw. das Universitätsklinikum bei der DFG vorgelegt wird und die hälftige Kofinanzierung (bei Forschungsgroßgeräten) bzw. die vollständige Finanzierung (bei Großgeräten der Länder) zugesichert wird.

Wie ist vorzugehen, wenn Forschungsgroßgerät oder ein länderfinanziertes Großgerät beantragt werden soll?

Erster Ansprechpartner ist i. d. R die Verwaltung der Hochschule bzw. des Universitätsklinikums. Dort muss je nach Landesregelung über die Finanzierung entschieden werden. Der Antrag selbst wird der Verwaltung vorgelegt und dann entsprechend der Landesregelung (siehe unter 9) entweder über das Ministerium des Landes oder direkt - mit einem entsprechenden Schreiben zur Finanzierung - an die DFG gesandt.

Durch wen erfolgt die Beschaffung eines Gerätes aus einem DFG-Sachbeihilfeantrag?

Mittel für Geräte unter 10 T € brutto werden zusammen mit den Sachmitteln zur Selbstbeschaffung freigegeben und die Geräte werden durch die Hochschule beschafft. Der Beschaffungsnachweis wird der Gruppe Finanzen der DFG vorgelegt.

Geräte über 10 T € werden grundsätzlich durch die Zentrale Beschaffungsstelle der DFG (ZBS) beschafft. Die Beschaffung richtet sich nach der Verdingungsordnung für Leistungen - Teil A (VOL/A). Die Vergabeart wird durch die ZBS der DFG bestimmt. Diese Geräte werden den Sachbeihilfeempfängern in der Einzelförderung und den koordinierten Programmen in der Regel als Leihgaben (siehe unter 13) zur Verfügung gestellt. Darauf wird im Bewilligungsschreiben gesondert hingewiesen. Bei den Sonderforschungsbereichen und einigen Sonderprogrammen werden Geräte mit der Beschaffung sofort an die Hochschule übereignet.

Was ist bei der Einholung von Angeboten zu Geräten in Sachbeihilfeanträgen zu beachten?

Für alle Geräte ab 10 T € brutto wird ein Angebot des favorisierten Gerätes und eine Begründung der Gerätewahl anhand der technischen Spezifikationen und Besonderheiten benötigt. Sofern weitere Anbieter in Betracht kommen, werden auch hiervon Angebote und eine Stellungnahme zu deren Eignung benötigt. Dabei sollten die erforderlichen Gerätespezifikationen und die benötigte Leistungsklasse aus den Anforderungen des Antrags hervorgehen. Wenn im Fall der Bewilligung eine Ausschreibung durch die Zentrale Beschaffungsstelle der DFG erfolgen muss, weil mehrere Geräte die Anforderungen des Projekts erfüllen und keine weiteren Kriterien zur Auswahl vorliegen, wird eine vollständige firmenneutrale Leistungsbeschreibung benötigt.

Was ist das Besondere an einer DFG-Leihgabe?

Eine Leihgabe wird mit der Beschaffung in das Eigentum der DFG übernommen und dem Sachbeihilfeempfänger für die Dauer der Arbeiten zur Verfügung gestellt. Er kann über deren Einsatz verfügen. Leihgaben können vom Empfänger bei einem Ortswechsel grundsätzlich mitgenommen werden. Der zuständige DFG-Fachbereich und die Zentrale Beschaffungsstelle der DFG sind hierbei zu beteiligen. Für Leihgaben können auch zusätzliche Mittel für Reparaturmaßnahmen (siehe unter 19) beantragt werden.

Wie gehe ich vor, wenn ich im Laufe des Projektes Geräte benötige, die ursprünglich nicht beantragt worden waren?

Sofern Restmittel aus dem bewilligten Projekt zur Beschaffung von Geräten umgewidmet werden sollen, muss der zuständige Fachbereich der DFG gefragt werden. Dabei gelten die gleichen Grundsätze, wie bei der Beantragung von Geräten zu Beginn eines Projektes. Kleinere Geräte (unter 10 T €), die für das Forschungsprojekt notwendig werden, nicht zur Grundausstattung zählen und bei der Bewilligung des Projektes nicht ausdrücklich abgelehnt wurden, können aus bewilligten Mitteln im Rahmen der Verwendungsrichtlinien ohne Rücksprache mit der DFG abgerechnet werden. Hier behält sich die Gruppe Finanzen der DFG eine Prüfung vor.

Bei zusätzlichen Gerätewünschen über 10 T € muss der zuständige DFG-Fachbereich beteiligt werden.

Wie gehe ich vor, wenn ich Änderungswünsche zu beantragten und bereits bewilligten, aber noch nicht beschafften Geräten habe?

Wenn der Sachbeihilfeantrag noch nicht entschieden ist, muss der für den Antrag zuständige DFG-Fachbereich beteiligt werden. Wenn der Antrag bereits entschieden ist und das Gerät schon bewilligt wurde, muss die Zentrale Beschaffungsstelle der DFG gefragt werden.

Was geschieht mit für mein Projekt bewilligten Geräten, wenn ich die Hochschule wechsele?

Leihgaben (siehe unter 13) können vom Sachbeihilfeempfänger auf Antrag zum neuen Standort mitgenommen werden, sofern sie dort für eigene DFG-Projekte benötigt werden. Umzug und Transferkostenübernahme müssen vom Sachbeihilfeempfänger geregelt werden. Setzt er seine Forschungsprojekte nicht fort (z.B. durch Ausscheiden aus der aktiven Forschung oder Wechsel des Schwerpunktes) oder werden diese am ursprünglichen Standort weitergeführt (z.B. durch die ehemalige Arbeitsgruppe oder Mitnutzer), so können diese Geräte in der Regel an die ursprüngliche Einrichtung übereignet werden. Bei Geräten, die von der DFG finanziert worden sind und sich im Eigentum der Einrichtung befinden, muss mit der Einrichtung (i.d.R. der Verwaltung), bei der das Gerät inventarisiert ist, Kontakt aufgenommen werden. Ggf. kann auch die DFG beteiligt werden.

Was muss unternommen werden, wenn Leihgaben von einem anderen Wissenschaftler übernommen werden sollen?

Eine Leihgabe (siehe unter 13) kann von einem anderen Wissenschaftler übernommen werden, z.B. wenn der ursprüngliche Leihgabenempfänger ausscheidet oder in eine andere Einrichtung wechselt und die Arbeiten am Ort von einem Mitantragsteller oder der Arbeitsgruppe weitergeführt werden. Hierbei ist der zuständige DFG-Fachbereich und die Zentrale Beschaffungsstelle (Leihgabenverwaltung) zu beteiligen.

Wie lange bleiben Leihgaben im Eigentum der DFG und wann werden sie der Institution übereignet?

In der Regel werden Leihgaben nach Ablauf von fünf bis sechs Jahren an die Institution übereignet. Der Bewilligungsempfänger wird hierbei beteiligt und kann eine Weiterbelassung als Leihgabe erreichen. Kriterien sind vor allem noch laufende DFG-Projekte.

Wann können Reparaturkosten durch die DFG übernommen werden?

Zusätzliche Mittel für ungewöhnliche Reparaturen können auf gesonderten Antrag bewilligt werden, wenn sich ein Gerät im Eigentum der DFG befindet und deren Übernahme aus anderen Finanzierungsquellen nicht möglich ist. Kalkulierbare Folgekosten, einschließlich absehbarer Reparaturmaßnahmen, die sich aus der Bereitstellung eines Gerätes ergeben, müssen grundsätzlich vom Träger der Institution übernommen werden (z.B. Wartung, Justierung, altersbedingte Abnutzung).

Aus bewilligten Sachbeihilfemitteln können im Rahmen einer Umdisposition ebenfalls Reparaturkosten für DFG-Leihgaben übernommen werden. Die Rahmenbedingungen sind die gleichen, wie bei der Bewilligung zusätzlicher Mittel aus dem Reparaturfonds. Bei Kosten unter 600 EUR kann dies ohne Zustimmung der DFG erfolgen. Ansprechpartner hierzu ist der zuständige DFG-Fachbereich.

An wen kann ich mich bei Fragen zu speziellen Geräten wenden?

Auf der DFG-Webseite finden Sie unter Gruppe Wissenschaftliche Geräte und Informationstechnik die Ansprechpartner und die zugeordneten Geräteschwerpunkte.

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