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FAQ: Jährliche Erhebungen zu koordinierten Programmen

Grundlegendes zur Erhebung

Die Sprecher haben gemäß der Verwendungsrichtlinien SFB, GRK, EXC oder GSC eine Verpflichtung, der DFG im Rahmen ihrer Berichtspflicht namentlich Angaben zu den mit DFG-Mitteln geförderten Personen zu machen. Genaueres findet sich in den jeweiligen Abschnitten der Verwendungsrichtlinien. Die Daten werden statistisch aufbereitet in Berichten der DFG verwendet (z.B. Jahresbericht der DFG, DFG-Infobrief), die Sie auf diesen Seiten abrufen können


Die letzte Erhebung zu SFB/GRK wurde im Sommer 2017 durchgeführt.
Die letzte Erhebung zur ExIn wurde im Herbst 2016 durchgeführt.
Die aktuelle Erhebung bezieht sich auf alle Personen mit wissenschaftlichem Abschluss, die seitdem an Ihrem Verbund mitarbeiten.

Erfasst werden sollen Daten zu allen Personen und Professuren, die seit dem Start der letztjährigen Erhebung, dem 26. September 2016 bis zum Start der diesjährigen Erhebung am 18. September 2017 im Verbund wissenschaftlich tätig sind oder waren. (Optional sind Neuaufnahmen/Änderungen zusätzlich bis zu dem Tag, an dem Sie die Daten eintragen, möglich).

Zu welchen Personen werden Informationen erhoben?

Folgende Personen sollen erhoben werden:

  • alle Personen, die im Berichtszeitraum am Verbund beteiligt waren und substanziell an der Forschung mitwirkten, unabhängig von der Finanzierungsquelle,
  • Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftler, die im Berichtszeitraum im Rahmen eines zeitlich begrenzten Gastaufenthalts durch Projektmittel, die die DFG dem Verbund zur Verfügung gestellt hat, finanziert wurden (Reisemittel und /oder Stellenfinanzierung) und mindestens einen Monat im Verbund tätig waren.


Die Personen werden nach folgenden Statusgruppen unterschieden:

Doktorandinnen und Doktoranden: Personen, die dem Verbund angehören, mit dem Ziel der Promotion (inklusive Doktorandinnen und Doktoranden, die im „fast track" promovieren, d. h. als Absolventin oder Absolvent eines Bachelor-Studiengangs zur Promotion zugelassen sind und sich noch in der Qualifizierungsphase befinden; in Graduiertenkollegs meist finanziert mit Qualifikationsstipendien in Höhe von 800 Euro/Monat (100% DFG-finanziert).

(Nur für SFB/GRK-Erhebung relevant)
Medizindoktorandinnen und –doktoranden: Personen, die dem Verbund angehören, mit dem Ziel der Promotion zum Dr. med. bzw. Promovierende in der Medizin, die während des Studiums promovieren (in Graduiertenkollegs meist finanziert mit Medizin-Stipendien in Höhe von 685 Euro/Monat).

Postdoktorandinnen und Postdoktoranden: Promovierte Nachwuchswissenschaftlerinnen und Nachwuchswissenschaftler, die keine Nachwuchsgruppen leiten.

Nachwuchsgruppenleiterinnen und Nachwuchsgruppenleiter: Promovierte Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, die eigenverantwortlich forschen und über eigenes wissenschaftliches Personal sowie ein eigenes Budget verfügen (ähnlich Emmy Noether-Programm). In der Regel leiten Nachwuchsgruppenleiterinnen und Nachwuchsgruppenleiter eine Gruppe von Promovierenden. Bitte nehmen Sie die in Frage kommenden Personen unabhängig davon auf, ob sie über das Promotionsrecht verfügen. Sofern die Nachwuchsgruppenleiterinnen und -leiter Juniorprofessorinnen oder -professoren sind, führen Sie diese Personen bitte nicht hier, sondern unter der Statusgruppe „Juniorprofessorinnen und -professoren" auf.

Juniorprofessorinnen und -professoren.

Professorinnen und Professoren: Personen, die eine planmäßige oder außerplanmäßige Professur, eine Honorarprofessur o. ä. innehaben.

Weiteres wissenschaftlich tätiges Personal: Hier kann bei Bedarf Personal mit akademischem Abschluss (ohne wissenschaftliche Hilfskräfte) aufgeführt werden, das keiner der anderen Gruppen zugeordnet werden kann.

Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftler: Personen, die im Rahmen eines zeitlich begrenzten Gastaufenthalts mindestens einen Monat (alle Aufenthalte zusammengerechnet) im Verbund tätig sind und durch DFG-Projektmittel finanziert werden (Reisemittel und /oder Stellenfinanzierung).

Ja, auch Personen, die nicht aus Verbund-Mitteln gefördert werden (zu 0% oder zu 49 % und weniger), sollen erhoben werden. Dies gilt für alle Personen ab dem Status Doktorand und höher.

Nein, Verwaltungspersonal wird nicht einbezogen. Die Erhebung bezieht sich grundsätzlich nur auf wissenschaftliches Personal mit einem akademischen Abschluss.

Nein, technisches Personal wird nicht einbezogen. Die Erhebung bezieht sich grundsätzlich nur auf wissenschaftliches Personal mit einem akademischen Abschluss.

Es sollen sowohl die wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Forschungszentren als auch die der Exzellenzcluster erhoben werden.

Es gibt die Möglichkeit für alle Personen mehrere Zeiträume einzutragen. Dies betrifft insbesondere Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftler. Gastaufenthalte sind nur ab einer Dauer von einem Monat (alle Aufenthalte zusammengerechnet) anzugeben und werden einzeln eingetragen.

Ja, es sollen Daten zu allen Personen (ab dem Status Doktorand und höher) erfasst werden, die innerhalb des Erhebungszeitraums, also seit der letzten Erhebung substantiell am geförderten Projekt beteiligt sind/waren. D.h., die Erhebung gilt auch für Personen, die seit der letzten Erhebung eingetreten aber bereits wieder ausgeschieden sind.

Es sollen alle Personen (also auch assoziierte Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler) erfasst werden, die im Berichtszeitraum am Verbund beteiligt waren und substanziell an der Forschung mitwirkten, unabhängig von der Finanzierungsquelle.

Es sollen alle Personen (ab dem Status Doktorand und höher) erfasst werden, die substantiell in dem Verbund mitarbeiten, unabhängig davon, ob sie extra dafür eingestellt worden sind. Erhoben werden in jedem Fall die Professorinnen und Professoren, die den Antrag gestellt haben, sowie alle wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die substantiell in dem Verbund mitarbeiten, auch wenn sie nicht neu eingestellt wurden.

Wenn die Personen in der Vergangenheit als Doktorand oder Doktorandin am Verbund mitgearbeitet haben und seitdem promoviert wurden, so sind die Informationen zum Ende Ihrer Promotion noch einzutragen (im Status-Reiter „Doktorand/in"), auch wenn die Person bereits aus dem Verbund ausgeschieden ist.


Wenn die Personen weiterhin im Verbund mitwirken, aber in einer anderen Statusgruppe (bspw. als Postdoktorand/in), so sind die Informationen zum Ende der Promotion noch im Status-Reiter „Doktorand/in" nachzutragen. Außerdem ist dann zum aktuellen Status das Datum einzutragen, zu dem der Wechsel in den neuen Status stattgefunden hat („Wechseldatum"). Das Datum, an dem die letzte prüfungsrelevante Leistung erbracht wurde (i. d. R. die mündliche Promotionsprüfung), gibt den Wechsel vom Doktoranden zum Postdoktoranden an.

Die zu den ausländischen Partnerverbünden gehörenden Personen sollen nicht aufgenommen werden. Nur wenn eine Person aus dem ausländischen Verbund als Gastwissenschaftler/in aktuell im Verbund in Deutschland mitwirkt, sind Informationen zu dieser Person zu erheben.

Stipendiaten sind ab dem Doktorandenstatus mit der passenden Finanzierungsart zu erfassen.

Qualifizierungsstipendiaten (nur für SFB/GRK relevant) werden mit der Finanzierungart „Qualifizierungsstipendium“ erfasst.

Studentische Stipendiaten (z.B. DAAD RISE-Stipendiaten) sind nicht zu erfassen.

Für diese Personen ist bei Antritt des Mutterschutzes/der Elternzeit unter „Beteiligung im Verbund“ ein Ende-Datum einzutragen. Bei Rückkehr der Personen aus dem Mutterschutz/der Elternzeit, wird für sie ein neuer Beteiligungs-Zeitraum erfasst.
Personen, die in ihrer Elternzeit in Teilzeit weiter beschäftigt sind, werden unter „Beteiligung im Verbund“ mit der dazugehörigen Finanzierungsart weitergeführt.

Datensammlung innerhalb des Verbundes (Hilfsfragebogen etc.)

Der Hilfsfragebogen ist ein Hilfsmittel, das Sie bei Bedarf einsetzen können.
Stehen Ihnen die zu erhebenden Daten z.B. nicht zentral oder nicht vollständig zur Verfügung, können Sie diese über den Hilfsfragenbogen bei den beteiligten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen direkt erfragen.

  • Der Hilfsfragebogen steht als RTF-Dokument in deutscher und englischer Sprache auf der DFG-Internetseite zur Verfügung.
  • Geben Sie den Fragebogen an die einzelnen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, deren Daten Ihnen nicht vollständig oder nicht aktuell vorliegen.
  • Die einzelnen Personen tragen ihre Daten in den Hilfsfragebogen ein.
  • Die beteiligten Personen schicken den ausgefüllten Bogen an den Sprecher oder die Sprecherin zurück.


Die gesammelten Daten werden dann zentral durch den jeweiligen Verbund in das Erhebungsinstrument eingegeben.

Der angekündigte Link ist aus Datenschutzgründen nur für die Sprecher vorgesehen und darf nicht an die zu befragenden Personen weiter geleitet werden. Der Zugang zum System ist passwortgeschützt.

Anonymisierte Daten

Sind Personen nicht erreichbar oder möchten sie nicht namentlich genannt werden, sollten sie anonymisiert angegeben werden. Bitte beachten Sie in diesem Fall auch den Hinweis zu „Wie vergebe ich Personencodes".

Statt Vor- und Nachname kann ein Personencode eingegeben werden. Für andere Pflichtfelder (z.B. Geburtsdatum, Geschlecht und Nationalität) kann – wenn nötig – „keine Angabe" ausgewählt werden.

Nein. Die Person kann aber neu und dann anonym eingeben werden. Schicken Sie bitte dann die Personen-ID des alten Datensatzes an sfb-grk-erhebung@dfg.de bzw. exin-monitoring@dfg.de. Die Personen-ID finden Sie im URL-Feld der Personen-Detailansicht.
Wir löschen dann den alten Datensatz nach Ende der Erhebung. Bitte beenden Sie den zu löschenden, alten Datensatz trotzdem (ggf. mit fiktiven Daten), ansonsten kann die Erhebung nicht abgeschlossen werden.

Die Code-Bezeichnung ist frei wählbar. Führen Sie aber unbedingt eine eigene Liste, aus der ersichtlich ist, welche Code-Bezeichnung mit welchem Mitarbeiter verknüpft ist. In der nächsten Erhebung werden auch die anonymen Personen vorbelegt und ihre Daten sollen fortgeschrieben werden.

Vorbelegungen - Daten aus der letzten Erhebung

Die Vorbelegungen in den Eingabefeldern ergeben sich aus den Daten, die in der letzten Erhebung eingetragen wurden. Diese Daten erfahren eine Qualitätssicherung durch die DFG, um unplausible Daten zu bereinigen.

Bitte achten Sie auf folgende Besonderheiten:

  • Vorbelegung ausgeschiedener Personen: Sie können ausgeschiedene Personen wieder aktivieren, falls sie wieder im Verbund mitarbeiten.
  • Feld „aktuelle Statusgruppe": Es wird die zuletzt in diesem Feld gespeicherte Statusgruppe vorbelegt. Es kann in manchen Fällen vorkommen, dass dies nicht die aktuellste Statusgruppe ist. Bitte tragen Sie in diesem Fall die aktuelle Statusgruppe im Feld „aktuelle Statusgruppe" ein und speichern Sie den Datensatz.
  • Nur für SFB/GRK-Erhebung relevant: Auslandsaufenthalte: Diese sind nicht mit Vorjahresdaten vorbelegt, da nur die im Berichtszeitraum durchgeführten Aufenthalte zu erheben sind.
  • Beteiligungszeiträume: Es ist nur letzteingetragene Beteiligungszeitraum vorbelegt, damit Sie diesen für den neuen Berichtszeitraum fortsetzen bzw. ergänzen können.

Einzelne Angaben können gelöscht bzw. geändert werden.
Es können jedoch nicht ganze Personendatensätze gelöscht werden. Ist eine Person in der letzten Erhebung fälschlicherweise aufgenommen worden, schicken Sie bitte die Personen-ID des falschen Datensatzes an sfb-grk-erhebung@dfg.de bzw. exin-monitoring@dfg.de. Die Personen-ID finden Sie im URL-Feld der Personen-Detailansicht.
Wir löschen dann den Datensatz nach Ende der Erhebung. Bitte beenden Sie den zu löschenden, alten Datensatz trotzdem (ggf. mit fiktiven Daten), ansonsten kann die Erhebung nicht abgeschlossen werden.

Wechsel der Statusgruppe

Es muss jeder Status angegeben werden, den eine Person im Berichtszeitraum, also seit der letzten Erhebung, an dem Projekt hat oder hatte.

  • Hat eine Person seit der letzten Erhebung ein- oder mehrmals ihren Status verändert, so wählen Sie diese(n) bitte im Feld „Statusgruppe" in der zeitlichen Reihenfolge der Statusänderung aus.
  • Mit jeder Auswahl eines weiteren Status wird automatisch ein Reiter erzeugt. In diesem Reiter wird nach dem Zeitpunkt des Statuswechsels und im Falle von Doktorandinnen und Doktoranden und wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach weiteren Angaben gefragt. Ergänzen Sie bitte auch das Datum „Wechsel in diese Statusgruppe".
  • Als Wechseldatum vom Doktoranden zum Postdoktoranden ist das Datum anzugeben, an dem die letzte prüfungsrelevante Leistung erbracht wurde (i. d. R. die mündliche Promotionsprüfung).
  • Als letzter Status ist der aktuelle Status einzugeben. Dann speichern Sie den Datensatz bitte.

Nein. Sie können auch „keine Angabe", „noch nicht abgeschlossen" oder „abgebrochen" eintragen. Wird die Promotion erst nach dieser Erhebung abgeschlossen, so tragen Sie das entsprechende Datum bitte in der nächsten Erhebung nach.

Bitte entfernen Sie alle Eintragungen in dem betreffenden Status-Reiter (auch eventuell vorhandene Häkchen) und speichern Sie den Datensatz. Der betreffende Reiter ist danach gelöscht, sobald Sie (mindestens) einen anderen Status eingegeben haben.

Eingabe der Beteiligung am Verbund

Der Beteiligungsstatus wird automatisch vergeben. Ist ein Ende-Datum bei der Finanzierung eingetragen worden, ist der Beteiligungsstatus „ausgeschieden", ist das Ende-Datum offen (Häkchen bei „Finanzierung noch nicht abgeschlossen), ist der Beteiligungsstatus „beteiligt".

Nein. Daten können nur bis zum aktuellen Tag eingegeben werden. Alles Weitere muss in der nächsten Erhebung fortgeführt werden.

In diesem Fall gibt es die Möglichkeit ein Häkchen bei „noch nicht abgeschlossen" zu setzen.
Bei zukünftigen Erhebungen muss das Ende der Promotion nachgetragen werden.

  • Der Beginn der Beteiligung einer Person ist immer der individuelle Eintritt in den Verbund, unabhängig vom Beginn der Bewilligung des Verbunds. Der Eintritt kann daher nur zeitgleich oder nach Förderbeginn des Verbunds erfolgen.
  • Dies gilt auch für beteiligte Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, die aus der Grundausstattung gefördert werden. Sind die Personen bereits vor Förderbeginn des Verbunds an der Einrichtung beschäftigt gewesen und von Beginn an am Verbund beteiligt, kann als Beginn-Datum das Datum des Beginns der Förderung des Verbunds angegeben werden.
  • Die Befragung umfasst nur Verbünde, deren Förderung bereits begonnen hat.

Es ist der letzteingetragene Beteiligungszeitraum vorbelegt, damit Sie diesen Zeitraum fortführen oder weitere Finanzierungsarten ergänzen können. Davor liegende Beteiligungsfinanzierungszeiträume wurden bereits in der vorhergehenden Erhebung erfasst.

Primäre Forschungsstelle

Hier soll der Ort und die Institution erfasst werden, an bzw. in der die Person tatsächlich arbeitet (Primäre Forschungsstelle).

Bitte tragen Sie für alle Personen den Hauptstandort ein, unabhängig davon, an welchem der anderen Standorte sie arbeiten.

Finanzierung

Es sollen für alle Personen Finanzierungszeiträume eingetragen werden. Zunächst erfolgt eine Auswahl der Finanzierungsart (z.B. „ohne Verbund-Finanzierung", „zu 1 bis 49% finanziert", etc.) dann trägt man die Dauer der ausgewählten Finanzierungsart ein.

Es muss für den gesamten Beteiligungszeitraum lückenlos die Finanzierung angegeben werden. Im Falle einer ‚Mischfinanzierung‘ muss jeweils die überwiegende Finanzierungsart (z.B. „ohne Verbund-Finanzierung", „zu 1 bis 49% finanziert", etc.) ausgewählt und die entsprechenden Zeiträume aufgeführt werden (es können mehrere Finanzierungsarten und deren Zeiträume hinzugefügt werden).

War der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin zwischenzeitlich nicht beteiligt, so ist hierfür kein Finanzierungszeitraum einzutragen.

Die Finanzierungsart bezieht sich immer auf den Prozentanteil der DFG-Finanzierung, egal, wie viele Stunden eine Person mitarbeitet. (Beispiel: Bei einer Teilzeitkraft, die zu 40% der regulären Arbeitszeit beschäftigt ist, deren Stelle aber zu 100% DFG-finanziert ist, ist die Finanzierungsart „50% oder mehr verbund-finanziert" anzugeben.

Nein. Wenn eine Person mehrere hintereinander folgende Verträge mit gleichbleibender Finanzierung hat, ist der Gesamtfinanzierungszeitraum einzutragen.

Abschließen von Einträgen und der gesamten Erhebung

Die Datensätze dieser Personen können wieder geöffnet und weiter bearbeitet werden.

Die Erhebung wird über den Button „Erhebung abschließen“ beendet.
Der Bearbeitungsstatus aller Personen muss dafür auf „beendet“ oder "Nicht bearbeiten" stehen. Der Bearbeitungsstatus ist dann beendet, wenn auf der Detailseite der Person das Häkchen „Die Eingabe zu dieser Person ist geprüft und vollständig abgeschlossen" (rechts oben) gesetzt ist.

Bitte beachten Sie:

  1. Wenn Sie die Daten lokal speichern möchten, laden Sie bitte die Einträge herunter, bevor Sie die Erhebung abschließen.
  2. Bitte prüfen Sie die heruntergeladenen Daten, ehe Sie die Eingabe vollständig abschließen, damit Sie gegebenenfalls noch notwendige Änderungen vornehmen können.
  3. Nach dem Abschließen der Erhebung können Sie nicht mehr auf die Daten im Erhebungsinstrument zugreifen

Zur eigenen Übersicht wird dringend empfohlen, die erfassten Daten herunterzuladen, bevor die Erhebung durch den Verbund abgeschlossen wird.
Der Download erfolgt über einen entsprechenden Button im Erhebungsinstrument. Idealer Weise prüfen Sie die heruntergeladenen Daten, ehe Sie die Eingabe vollständig abschließen, damit Sie gegebenenfalls noch notwendige Änderungen vornehmen können.
Bitte beachten Sie folgende Besonderheiten in der heruntergeladenen Datei:

      • Projektfinanzierte Forschungsaufenthalte im Ausland: Falls Sie mehr als fünf Aufenthalte eingetragen haben, werden die letzten fünf Einträge angezeigt
      • Aktuelle Statusgruppe: Es wird die zuletzt gespeicherte Statusgruppe angezeigt. Wenn dies nicht der tatsächlich aktuellen Statusgruppe entspricht, tragen Sie bitte im Erhebungsinstrument den aktuellen Status im Feld „aktuelle Statusgruppe" ein und speichern die Person. Bitten laden Sie danach erneut die Daten herunter.
      • Beteiligungszeiträume: Falls Sie mehr als fünf Beteiligungszeiträume eingetragen haben, werden die letzten fünf Einträge angezeigt

Nein. Nach der Beendigung der Erhebung über den Button „Erhebung abschließen" kann man keine Personen mehr bearbeiten.
In dringenden Fällen kann die Erhebung durch die Hotline (Tel: 0228-885-3033 oder sfb-grk-erhebung@dfg.de bzw. exin-monitoring@dfg.de) wieder geöffnet werden.

(Nur für ExIn-Erhebung relevant) - Professuren

Professuren sind die Lehrstühle innerhalb des Verbundes. Für die Erhebung sind nur die ExIn-finanzierten Professuren relevant. Dagegen ist der Professor oder die Professorin die Amts- und Berufsbezeichnung des Inhabers einer Professur.

Ja. Der Name der Lehrstuhlinhaberin oder des Lehrstuhlinhabers ist kein Pflichtfeld.

Ja. Personen, die als Inhaber einer Professur eingetragen werden, müssen auch als Person erhoben werden.

(Nur für SFB-GRK-Erhebung relevant) - Projektfinanzierte Forschungsaufenthalte im Ausland

Nein. Zu den projektfinanzierten Forschungsaufenthalten zählen Aufenthalte

  • in denen explizit Forschungsaktivitäten betrieben wurden,
  • die mit DFG-Projektmitteln finanziert wurden und
  • die 1 Woche oder länger dauerten.

Diese sind nicht vorbelegt, da nur die Forschungsaufenthalte im aktuellen Berichtszeitraum erfasst werden sollen.

Die Person ist zunächst bei beiden Verbünden aufzunehmen. Die Auslandsaufenthalte sind jeweils in dem Verbund aufzuführen, der den Auslandsaufenthalt mit seinen Verbundmitteln bezahlt hat. So werden Doppelzählungen verhindert. (Im Fall, dass ein Auslandsaufenthalt sowohl aus dem einen, als auch aus dem anderen Verbund bezahlt wird, soll der Aufenthalt in beiden Verbünden angegeben werden).

Es sollen nur die Forschungsaufenthalte angegeben werden, deren Reise- und/oder Aufenthaltskosten aus Verbund-Mitteln finanziert worden sind (egal, ob dabei die Reise- oder Aufenthaltskosten mehr oder weniger als 50% betragen). Wenn nur die Kinderbetreuung (aus Gleichstellungsmitteln) finanziert wurde, zählt das nicht darunter.

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