FAQ: Jährliche Erhebungen zu koordinierten Programmen

Grundlegendes zur Erhebung

Die Sprecher*innen haben gemäß der Verwendungsrichtlinien SFB, GRK oder EXC eine Verpflichtung, der DFG im Rahmen ihrer Berichtspflicht namentlich Angaben zu den mit DFG-Mitteln geförderten Personen zu machen. Genaueres findet sich in den jeweiligen Abschnitten der Verwendungsrichtlinien. Die Daten sind die Basis für statistische Auswertungen. Im Mittelpunkt stehen dabei statistische Berichte, die unter anderem auch auf der DFG-Internetseite veröffentlicht werden. Beispiele sind die Statistischen Berichte zu Sonderforschungsbereichen, Graduiertenkollegs und Exzellenzclustern, der DFG-Förderatlas, der DFG-Jahresbericht und das Chancengleichheits-Monitoring.

Erfasst werden sollen Daten zu allen Personen, seit Beginn der letzten Erhebung (13.09.2021) und bis einschließlich Ende September 2022 im Verbund wissenschaftlich tätig sind oder waren. (Optional sind Neuaufnahmen/Änderungen zusätzlich bis zu dem Tag, an dem Sie die Daten eintragen, möglich).

Änderungen im Fragebogen ab Erhebung 2023

Alle im Verbund beteiligten Personen:

  • Die Erfassung mehrfacher Staatsangehörigkeiten ist ab 2023 möglich. Personen mit mehreren Staatsangehörigkeiten können diese Angaben jetzt ergänzen.

(Medizin-)Doktorand*innen:

  • Die Frage nach der Zulassung als Absolvent*in eines Bachelor-Studiengangs zur Promotion (Fast track) wurde vorgezogen. Sie wird jetzt vor den Fragen zum Hochschulabschluss der Promovierenden gestellt.
  • In den Fragen zum Hochschulabschluss wird der zur Promotion qualifizierende Hochschulabschluss erfragt (statt letztem Hochschulabschluss). Da in der Regel beide Angaben übereinstimmen, wurden die Angaben zum Hochschulabschluss aus dem Vorjahr übertragen. Für neu in den Verbund/Cluster eintretende Personen ist auf die geänderte Erfassung zu achten, sodass diese Daten sukzessive aktualisiert werden.
  • Der Stand der Promotion wird mittels fünf Kategorien erfasst:
    • laufende Promotion, Dissertation (noch) nicht eingereicht
    • Dissertation eingereicht, noch keine mündliche Prüfung
    • Dissertation eingereicht und mündliche Prüfung erfolgt (Disputation, Rigorosum o.ä.)
    • Promotion abgebrochen
    • weiß nicht / keine Angabe

Die Angaben aus dem Vorjahr wurden in die neue Antwortstruktur übertragen.

  • Weiterhin werden Dissertationszeitpunkt und Datum der mündlichen Promotionsprüfung erfasst, falls diese Angaben bereits vorliegen.

Nur für ExStra-Cluster – „Professor*innen“ und „Juniorprofessor*innen“, deren Stellen durch Verbundmitteln finanziert sind:

  • Es gibt keinen eigenen Fragebogen zu Professuren mehr. Stattdessen sind die Fragen zu den Professuren-Stellen in den Fragebogen zu Personen integriert (Bezeichnung der Stelle, Dotierung, Art der Besetzung und Beschäftigungsperspektive).
  • Vorbelegung: Wenn der Abgleich von Vor- und Nachnamen in den Angaben zu Professuren und den Angaben zu Personen eindeutig zuordbar ist, werden die Vorjahresantworten automatisch in der Vorbelegung übernommen. Nur im Falle der Beschäftigungsperspektive „Tenure Track“ ist dieser Übertrag nicht möglich, da diese Kategorie in „nicht-kompetitiver Tenure Track“ und „kompetitiver Tenure Track“ differenziert wurde.
  • NEU ist eine Frage nach der berufenden Institution bzw. eventueller weiterer beteiligter Institutionen.

Erhobene Informationen zu Personen

Bitte erfassen Sie:

  • Alle Promovierenden oder promovierten Personen, die im Berichtszeitraum mindestens einen Monat am Verbund beteiligt sind oder waren und substanziell an der Forschung mitwirken oder mitwirkten, unabhängig von der Finanzierungsquelle ihrer Stelle. Damit eingeschlossen sind also auch Personen, die bereits vor Ende des jeweiligen Zeitraums aus dem Verbund ausgeschieden sind.
  • Gastwissenschaftler*innen , die im Berichtszeitraum im Rahmen eines zeitlich begrenzten Gastaufenthalts mindestens einen Monat (alle Aufenthalte zusammengerechnet) im Verbund tätig waren und deren Reisemittel und/oder Stelle durch DFG-Projektmittel finanziert wurden.

Bitte denken Sie daran, beendete Promotionen nachtzutragen, auch wenn Personen bereits aus dem Verbund ausgeschieden sind.

Ja, auch Personen, die nicht aus Verbund-Mitteln gefördert werden (zu 0% oder zu 49 % und weniger), sollen erhoben werden. Dies gilt für alle Personen ab dem Status Doktorand und höher.

Es sollen alle Personen (also auch assoziierte Wissenschaftler*innen) erfasst werden, die im Berichtszeitraum am Verbund beteiligt waren und substanziell an der Forschung mitwirkten, unabhängig von der Finanzierungsquelle.

Folgende Fragen können Ihnen bei der Beantwortung Anhaltspunkte geben:

  • Ist die Person formell Mitglied im Verbund?
  • Trägt die Person wesentlich zur Forschung bei?
  • War die Person schon mal an einer Publikation des Verbundes beteiligt oder arbeitet Sie daran mit?
  • Ist die Person in die Betreuung von Promovierenden des Verbundes eingebunden?

Nein, diese Personengruppen werden nicht einbezogen. Die Erhebung bezieht sich grundsätzlich nur auf promoviertes Personal bzw. auf Personen, die eine Promotion anstreben. Als weitere Voraussetzung gilt, dass die Personen forschend tätig sind.

Es sollen sowohl die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen der Forschungszentren als auch die der Exzellenzcluster erhoben werden.

Es gibt die Möglichkeit für alle Personen mehrere Zeiträume einzutragen. Dies betrifft insbesondere Gastwissenschaftler*innen . Gastaufenthalte sind nur ab einer Dauer von einem Monat (alle Aufenthalte zusammengerechnet) anzugeben und werden einzeln eingetragen.

Ja, es sollen Daten zu allen Personen (ab dem Status Doktorand und höher) erfasst werden, die innerhalb des Erhebungszeitraums, also seit der letzten Erhebung substantiell am geförderten Projekt beteiligt sind/waren. D.h., die Erhebung gilt auch für Personen, die seit der letzten Erhebung eingetreten aber bereits wieder ausgeschieden sind.

Es sollen alle Personen (ab dem Status Doktorand und höher) erfasst werden, die substantiell in dem Verbund mitarbeiten, unabhängig davon, ob sie extra dafür eingestellt worden sind. Erhoben werden in jedem Fall die Professor*innen, die den Antrag gestellt haben, sowie alle wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen, die substantiell in dem Verbund mitarbeiten, auch wenn sie nicht neu eingestellt wurden.

Wenn die Personen in der Vergangenheit als Doktorand*in am Verbund mitgearbeitet haben und seitdem promoviert wurden, so sind die Informationen zum Ende ihrer Promotion noch einzutragen (unter „Bisher zu dieser Person erfasste Statusgruppen:“ „Doktorand*in"), auch wenn die Person bereits aus dem Verbund ausgeschieden ist.

Das gilt ebenfalls für Doktoranden*innen, die weiterhin im Verbund mitwirken, aber in eine andere Statusgruppe gewechselt sind (bspw. als Postdoktorand/in): Auch hier sind die Informationen zum Ende der Promotion noch nachzutragen.

Die zu den ausländischen Partnerverbünden gehörenden Personen sollen nicht aufgenommen werden. Nur wenn eine Person aus dem ausländischen Verbund als Gastwissenschaftler/in aktuell im Verbund in Deutschland mitwirkt, sind Informationen zu dieser Person zu erheben.

Stipendiat*innen sind ab dem Doktorandenstatus mit der passenden Finanzierungsart zu erfassen.

Studentische Stipendiat*innen (z.B. DAAD RISE-Stipendiaten) sind nicht zu erfassen.

Für diese Personen ist bei Austritt aus dem Verbund unter „Beteiligung im Verbund“ ein Ende-Datum einzutragen. Bei Rückkehr der Personen, wird für sie ein neuer Beteiligungs-Zeitraum erfasst.

Personen, die in ihrer Elternzeit in Teilzeit weiter beschäftigt sind, werden unter „Beteiligung im Verbund“ mit der dazugehörigen Finanzierungsart weitergeführt.

Datenbereitstellung innerhalb des Verbundes (Hilfsfragebogen etc.)

Der Hilfsfragebogen ist ein Hilfsmittel, das Sie bei Bedarf einsetzen können. Stehen Ihnen die zu erhebenden Daten z.B. nicht zentral oder nicht vollständig zur Verfügung, können Sie diese über den Hilfsfragenbogen bei den beteiligten Mitarbeiter*innen direkt erfragen.

  • Der Hilfsfragebogen für Personen steht als RTF-Dokument in deutscher und englischer Sprache auf der DFG-Internetseite zur Verfügung.
  • Der Hilfsfragebogen für ExStra-Professuren steht als RTF-Dokument in deutscher Sprache auf der DFG-Internetseite zur Verfügung.
  • Geben Sie den Fragebogen an die einzelnen Mitarbeiter*innen weiter, deren Daten Ihnen nicht vollständig oder nicht aktuell vorliegen.
  • Die einzelnen Mitarbeiter*innen tragen ihre Daten in den Hilfsfragebogen ein und schicken das Dokument an die für die Erhebung verantwortliche Person zurück. Die gesammelten Daten werden dann zentral durch den jeweiligen Verbund in das Erhebungsinstrument eingegeben.
  • Der Hilfsfragebogen kann hier abgerufen werden www.dfg.de/erhebung.

Der angekündigte Link ist aus Datenschutzgründen nur für die Sprecher*innen vorgesehen und darf nicht an die zu befragenden Mitarbeiter*innen weitergeleitet werden. Der Zugang zum System ist passwortgeschützt.

Anonymisierte Daten

Bei den meisten Angaben (z.B. Geburtsdatum oder Nationalität) kann – wenn nötig – „keine Angabe" ausgewählt werden. Statt Vor- und Nachname kann ein Personencode eingegeben werden. Bitte beachten Sie dann die Hinweise zum Vergeben von Personencodes.

Die Code-Bezeichnung ist frei wählbar. Führen Sie aber unbedingt eine eigene Liste, aus der ersichtlich ist, welche Code-Bezeichnung mit welchem Mitarbeiter verknüpft ist. In der nächsten Erhebung werden auch die anonymen Personen vorbelegt und ihre Daten sollen fortgeschrieben werden.

Grundsätzlich empfehlen wir das Anlegen anonymer Personen nicht, da mit einem höheren Anteil anonymer Eingaben die Datenqualität üblicherweise sinkt und auch die Fortschreibung im nächsten Jahr schwierig werden kann. Die Möglichkeit der anonymen Eingabe ist nur für einzelne Ausnahmefälle gedacht.

Bitte wenden Sie sich an uns, wenn Sie Fragen dazu haben:

Vorbelegungen der Daten aus der letzten Erhebung

Die Vorbelegungen in den Eingabefeldern ergeben sich aus den Daten, die in der letzten Erhebung eingetragen wurden. Diese Daten erfahren eine Qualitätssicherung durch die DFG, um unplausible Daten zu bereinigen.

Bitte achten Sie auf folgende Besonderheiten:

  • Vorbelegung ausgeschiedener Personen: Sie können ausgeschiedene Personen wieder aktivieren, falls sie wieder im Verbund mitarbeiten.

Vorbelegte Datensätze aus vorherigen Erhebungen können nicht gelöscht werden. Ist eine Person in der letzten Erhebung fälschlicherweise aufgenommen worden, schicken Sie bitte die Personen-ID des falschen Datensatzes an

Auswahl Fächergruppe

Bitte tragen Sie den Forschungsschwerpunkt der jeweiligen Person ein, nicht den des Verbundes und auch nicht das eingeschriebene Studienfach/den Studienschwerpunkt.

Primäre Forschungsstelle

Hier soll der Ort und die Institution erfasst werden, an bzw. in der die Person tatsächlich arbeitet (primäre Forschungsstelle).

Bitte wählen Sie in diesem Fall die entsprechende Universität aus.

Beteiligung am Verbund

Der Beteiligungsstatus wird automatisch vergeben. Ist ein Ende-Datum bei der aktuellen Finanzierung eingetragen worden, ist der Beteiligungsstatus „ausgeschieden", ist das Ende-Datum offen (Häkchen bei „Finanzierung noch nicht abgeschlossen), ist der Beteiligungsstatus „beteiligt".

Nein. Daten können nur bis zum aktuellen Tag eingegeben werden. Alles Weitere muss in der nächsten Erhebung fortgeführt werden.

In diesem Fall gibt es die Möglichkeit ein Häkchen bei „laufend" zu setzen. Bitte denken Sie daran, beendete Promotionen im nächsten Jahr nachtzutragen.

  • Der Beginn der Beteiligung einer Person ist immer der individuelle Eintritt in den Verbund, unabhängig vom Beginn der Bewilligung des Verbunds. Der Eintritt kann daher nur zeitgleich oder nach Förderbeginn des Verbunds erfolgen.
  • Dies gilt auch für beteiligte Wissenschaftler*innen, die aus der Grundausstattung gefördert werden. Sind die Personen bereits vor Förderbeginn des Verbunds an der Einrichtung beschäftigt gewesen und von Beginn an am Verbund beteiligt, kann als Beginn-Datum das Datum des Beginns der Förderung des Verbunds angegeben werden.
  • Die Befragung umfasst nur Verbünde, deren Förderung bereits begonnen hat.

Statusgruppenwechsel

Bitte tragen Sie für die vorhergehende Statusgruppe ein Enddatum ein und fügen Sie dann eine neue Zeile unterhalb ein, um dort die neue Statusgruppe und die dazu gehörige Finanzierung einzutragen. Bitte beachten Sie, dass im Falle von Doktorand*innen sowie Medizindoktorand*innen und weiterem wissenschaftlichen Personal nach weiteren Angaben gefragt wird.

Nein. Sie können auch „keine Angabe" eintragen. Tragen Sie das entsprechende Datum bitte in der nächsten Erhebung nach.

Finanzierungsart und -Zeiten

Zunächst erfolgt eine Auswahl der Finanzierungsart (z.B. „ohne Verbund-Finanzierung", „zu 1 bis 49% finanziert", etc.), dann trägt man die Dauer der ausgewählten Finanzierungsart ein.

Es muss der gesamte Beteiligungszeitraum lückenlos angegeben werden. Im Falle einer ‚Mischfinanzierung‘ muss jeweils die überwiegende Finanzierungsart (z.B. „ohne Verbundfinanzierung", „zu 1 bis 49% finanziert", etc.) ausgewählt und die entsprechenden Zeiträume aufgeführt werden (es können mehrere Finanzierungsarten und deren Zeiträume hinzugefügt werden).

Die Daten können immer nur in der aktuellen Erhebung verändert werden, nicht in abgeschlossenen Erhebungen der Vorjahre.

Bitte wenden Sie sich an uns, wenn Sie Fragen dazu haben:

Die Finanzierungsart bezieht sich immer auf den Prozentanteil der Verbund-Finanzierung, egal, wie viele Stunden eine Person mitarbeitet. (Beispiel: Bei einer Teilzeitkraft, die zu 40% der regulären Arbeitszeit beschäftigt ist, deren Stelle aber zu 100% Verbund-finanziert ist, ist die Finanzierungsart „50% oder mehr verbund-finanziert" anzugeben.

Nein. Wenn eine Person mehrere aufeinanderfolgende Verträge mit gleichbleibender Finanzierung und Statusgruppe hat, ist dies als ein Beteiligungszeitraum einzutragen.

Abschließen von Einträgen und der gesamten Erhebung

Die Datensätze dieser Personen können wieder geöffnet und weiter bearbeitet werden.

Die Erhebung wird über den Button „Erhebung abschließen“ beendet.

Der Bearbeitungsstatus aller Personen muss dafür auf „beendet“ oder "Nicht bearbeiten" stehen. Der Bearbeitungsstatus ist dann beendet, wenn für die Person das Häkchen „Die Eingabe zu dieser Person ist geprüft und vollständig abgeschlossen" gesetzt ist.

Bitte beachten Sie:

  1. Für Ihre interne Ablage empfehlen wir Ihnen die gemachten Angaben zu Personen und Professuren herunterzuladen und abzuspeichern, bevor Sie die Erhebung abschließen.
  2. Zum Abspeichern Ihrer Einträge
    1. zu Personen benutzen Sie bitte im Reiter „Personen“ den Button „Personeneinträge herunterladen“.
    2. zu Professuren benutzen Sie bitte im Reiter „Professuren“ den Button „Professurdaten herunterladen“. (nur ExStra-Verbünde)
  3. Bitte prüfen Sie die herunter geladenen Daten, ehe Sie die Eingabe vollständig abschließen, damit Sie gegebenenfalls noch notwendige Änderungen vornehmen können.
  4. Nach dem Abschließen der Erhebung können Sie NICHT mehr auf die Daten im Erhebungsinstrument zugreifen.

Nein. Nach der Beendigung der Erhebung über den Button „Erhebung abschließen" kann man keine Personen mehr bearbeiten.

In dringenden Fällen kann die Erhebung durch die Hotline (Tel: 0228-885-3033 oder ) wieder geöffnet werden.

Professuren sind die Lehrstühle innerhalb des Verbundes. Dagegen ist „Professor“ oder „Professorin“ die Amts- und Berufsbezeichnung des Inhabers einer Professur.

Weitere Informationen

zu den DFG-Förderprogrammen: